Συχνά στην επιχείρηση, οφείλουμε να συμπεριλάβουμε μια συνοδευτική επιστολή που θα συνοδεύει μια μεγαλύτερη έκθεση που θα μπορούσε να αποσταλεί μέσω ταχυδρομείου, ειδικής παράδοσης ή ακόμα και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μια επίσημη συνοδευτική επιστολή έχει έναν πολύ συγκεκριμένο σκοπό και πρέπει να γράφεται με τέτοιο τρόπο ώστε να εισάγει και να περιγράφει το περιεχόμενο, να επαναλαμβάνει το σημαντικό θέμα της έκθεσης, καθώς και να αναφέρει τα επόμενα βήματα ή ενέργειες που πρέπει να γίνουν.
Γράφοντας μια επιστολή συνοδευτικής επιστολής
Χρησιμοποιήστε το επιστολόχαρτο της εταιρείας σε στάση για να συντάξετε μια συνοδευτική επιστολή μιας έκθεσης, λαμβάνοντας υπόψη τη σημασία του εγγράφου που συνοδεύει. Ακόμη και αν χρησιμοποιείτε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ακίνητο, θεωρήστε το ως επιστολόχαρτο, συμπεριλαμβάνοντας μια εικόνα του λογότυπου της εταιρείας στη σελίδα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Περιλάβετε την ημερομηνία της ημέρας καθώς και τα στοιχεία της διεύθυνσης, συμπεριλαμβανομένου του ονόματος και της επωνυμίας, του τίτλου, της επωνυμίας της επιχείρησης, της διεύθυνσης του δρόμου και της πόλης, τον ταχυδρομικό κώδικα. Χρησιμοποιήστε το χαιρετισμό "Αγαπητέ" ακολουθούμενο από επίσημο χαιρετισμό, όπως οι συντομογραφίες κ. Κα. Ή κυρία, εάν το άτομο είναι ξένο ή "αγαπητό" με το πρώτο ή / και το επώνυμο του παραλήπτη αν το άτομο είναι γνωστός.
Δηλώστε τον σκοπό του γράμματος στο σώμα του γράμματος χρησιμοποιώντας τις λέξεις όπως "Αυτή η επιστολή παρέχει το (όνομα αναφοράς) για την ανασκόπηση ή το σχόλιό σας (ή όποια και αν είναι η επιθυμητή ενέργεια). Χρησιμοποιήστε αυτή την ευκαιρία για να συνοψίσετε εν συντομία τι είναι η έκθεση. Προσπαθήστε να συνοψίσετε τον σκοπό της έκθεσης όσο το δυνατόν πιο σύντομα - σε μία ή δύο προτάσεις κατ 'ανώτατο όριο.
Σημειώστε το συμπέρασμα της έκθεσης εδώ, χωρίς να παραλείψετε την ουσία των πορισμάτων της έκθεσης. Θέλετε ο αναγνώστης να διαβάσει την πραγματική έκθεση και όχι μόνο την συνοδευτική επιστολή. Η συνοδευτική επιστολή πρέπει να στρέψει την όρεξη του αναγνώστη για αυτό που θα βρεθεί στην τελική έκθεση.
Έχετε ένα επίσημο συμπέρασμα ή την επόμενη ενότητα βήματα όπου δηλώνετε ποιες είναι οι επιθυμητές ενέργειες από τον παραλήπτη. Θέλετε να περάσουν το έγγραφο ή να υπογράψουν το έγγραφο ή να συντονίσουν μια μεγαλύτερη συνάντηση για να παρουσιάσουν τα ευρήματα; Να είστε πολύ συγκεκριμένοι για τα επόμενα βήματα καθώς και για την ημέρα και την ημερομηνία εάν απαιτείται δράση ευαισθησίας χρόνου.
Τερματίστε τη συνοδευτική επιστολή με επίσημο σημάδι, όπως Κορδικά, Πολύ Αληθινά ή Καλό. Συμπεριλάβετε το όνομα και τον τίτλο του συγγραφέα της επιστολής. Καταχωρίστε τα ονόματα άλλων ατόμων που θα λάβουν την αναφορά και τη συνοδευτική επιστολή σε μια λίστα cc.
