Ένα σύστημα απογραφής είναι ζωτικής σημασίας για τον έλεγχο του κόστους αγοράς και την εκπλήρωση των στόχων εξυπηρέτησης πελατών. Ενώ ένα ηλεκτρονικό πρόγραμμα διαχείρισης αποθεμάτων είναι ένα χρήσιμο εργαλείο διαχείρισης, το κλειδί για ένα καλό σύστημα έγκειται στη δύναμη των διαδικασιών που δημιουργείτε. Μερικά από τα πιο κρίσιμα στοιχεία σε ένα καλά αναπτυγμένο σύστημα είναι οι περιγραφές αντικειμένων, το σύστημα αρίθμησης, οι τυποποιημένες μονάδες μέτρησης και η ακριβής επισήμανση των στοιχείων.
Στοιχεία και Αριθμοί Στοιχείων
Δημιουργήστε μια λίστα μετοχών που περιλαμβάνει μια περιγραφή και έναν μοναδικό αριθμό τεσσάρων έως οκτώ χαρακτήρων για κάθε στοιχείο. Μια βέλτιστη πρακτική για τη δημιουργία μιας περιγραφής είναι να ξεκινήσετε με ένα ουσιαστικό και στη συνέχεια να χρησιμοποιήσετε επίθετα σε φθίνουσα σειρά σημασίας για να περιγράψετε το στοιχείο. Περιγραφές όπως "κύπελλο, καφές, μεγάλο, καφέ", "φλιτζάνι, καφές, μέτριο, λευκό" και "φλιτζάνι, καφές, μικρό, λευκό" είναι μερικά παραδείγματα. Οι αριθμοί των στοιχείων πρέπει απλά να αναγνωρίζουν, να μην περιγράφουν ένα στοιχείο. Ωστόσο, μπορείτε να ενσωματώσετε μερικά γράμματα από την περιγραφή στην αρχή του αριθμού του στοιχείου, για να διευκολύνετε την αναζήτηση των στοιχείων. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον αριθμό "CUC101" για να προσδιορίσετε ένα φλιτζάνι καφέ και τον αριθμό "CUS101" για να προσδιορίσετε ένα φλιτζάνι σόδα.
Αποφασίστε σχετικά με τις τυπικές μονάδες μέτρησης
Δημιουργήστε μια λίστα εγκεκριμένων μονάδων μέτρησης για να διευκρινίσετε τις λίστες επιλογών και τις αναφορές απογραφής. Για τις περισσότερες επιχειρήσεις, τα προεπιλεγμένα μέτρα είναι οι μονάδες στις οποίες συνήθως αγοράζετε ένα στοιχείο. Οι κοινές μονάδες είναι συντομογραφίες για όρους όπως κάθε ένα, κομμάτι, πόδι, κιλά ή γαλόνια. Οι κατευθυντήριες οδηγίες για τις βέλτιστες πρακτικές συνιστούν να επιλέγετε μια σύντμηση και να εφαρμόζετε με συνέπεια και την ορθογραφία και την εμφάνισή της.
Δημιουργία ονομάτων τοποθεσίας
Οι τοποθεσίες που έχουν αντιστοιχιστεί μπορούν να διευκολύνουν την εύρεση αντικειμένων σε οποιαδήποτε αποθήκη ή αποθήκη, ανεξάρτητα από το μέγεθος. Αν αποθηκεύετε αντικείμενα σε περισσότερες από μία τοποθεσίες, δώστε σε κάθε τοποθεσία ένα όνομα ή αριθμό κωδικού, όπως "M" για την κύρια αποθήκη και "S" για πλεονάζουσα αποθήκευση. Στη συνέχεια διαιρέστε το δωμάτιο σε τμήματα και δώστε σε κάθε ένα ένα μοναδικό όνομα. Για παράδειγμα, τα τμήματα μπορούν να αντιστοιχούν σε έναν αριθμό διαδρόμου ή κάδου. Ολοκληρώστε αυτή την εργασία προσδιορίζοντας τις θέσεις του ράφι για συγκεκριμένα στοιχεία αποθέματος. Η Εταιρεία Clearly Inventory Company συστήνει τη χρήση ενός συστήματος αρίθμησης στον οποίο ο χαμηλότερος αριθμός αντιστοιχεί στο υψηλότερο ράφι και κατεβαίνει προς το πάτωμα. Για παράδειγμα, μια ετικέτα όπως "M-2-4" σας λέει ότι ένα αντικείμενο βρίσκεται στο τέταρτο ράφι στο διάδρομο δύο της κύριας αποθήκης.
Επισήμανση και αποθήκευση αποθέματος
Δημιουργήστε μια ετικέτα για κάθε στοιχείο απογραφής που αντιστοιχεί στη λίστα μετοχών που δημιουργήσατε. Πραγματοποιήστε μια φυσική καταμέτρηση των απογραφών καθώς ετικετοποιείτε, αποθηκεύετε και εισάγετε στοιχεία, μονάδες μέτρησης και πληροφορίες τοποθεσίας σε μια βάση δεδομένων απογραφής. Εκτυπώστε και παραλάβετε έγγραφα από τη βάση δεδομένων και χρησιμοποιήστε τα για να ενημερώσετε τη βάση δεδομένων και να δημιουργήσετε αναφορές αποθέματος.
