Οι εταιρείες και οι οργανισμοί που έχουν υπάρξει για μεγάλο χρονικό διάστημα εκτελούν καθήκοντα μέσω διαδικασιών που συχνά είναι άτυπα και δεν είναι πλήρως κατανοητές. Είτε πρόκειται για ένα απλό καθήκον καθαρισμού που είναι δαπανηρό με την πάροδο του χρόνου είτε για την ανάλυση μεγάλων κατασκευαστικών ή επιχειρηματικών επιχειρήσεων, εξετάζοντας παραδείγματα βελτίωσης της διαδικασίας σε άλλους οργανισμούς μπορεί να προκαλέσει πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησής σας.
Βασική βελτίωση της διαδικασίας
Μια πτυχή των προγραμμάτων βελτίωσης της διαδικασίας είναι η αναγνώριση των βασικών αιτιών των προβλημάτων. Αυτό ονομάζεται ανάλυση αιτίων. Η ιστοσελίδα "Διαχείριση για τους υπόλοιπους από εμάς" παραθέτει ένα παράδειγμα ανάλυσης βασικών αιτιών σε ένα κυβερνητικό περιβάλλον.
Σε αυτό το παράδειγμα, η πόλη δαπανά πάρα πολύ για τον καθαρισμό των περιττωμάτων πουλιών από ένα χάλκινο άγαλμα στο πάρκο. Η πόλη προσπάθησε διαφορετικές επιστρώσεις για να κάνει τον καθαρισμό γρηγορότερο και ευκολότερο. Προσπάθησε τις γεννήτριες θορύβου να τρομάξουν τα πουλιά μακριά. Όταν η πόλη υπέστη διακοπή ρεύματος στο πάρκο για αρκετές ημέρες, το προσωπικό που είχε επιφορτιστεί με τον καθαρισμό του αγάλματος παρατήρησε ότι υπήρχαν λιγότερα περιττώματα στο άγαλμα. Μετά από ανάλυση, η διοίκηση αποφάσισε να αλλάξει τα φώτα για το άγαλμα αργότερα το βράδυ. Αυτή η πολιτική οδήγησε σε λιγότερα περιττώματα πουλιών και ταχύτερα, αποτελεσματικότερα καθαριστικά. Τα φώτα στο σούρουπο προσελκύουν έντομα, πάνω στα οποία τρέφονται τα πουλιά. Με την τροποποίηση του χρονοδιαγράμματος φωτισμού, προσελκύουν λιγότερα έντομα γύρω από το άγαλμα κατά τη διάρκεια του φυσικού χρόνου διατροφής των πτηνών, με αποτέλεσμα λιγότερα περιττώματα πουλιών στο άγαλμα.
Λογιστική απόδοση
Η Διεθνής Εταιρεία για τη Βελτίωση των Επιδόσεων παραθέτει ένα παράδειγμα βελτίωσης της διαδικασίας σε μια τηλεφωνική εταιρεία. Η βελτίωση ήταν στο λογιστικό τμήμα 500 ατόμων της εταιρείας, το οποίο επεξεργάστηκε 3,5 εκατομμύρια τηλεφωνικούς λογαριασμούς ανά μήνα σε δύο λογιστικά κέντρα. Ο στόχος βελτίωσης της διαδικασίας ήταν να μειωθεί το κόστος χρέωσης.
Όταν οι διαχειριστές δημιούργησαν διαλειτουργικά διαγράμματα ροής των διαφόρων διαδικασιών, εμφανίστηκαν ορισμένα προβλήματα κατά τη διαδικασία αντιμετώπισης αναπήρων ελέγχων. Από την ανάλυση προέκυψε ότι τα δύο κέντρα χρησιμοποίησαν διαφορετικές διαδικασίες για να χειριστούν τους αναδρομικούς ελέγχους. Αυτές οι διαφορές διαδικασιών έδειξαν ότι ένα κεντρικό αυτοματοποιημένο σύστημα θα μπορούσε να μειώσει τους χρόνους επεξεργασίας και τον φόρτο εργασίας στα δύο κέντρα. Η ανάλυση των υφιστάμενων και αναθεωρημένων διαδικασιών αναγνώρισε επίσης περιπτώσεις στις οποίες η λογιστική υπηρεσία εκτέλεσε καθήκοντα που έπρεπε να εκτελούνται και στην πραγματικότητα εκτελούνται από άλλα τμήματα, αυξάνοντας έτσι το κόστος λόγω διπλών προσπαθειών.
Αναπλήρωση εξαρτήματος
Ως μέρος μιας προσπάθειας αναδιευθέτησης της διαδικασίας, ένας μεγάλος κατασκευαστής δημιούργησε διαγράμματα διαγράμματος ροής των διαφόρων εργοστασιακών λειτουργιών και στη συνέχεια δημιούργησε διαγράμματα διαλειτουργικών διεργασιών. Όταν εξετάζουμε τον τρόπο με τον οποίο οι συναρμολογητές αναπλήρωσαν κάδους συνδετήρων, οι διαχειριστές ανακάλυψαν ότι κάθε συνθέτης θα παρατηρούσε ότι ο κάδος ήταν χαμηλός, να μεταφέρει τον κάδο σε κεντρική θέση και να ξαναγεμίσει τον κάδο πριν επιστρέψει στο σταθμό συναρμολόγησης. Κάθε συνάδελφος πλήρωσε τον κάδο του κάθε δύο έως τρεις ημέρες και χρειάστηκε πέντε με 10 λεπτά για να ολοκληρώσει την εργασία. Κάθε συναρμολογητής πήρε το ισοδύναμο 1 1/2 έως δύο εργάσιμες ημέρες το χρόνο για να ξαναγεμίσει την τροφοδοσία του. Με χιλιάδες συναρμολογητές, το σωρευτικό σύνολο του χρόνου απώλειας συναρμολόγησης ήταν ίσο με περίπου δώδεκα εργαζόμενους που ήταν αδρανείς κατά τη διάρκεια του έτους. Με την επένδυση σε ένα μεγάλο καλάθι για τη μεταφορά των συνδετήρων, ένας υπάλληλος για να σπρώξει το καλάθι και ένα σύστημα κίτρινων καρτών για να δείξει ότι ένας συναρμολογητής ήταν χαμηλός στους συνδετήρες, η εταιρεία έσωσε σχεδόν 500.000 δολάρια ετησίως σε χαμένο χρόνο.
