Απαιτούνται ετήσιοι δημοσιονομικοί έλεγχοι για όλες τις δημόσιες επιχειρήσεις. Πολλές ιδιωτικές επιχειρήσεις, ιδίως εκείνες που λαμβάνουν χρηματοδότηση από επενδυτές, πρέπει επίσης να υποβάλλονται σε ετήσιο έλεγχο. Ανάλογα με το μέγεθος και την πολυπλοκότητα μιας εταιρείας, οι οικονομικοί έλεγχοι μπορούν να πραγματοποιηθούν σε αρκετούς μήνες και να κοστίζουν ένα σημαντικό χρηματικό ποσό. Μια διαδικασία διαγωνισμού αρχίζει με την υποβολή προσφορών. Οι ελεγκτικές εταιρείες παρέχουν προσφορές ελέγχου που υποβάλλονται σύμφωνα με τις οδηγίες που περιγράφονται λεπτομερώς στην προσφορά ή στο αίτημα της υπηρεσίας ελέγχου.
Το Έγγραφο Διαγωνισμού
Η προσφέρουσα επιχείρηση στέλνει μια προσφορά για τις υπηρεσίες ελέγχου που διενεργεί στις επιχειρήσεις που υποβάλλουν προσφορές. Οι όροι που προβλέπονται στο έγγραφο περιλαμβάνουν το όριο μιας μόνο προσφοράς ανά διαγωνιζόμενο, το χρονοδιάγραμμα της διαδικασίας εξέτασης και έγκρισης, τα κριτήρια επιλεξιμότητας και την επιλογή. Στην επιστολή συζητούνται επίσης οι επιτόπιες επισκέψεις και τα συναφή έξοδα προσφορών.
Προετοιμασία των προσφορών
Ένα ελεγκτικό γραφείο προετοιμάζει ένα έγγραφο διαγωνισμού, το οποίο πρέπει να τηρεί ορισμένους όρους και να περιέχει ορισμένα στοιχεία, όπως ζητεί η πιθανή εταιρεία μίσθωσης. Κάθε διαδικασία μπορεί να έχει τις δικές της απαιτήσεις, αλλά γενικά, οι υποψήφιοι θα πρέπει να συμπεριλάβουν σχέδιο σύμβασης. Η σύμβαση αυτή πρέπει να περιλαμβάνει γενικούς όρους και να καλύπτει τυχόν ειδικούς όρους. Θα πρέπει να παρέχει μια εξήγηση των προτεινόμενων όρων και να περιλαμβάνει ένα υπόδειγμα της οικονομικής προσφοράς για το έργο του έργου ελέγχου.
Προσόντα
Η προσφορά της ελεγκτικής εταιρείας πρέπει να περιλαμβάνει τους όρους απασχόλησης, την εμπειρία των μελών της ομάδας της και περιγραφή του βασικού προσωπικού - συνήθως εμπειρογνώμονες που θα συμμετέχουν στην ομάδα ελέγχου. Το ελεγκτικό γραφείο θα πρέπει να παρέχει περιγραφή της μεθοδολογίας του οργανισμού και του ελέγχου. Αυτό περιλαμβάνει το σκεπτικό, τη στρατηγική, το χρονοδιάγραμμα ελέγχου και την απόδειξη σχετικής εμπειρίας. Η εταιρεία προσέλκυσης μπορεί να απαιτήσει έναν ελάχιστο αριθμό προηγουμένως ολοκληρωμένων ελέγχων παρόμοιων ως προς το πεδίο εφαρμογής ή τη φύση με τις δικές της ανάγκες.
Υποβολή προσφορών
Οι ελεγκτικές εταιρείες πρέπει να τηρούν μια επίσημη διαδικασία υποβολής προσφορών. Η προσφορά πρέπει να σφραγιστεί και να παραδοθεί όπως καθορίζεται από τον δυνητικό πελάτη. Στην επιστολή πρόσκλησης θα προσδιορίζεται χρόνος υποβολής και ημερομηνία. Οι υποψήφιοι μπορούν να υποβάλλουν παραλλαγές των προτάσεών τους, αλλά πρέπει να τις συσκευάζουν και να τις σφραγίζουν ξεχωριστά, επισημαίνοντάς τις σαφώς ως παραλλαγές. Οι προσφορές που υποβάλλονται μετά την καθορισμένη προθεσμία συνήθως δεν λαμβάνονται υπόψη. Σε περίπτωση που ένας προσφέρων επιθυμεί να τροποποιήσει ή να αποσύρει την προσφορά του, πρέπει να παράσχει γραπτή εξήγηση, η οποία εκδόθηκε με τον ίδιο τρόπο όπως και η αρχική προσφορά.
Αξιολόγηση προσφορών
Όταν η προσφέρουσα επιχείρηση λαμβάνει προσφορές, η διαδικασία αξιολόγησης παραμένει συνήθως εμπιστευτική μέχρι την ανάθεση του ελέγχου. Εάν η προσφέρουσα εταιρεία είναι δημόσιος φορέας, οι προσφορές μπορούν να ανοίξουν κατά τη διάρκεια δημόσιας συνεδρίασης, με αποτέλεσμα μια δημοσιευμένη περίληψη των λεπτομερειών του διαγωνισμού. Αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει τα ονόματα των προσφερόντων, τις τιμές, τις παραλλαγές προτάσεων και οποιεσδήποτε άλλες πληροφορίες θεωρούνται σχετικές. Ενώ η προσφέρουσα επιχείρηση αξιολογεί τις προσφορές, μπορεί να ζητήσει από τους προσφέροντες να παράσχουν διευκρινίσεις σχετικά με ορισμένα σημεία ή ζητήματα. Οι προσφορές θα επανεξεταστούν με κριτήρια όπως η συμμόρφωση με τις διοικητικές απαιτήσεις, τις επιλεξιμότητες και τις τεχνικές απαιτήσεις. Οι υποψήφιοι που πληρούν τις τεχνικές απαιτήσεις ενδέχεται να κληθούν να υποβάλουν πρόσθετη τεχνική τεκμηρίωση ή δείγματα. Τέλος, οι προσφορές θα υποβληθούν σε οικονομική αξιολόγηση όπου η προσφευγούσα εταιρεία αξιολογεί την καλύτερη οικονομική προσφορά.
Ανάθεση της σύμβασης
Με την επιλογή μιας προσφοράς με ειδική πλειοψηφία, το βραβείο θα δηλωθεί εγγράφως και θα παραδοθεί στη νικήτρια εταιρεία. Επίσης γνωστοποιούνται ανεπιτυχείς εταιρείες υποβολής προσφορών, συνήθως με λεπτομέρειες για τον νικητή, όπως προτεινόμενη τιμή και όνομα της επιχείρησης. Η ανακοίνωση θα περιγράφει επίσης τον λόγο για τον οποίο απορρίφθηκε ο απορριφθένς υποψήφιος και σημειώνει την προθεσμία για την κατάθεση προσφυγής.
