Η λίστα ελέγχου εσωτερικού ελέγχου για τους υπογράφους ελέγχου διαφέρει μεταξύ των οργανισμών. Κάθε εταιρεία πρέπει να καθορίσει ένα υγιές σχέδιο για τη διαχείριση του κινδύνου προκειμένου να εξαλειφθεί η πιθανότητα για ατιμωρησία και να αποφευχθεί η απάτη. Για ορισμένες οντότητες, η διαδικασία ξεκινά με την παραγγελία ελέγχων και κυμαίνεται από την αποθήκευση ελέγχου έως την απαίτηση για δύο υπογράφοντες ή ειδική έγκριση για ελέγχους που υπερβαίνουν ένα συγκεκριμένο ποσό. Να επανεξετάζετε περιοδικά τους κανόνες για να βεβαιωθείτε ότι συμπεριλαμβάνουν τις βέλτιστες πρακτικές.
Γραπτή Πολιτική
Βάλτε γραπτώς εσωτερικές πολιτικές ή ελέγχους που περιγράφουν τους ελέγχους του οργανισμού για ελέγχους από την παραγγελία και την παραλαβή στην πραγματική υπογραφή. Εργαλεία σχεδιασμού αποτελούμενα από έγγραφα και αρχεία για την καταγραφή όλων των συναλλαγών ελέγχου και των συμβάντων ελέγχου. Βεβαιωθείτε ότι η εγκατάσταση έχει επαρκή αποθηκευτικό χώρο και ότι τα προγράμματα ηλεκτρονικών υπολογιστών διαθέτουν επαρκή ασφάλεια εξουσιοδότησης.
Έλεγχος αποθέματος κενών
Πολλές οργανώσεις έχουν άτομα ή θεματοφύλακες που έχουν την ευθύνη να φυλάσσουν το φύλλο ελέγχου για τυφλό δείγμα ελέγχου. Η διαδικασία μπορεί να συνεπάγεται τα εξής βήματα: Καταγραφή της ημερομηνίας παράδοσης των κενών ελέγχων και ένδειξη της σειράς των λαμβανομένων ελέγχων. Εισάγετε τους αριθμούς ελέγχου που λείπουν στο φύλλο ελέγχου. Το άτομο που λαμβάνει τη παρτίδα των λευκών επιταγών πρέπει να έχει ημερομηνία και να υπογράφει για κάθε αποστολή. Επιπλέον, καταγράψτε την ημερομηνία και τη σειρά των αχρησιμοποίητων ελέγχων που επιστράφηκαν στην αποθήκη. Επαληθεύστε την τελευταία επιταγή που εκδόθηκε. αυτό εξασφαλίζει ότι η ακολουθία ελέγχου είναι ανέπαφη.
Ανεξάρτητοι έλεγχοι και ισορροπίες
Οι ανεξάρτητοι έλεγχοι και ισορροπίες συμβάλλουν στη βέλτιστη πρακτική όσον αφορά τους εσωτερικούς ελέγχους για τους υπογράφους ελέγχου. Αυτό περιλαμβάνει τη διασφάλιση των ποσών των ελέγχων, τη συμφιλίωση έχουν τα σωστά ποσά, συμπεριλαμβανομένων των λογιστικών ελέγχων, τη σύγκριση των περιουσιακών στοιχείων με καταγεγραμμένη λογοδοσία, μηχανογραφημένους ελέγχους. Επιπλέον, αναθεωρήστε τη διαχείριση των λογιστικών εκθέσεων, όπως οι αναφορές ισορροπίας παλιότερων διαδρομών και άλλες αυτοματοποιημένες αναφορές.
Διοικητικές αναθεωρήσεις
Μερικές φορές ενδέχεται να μην είναι πρακτικό για μια οργάνωση να διαιρεί τα καθήκοντα. σε αυτή την περίπτωση, ο διαχειριστής θα πρέπει να διεξάγει ελέγχους ρουτίνας για να διασφαλίσει την ακεραιότητα της διαδικασίας γραπτής εγγραφής. Υπογράψτε μόνο τους ελέγχους με την κατάλληλη τεκμηρίωση και βεβαιωθείτε ότι το άτομο που υπογράφει τους ελέγχους στέλνει τους ελέγχους από το γραφείο. Όπου είναι δυνατόν, μην επιστρέφετε τα επιταγή στο πρόσωπο που διατηρεί πληρωμές μετρητών και πληρωτέους λογαριασμούς. Ως πολιτική, μην κάνετε τα τέλη που καταβάλλονται στο "Cash".
Ξεχωριστοί λογαριασμοί
Καθορίστε τουλάχιστον δύο ξεχωριστούς τραπεζικούς λογαριασμούς για την εταιρεία σας. Καταθέστε όλα τα χρήματα και τις αποδείξεις στον πρώτο λογαριασμό. Μεταφέρετε μόνο αρκετά χρήματα στο δεύτερο λογαριασμό για να καλύψετε τις επιταγές που γράφετε. Ένα μέλος του συμβουλίου ή άλλο καθορισμένο άτομο θα πρέπει να έχει την άδεια να μεταφέρει κεφάλαια στο λογαριασμό. Επιπλέον, δημιουργήστε έναν ξεχωριστό λογαριασμό για μισθοδοσία. πάλι, να μεταφέρετε μόνο το ποσό που απαιτείται για την κάλυψη της μισθοδοσίας.
Υπογραφές
Ορισμένα συμβούλια ενδέχεται να απαιτούν δύο υπογραφές για επιταγές. Ωστόσο, η λήψη δύο υπογραφών μπορεί να είναι δυσκίνητη και απαιτεί την υπογραφή εκ των προτέρων λευκών επιταγών. Εάν η πολιτική δεν λειτουργεί για τον οργανισμό σας, αλλάξτε την πολιτική σε μια απαίτηση ενός υπογράφοντος μέχρι ένα συγκεκριμένο ποσό δολαρίου. Επίσης, δημιουργήστε μια άμεση κατάθεση για τους υπαλλήλους και χρησιμοποιήστε μια υπηρεσία μισθοδοσίας τρίτου μέρους.
