Η βελτίωση της διαδικασίας είναι η πράξη της προώθησης των επιχειρηματικών συμφερόντων με τη βελτίωση της δομής των πράξεων σε έναν οργανισμό, σε αντίθεση με την επίλυση των προβλημάτων μεμονωμένα. Αντί να δούμε μόνο τι συμβαίνει, το προσωπικό ενθαρρύνεται να εξετάσει τον τρόπο με τον οποίο διαμορφώνονται οι συνθήκες, λαμβάνοντας υπόψη όλα τα περιφερειακά στοιχεία που επηρεάζουν τις τρέχουσες συνθήκες. Η βελτίωση της διαδικασίας απομακρύνει την προσοχή από την ανίχνευση σφαλμάτων ή την απόδοση ευθυνών και την εργασία ως ομάδα για την εξάλειψη των σπατάλης δραστηριοτήτων και τη βελτίωση της παραγωγικότητας.
Προκλήσεις
Ένα από τα πιο δύσκολα καθήκοντα στην εφαρμογή αυτής της ιδέας σε μια οργανωτική στρατηγική είναι να ενθαρρύνει τους υπαλλήλους να υιοθετήσουν μια νοοτροπία συνεργασίας, αντί του ανταγωνισμού. Οι κορυφαίοι ηγέτες είναι ουσιαστικοί για την εφαρμογή μιας μετατόπισης παραδείγματος σε επίπεδο εταιρείας. Αυτό απαιτεί μια σημαντική αλλαγή στον τρόπο με τον οποίο η επιχείρηση γίνεται στο μυαλό των περισσότερων ανθρώπων. Η σημασία της βελτίωσης της διαδικασίας είναι μια ιδέα που πρέπει να γίνει δεκτή από την κορυφή.
Επιλογή ομάδας
Η βελτίωση της διαδικασίας αρχίζει με τη λήψη απόφασης για το τι πρέπει να γίνει καλύτερα και την επίτευξη του επιθυμητού αποτελέσματος. Στη συνέχεια, επιλέγουμε μια ομάδα ατόμων ειδικά προσαρμοσμένα για τον επιδιωκόμενο σκοπό. Συχνά, ένα έγγραφο εγγράφεται επίσημα αναγνωρίζοντας την εξουσία της ομάδας και ποια μέσα πρέπει να παρέχονται για την επιδίωξη των στόχων της εταιρείας.
Απλοποίηση διαδικασίας
Η τρέχουσα μέθοδος λειτουργίας στη συνέχεια διαγραμματίζεται, δημιουργώντας μια λεπτομερή εικόνα όλων των σχετικών συμβάντων που συμβαίνουν από την αρχή μιας διαδικασίας μέχρι το τέλος της. Αυτό επιτρέπει στα μέλη της ομάδας να βλέπουν τις λειτουργίες από μια διευρυμένη προοπτική και να εξαλείφουν τυχόν σπάταλες δραστηριότητες που μπορεί να εμποδίσουν την παραγωγή. Επιλέγονται ορισμένα σημεία πληροφοριών με βάση τα οποία συγκεντρώνονται δεδομένα που θα συγκριθούν με τις μεταγενέστερες αναγνώσεις για την παρακολούθηση της βελτίωσης. Στη συνέχεια η ομάδα καθορίζει εάν οι τρέχουσες μέθοδοι λειτουργίας είναι ταυτόχρονες με τα επιθυμητά αποτελέσματα και την εταιρική αποστολή.
Κύκλος Plan-Do-Check-Act
Η ομάδα σκέφτεται να εντοπίσει τις βασικές αιτίες ορισμένων δυσκολιών μέσα στη διαδικασία. Στη συνέχεια θα αναπτύξει ένα πιθανό σχέδιο βελτίωσης, λαμβάνοντας υπόψη αυτούς τους λόγους. Μετά την εφαρμογή των αλλαγών, η ομάδα δοκιμάζει για βελτίωση. Με τη σύγκριση των δεδομένων που συλλέχθηκαν προηγουμένως με τις τρέχουσες πληροφορίες, τα μέλη της ομάδας μπορούν να αναγνωρίσουν εάν η προσαρμογή έχει μεταφέρει την εταιρεία πιο κοντά στα επιθυμητά αποτελέσματα. Σε περίπτωση επιτυχίας, πρέπει να αποδειχθεί ότι η αλλαγή είναι πρακτική. Αν όχι, η ομάδα μπορεί να επιστρέψει στο στάδιο του σχεδιασμού για να βελτιώσει τη διαδικασία. Εάν η αλλαγή είναι εφικτή, η ομάδα μπορεί είτε να συνεχίσει τη νέα διαδικασία μέχρι να απαιτηθεί περαιτέρω αναθεώρηση είτε να επιστρέψει στο στάδιο αναγνώρισης για να ανακαλύψει πώς αλλιώς η μέθοδος μπορεί να βελτιωθεί.
συμπέρασμα
Η ποιότητα είναι προϊόν συνεχούς μάθησης. Η εστίαση στη δομή μιας επιχείρησης αποκαλύπτει τον τρόπο με τον οποίο κάθε άτομο και το τμήμα συμβάλλουν στη διατήρηση ενός συγκεκριμένου συστήματος. Η αποτελεσματικότητα αυξάνεται μόνο δίπλα στο επίπεδο κατανόησης. Και καθώς οι τρόποι με τους οποίους γίνονται οι επιχειρήσεις συνεχίζουν να επεκτείνονται, πρέπει να γίνουν δεκτές ιδέες για τον προσδιορισμό των προκλήσεων και την ανακάλυψη λύσεων.
