Ένας έλεγχος είναι μια αντικειμενική ανάλυση και εξέταση μιας πτυχής των δραστηριοτήτων μιας επιχείρησης για να επιβεβαιωθεί η έκταση στην οποία ο οργανισμός συμμορφώνεται με τα αναμενόμενα πρότυπα. Οι έλεγχοι μπορούν να έχουν διαφορετικούς σκοπούς. Ένας οικονομικός έλεγχος εξετάζει τα οικονομικά αρχεία μιας εταιρείας για να βεβαιωθεί ότι είναι σωστά. Ένας έλεγχος συμμόρφωσης έχει σχεδιαστεί για να διασφαλίσει ότι η εταιρεία συμμορφώνεται με τους ισχύοντες κανονισμούς ή νόμους. Στις περισσότερες περιπτώσεις, ο έλεγχος αποτελείται από διάφορα βήματα ή φάσεις που έχουν σχεδιαστεί για να εξασφαλίζουν τα ακριβέστερα, αντικειμενικά και αξιόπιστα αποτελέσματα. Η διαδικασία συγκεκριμένου ελέγχου θα εξαρτηθεί από το είδος του ελέγχου που διενεργείται, καθώς και από το σύνολο των προτύπων που διέπουν το έργο του ελεγκτή.
Γνωστοποίηση
Οι έλεγχοι αρχίζουν με την έκδοση κάποιας ειδοποίησης στην εταιρεία ή τον οργανισμό που ελέγχεται. Η επιστολή κοινοποίησης θα καθορίζει γενικά τον σκοπό του ελέγχου, πότε θα διεξαχθεί και την ημερομηνία και την ώρα μιας αρχικής συνεδρίασης που οι ελεγκτές θα επιθυμούσαν να προγραμματίσουν με τους ηγέτες της εταιρείας.
Στην ειδοποίηση θα αναφέρονται επίσης τα έγγραφα που ο ελεγκτής θέλει να εξετάσει. Για μια εταιρεία, αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τα καταστατικά έγγραφα, τα εγγεγραμμένα πρακτικά των συνεδριάσεων του διοικητικού συμβουλίου, το οργανόγραμμα, την αλληλογραφία, τα αρχεία πωλήσεων και άλλα.
Διαδικασία προγραμματισμού
Μετά την αποστολή της ειδοποίησης, ο ελεγκτής θα πάρει κάποιο χρόνο για να προγραμματίσει τον έλεγχο. Αυτό γίνεται πριν από τη συνάντηση με την ηγεσία της οργάνωσης προκειμένου να δημιουργηθεί η κατάλληλη στρατηγική για αυτή τη συνάντηση και η επιτόπια εργασία που ακολουθεί. Οι ελεγκτές πρέπει επίσης να προσδιορίσουν τους βασικούς τομείς έρευνας και ανησυχίας και τις συγκεκριμένες πληροφορίες που επιθυμούν να εξετάσουν προκειμένου να αναλύσουν τους τομείς αυτούς. Αυτό δίνει επίσης στην επιχείρηση τη δυνατότητα να συγκεντρώσει τα απαιτούμενα έγγραφα.
Αρχική συνάντηση
Το στάδιο προγραμματισμού συνήθως οδηγεί σε μια πρώτη συνάντηση μεταξύ των ανώτερων στελεχών της εταιρείας και των ελεγκτών. Το διοικητικό προσωπικό μπορεί επίσης να είναι παρόν. Σκοπός της συνάντησης είναι να δώσει στους ελεγκτές την ευκαιρία να εξηγήσουν τη διαδικασία, καθώς και να δώσουν στην οργάνωση την ευκαιρία να εκφράσουν οποιεσδήποτε ανησυχίες σχετικά με την πρακτική, τη στρατηγική ή τον προγραμματισμό τους.
Ερευνα πεδίου
Το πεδίο εργασίας είναι το πρώτο ενεργό στάδιο ελέγχου. Ένα πιο λεπτομερές χρονοδιάγραμμα συνήθως συντάσσεται έτσι ώστε η παρουσία του ορκωτού λογιστή να μην είναι υπερβολικά ενοχλητική για τις επιχειρήσεις. Μπορούν να πραγματοποιηθούν συνεντεύξεις με βασικούς υπαλλήλους για τη διερεύνηση επιχειρηματικών διαδικασιών και πρακτικών. Οι ελεγκτές μπορούν επίσης να διενεργούν δειγματοληπτικούς ελέγχους εγγράφων για να βεβαιωθούν ότι οι πρακτικές δημιουργίας και διατήρησης εγγράφων της εταιρείας είναι σωστές.
Η επιτόπια εργασία μπορεί να διεξάγεται από λίγους ελεγκτές ή μεγαλύτερη ομάδα, ανάλογα με το μέγεθος και το εύρος του ελέγχου.
Επικοινωνία
Ενώ η επιτόπια εργασία διεξάγεται από την ομάδα ελέγχου επί τόπου στις εγκαταστάσεις της εταιρείας, η ομάδα πρέπει να βρίσκεται σε τακτική επαφή με τον εταιρικό ελεγκτή προκειμένου να αποσαφηνίσει τις διαδικασίες και να εξασφαλίσει την κατάλληλη πρόσβαση στα απαραίτητα έγγραφα.
Σχέδιο ελέγχου
Όταν η ομάδα ελέγχου ολοκληρώνει την επιτόπια εργασία και την επισκόπηση των εγγράφων, οι ελεγκτές συντάσσουν ένα σχέδιο έκθεσης ελέγχου. Το παρόν έγγραφο περιγράφει λεπτομερώς τον σκοπό του ελέγχου, τις διαδικασίες που χρησιμοποίησαν οι ελεγκτές, τα έγγραφα που εξετάστηκαν και τα πορίσματα του ελέγχου. Επίσης, θα περιλαμβάνει πιθανώς έναν προκαταρκτικό κατάλογο ανεπίλυτων θεμάτων. Το σχέδιο έκθεσης διανέμεται μεταξύ της ομάδας για επανεξέταση και προτεινόμενες αναθεωρήσεις.
Απάντηση διαχείρισης
Αφού η ομάδα ελέγχου πραγματοποιήσει τις τελευταίες αναθεωρήσεις της έκθεσης ελέγχου, το τελικό έγγραφο παραδίδεται στη διοίκηση για την επανεξέταση και την απάντησή της. Το έγγραφο ελέγχου συνήθως ζητά από τη διοίκηση να απαντήσει σε κάθε ένα από τα πορίσματα και τα συμπεράσματα του ελέγχου, δηλώνοντας εάν συμφωνεί ή διαφωνεί με τα αναφερόμενα προβλήματα, το σχέδιο για τη διόρθωση τυχόν παρατηρούμενων προβλημάτων ή ελλείψεων και την αναμενόμενη ημερομηνία κατά την οποία θα εξεταστούν όλα τα θέματα.
Έξοδος από τη συνάντηση
Μετά την απάντηση της διοίκησης, η οποία μπορεί να επισυναφθεί επισήμως στην τελική έκθεση ελέγχου, μπορεί να προγραμματιστεί επίσημη συνάντηση εξόδου με την εταιρεία που ελέγχεται για να κλείσει τυχόν υπάρχοντα χαλαρά άκρα ή να απαντήσει σε ερωτήσεις, να συζητήσει την απάντηση της διοίκησης και να αντιμετωπίσει το πεδίο του ελέγχου.
Διανομή της έκθεσης ελέγχου
Η οριστικοποιημένη έκθεση ελέγχου διανέμεται σε όλους τους ενδιαφερόμενους φορείς, συμπεριλαμβανομένης της ελεγχόμενης περιοχής εντός και εκτός της περιοχής, εφόσον υπάρχει.
Ανατροφοδότηση
Τέλος, η ελεγχόμενη εταιρεία εφαρμόζει τις αλλαγές που συνιστώνται στην έκθεση ελέγχου, κατόπιν οι ελεγκτές αναθεωρούν και ελέγχουν πόσο καλά οι αλλαγές αυτές επιλύουν τα εντοπισμένα προβλήματα ή ζητήματα. Η ανατροφοδότηση μεταξύ της εταιρείας και των ελεγκτών συνεχίζεται μέχρι να επιλυθούν όλα τα θέματα και να ξεκινήσει ο επόμενος κύκλος ελέγχου.
