Χρησιμοποιώντας διαδικασίες διαχείρισης προμηθειών, οι επαγγελματίες των επιχειρήσεων αγοράζουν τους πόρους που χρειάζονται από προμηθευτές ή πωλητές για να διεξάγουν επιχειρηματικές δραστηριότητες. Οι αποτελεσματικές πολιτικές και διαδικασίες διαχείρισης των προμηθειών επιτρέπουν στους επαγγελματίες των αγορών να διαπραγματεύονται τιμές από προμηθευτές και πωλητές για να αποκτήσουν τα υλικά και τις υπηρεσίες της καλύτερης ποιότητας για επιχειρηματικές δραστηριότητες.Επειδή οι μεγάλες εταιρείες αγοράζουν πόρους σε μεγάλους όγκους, συνήθως χρησιμοποιούν επίσημες διαδικασίες διαχείρισης προμηθειών. Οι μικρότερες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν πιο ανεπίσημες τεχνικές για να αποκτήσουν τα αγαθά που είναι απαραίτητα για τις επιχειρήσεις τους.
Οφέλη
Η μετατροπή του ρόλου της διαχείρισης συμβάσεων από μια διοικητική λειτουργία σε μια στρατηγική διαδικασία συνεπάγεται την απόδειξη ότι μια επιχείρηση εξαρτάται από την αποτελεσματική διαχείριση της διαδικασίας προμηθειών. Η ανάπτυξη κρίσιμης εμπειρίας διαχείρισης των προμηθειών επιτρέπει στους επαγγελματίες της επιχείρησης να αυξήσουν τις γνώσεις τους σχετικά με την παραγωγή και τη διαχείριση των αποθεμάτων, να βελτιώσουν την αποτελεσματικότητα με τον εξορθολογισμό των διαδικασιών σε ολόκληρη την αλυσίδα εφοδιασμού χρησιμοποιώντας ακριβείς τεχνικές πρόβλεψης, να μεγιστοποιήσουν την ικανοποίηση του πελάτη παρέχοντας έγκαιρα προϊόντα και υπηρεσίες και ενισχύοντας την αξιοπιστία των χρηστών. εργοδότες και προμηθευτές.
Ανάπτυξη διαδικασιών διαχείρισης συμβάσεων
Η αποτελεσματική διαχείριση των προμηθειών αρχίζει με την αναγνώριση ότι η διαχείριση των διαδικασιών που χρησιμοποιούνται για την υπογραφή συμβάσεων ωφελεί την εταιρεία. Μόλις ένας οργανισμός καταρτίσει μια τυποποιημένη τεκμηρίωση των πολιτικών και των διαδικασιών που σχετίζονται με τη διαχείριση των συμβάσεων, το προσωπικό μπορεί να θεωρηθεί υπεύθυνο για τη συμμόρφωσή του με αυτά τα πρότυπα. Στην αρχή, μόνο οι συμβάσεις μεγάλης προβολής που πληρούν τα κατώτατα όρια του προϋπολογισμού εμπίπτουν στις παρούσες κατευθυντήριες γραμμές, αλλά καθώς ωριμάζει η λειτουργία των προμηθειών του οργανισμού, οι επαγγελματίες προμηθειών εφαρμόζουν αυτά τα πρότυπα σε άλλες συμφωνίες.
Αυτοματοποίηση διαδικασιών διαχείρισης συμβάσεων
Καθώς οι επαγγελματίες της διαχείρισης προμηθειών θεσμοθετούν τυποποιημένες πολιτικές σε όλη την επιχείρησή τους, δημιουργούν τεκμηρίωση και διαδικασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν για την ολοκλήρωση μιας συναλλαγής. Χρησιμοποιώντας εργαλεία λογισμικού, αυτοματοποιώντας αυτές τις λειτουργίες ανάλογα με τον τύπο συμβάσεων, τους όρους και τις προϋποθέσεις, το ποσό δολαρίου ή άλλες απαιτήσεις εξορθολογίζει τη διαδικασία.
Ολοκλήρωση διαδικασιών προμηθειών
Καθώς οι διαδικασίες διαχείρισης συμβάσεων είναι ώριμες, οι οργανώσεις ενσωματώνουν κρίσιμες λειτουργίες προμηθειών με άλλες βασικές επιχειρησιακές διαδικασίες, όπως οικονομική διαχείριση, διαχείριση απόδοσης και σχεδιασμό μηχανικής. Η παροχή εκπαίδευσης σε όλους τους υπαλλήλους εξασφαλίζει ότι κάθε τμήμα ακολουθεί τις καθιερωμένες βέλτιστες πρακτικές. Από το 1973, η Ένωση για τη Διοίκηση Επιχειρήσεων παρέχει κρίσιμη εκπαίδευση σε περισσότερους από 90.000 επαγγελματίες του κλάδου σε θέματα όπως η διαχείριση προμηθειών. Επιπλέον, με τη χρήση μετρήσεων παραγωγής από κάθε τμήμα, οι επαγγελματίες προμηθειών μπορούν να αναλύσουν δεδομένα για να διαπραγματευτούν αποτελεσματικότερα με τους προμηθευτές και να λάβουν αποφάσεις σχετικά με την ποιότητα και την υπηρεσία που επηρεάζουν τη μακροπρόθεσμη κερδοφορία της εταιρείας.
Αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας
Η αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας περιλαμβάνει συνεχείς προσπάθειες βελτίωσης των διαδικασιών που πραγματοποιούνται από τους επαγγελματίες της προμήθειας. Τα έργα αυτά, που αποσκοπούν στη βελτίωση της διαδικασίας διαχείρισης των συμβάσεων, αντανακλούν τις εμπειρίες και τα διδάγματα που αντλήθηκαν από προηγούμενα έργα. Με τη διασφάλιση ότι ο οργανισμός ακολουθεί την πιο αποτελεσματική ροή εργασίας με τις λιγότερες απαραίτητες υπογραφές έγκρισης, μια εταιρεία επιτυγχάνει το υψηλότερο επίπεδο προμηθειών.
