"Θέλω αυτή την αναφορά στο γραφείο μου το πρώτο πράγμα Δευτέρα το πρωί!" ο αφελής αφεντικό κραυγές για να κλονιστεί υποτάκτης σε ταινίες, τηλεοπτικές εκπομπές, βιβλία και ίσως περισσότερο από μερικά πραγματικά επιχειρηματικά περιβάλλοντα. Αντί να εκφοβιστείτε από την ιδέα της σύνταξης μιας έκθεσης, σας καλωσορίζουμε ως μια ευκαιρία να παρουσιάσετε τη δουλειά σας. Οι επιχειρηματικές αναφορές είναι ζωτικά έγγραφα, επειδή εξηγούν συχνά περίπλοκα σημεία, προβλήματα ή έρευνα σαφώς και συνοπτικά. Οι εκθέσεις δίνουν προσοχή επειδή είναι επίσημες. Και από τη στιγμή που γράφετε την αναφορά, μπορείτε να αποφασίσετε τι να θέσετε σε αυτήν.
Τι είναι μια αναφορά επιχείρησης;
Ένα απτό έγγραφο. Το Businessdictionary.com ορίζει ένα κανω ΑΝΑΦΟΡΑ ως "έγγραφο που περιέχει πληροφορίες οργανωμένες σε αφηγηματική, γραφική ή πίνακα, που εκπονήθηκαν σε ad hoc, περιοδικές, επαναλαμβανόμενες, τακτικές ή βάσει της απαιτούμενης βάσης".
Το γεγονός ότι μια επιχειρηματική έκθεση είναι ένα έγγραφο υπογραμμίζει μόνο τη σημασία της. Ενώ θα μπορούσατε να βρίσκεστε στην ημερήσια διάταξη της συνεδρίασης για να δώσετε μια έκθεση σχετικά με τα περιουσιακά στοιχεία που αποκτήθηκαν κατά τη διάρκεια του τριμήνου, κατά τη διάρκεια και μετά την παρουσίασή σας, θα έχετε αναφερθεί στην αναφορά της επιχείρησης και μπορείτε επίσης να διανείμετε ένα αντίγραφο σε όσους συμμετέχουν. Θυμηθείτε τις επικριτικές αναφορές βιβλίων που έπρεπε να κάνετε στο σχολείο; Η ανάγνωση του βιβλίου ήταν το πρώτο βήμα, τότε θα έπρεπε να γράψω μια σύνοψη αυτού που διαβάζετε. Μερικές φορές, έπρεπε ακόμη να παρουσιάσετε την έκθεσή σας σε ολόκληρη την τάξη. Αλλά για να σας βοηθήσω, είχατε την απτή αναφορά στο χέρι σας για να αναφερθώ. Αυτό είναι το πόσο σημαντική είναι μια αναφορά.
Ένα στιγμιότυπο εγκαίρως. Μια επιχειρηματική έκθεση είναι μια συλλογή γεγονότων και στατιστικών σχετικά με μια συγκεκριμένη πτυχή μιας επιχείρησης. Είναι συνήθως ένα στιγμιότυπο χρονικά, αναφέροντας μια συγκεκριμένη περίοδο. Για παράδειγμα, μια ετήσια έκθεση καλύπτει σημαντικά οικονομικά στοιχεία και περιστατικά που παρέχουν οικονομικό στιγμιότυπο για το συγκεκριμένο έτος, ενώ μια τριμηνιαία έκθεση καλύπτει ένα συγκεκριμένο τρίμηνο του έτους.
Οι περισσότερες αναφορές, ανεξάρτητα από τον τύπο ή τον σκοπό, καλύπτουν μια συγκεκριμένη περίοδο. Οι οικονομικές εκθέσεις καλύπτουν συγκεκριμένη περίοδο. Τα οικονομικά μιας επιχείρησης διαφέρουν από έτος σε έτος και από μήνα σε μήνα. Ακόμη και μια έκθεση για τα διαθέσιμα προϊόντα είναι ακριβής μόνο για ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα, καθώς εισάγονται νέα προϊόντα και διακόπτονται τα παλαιότερα.
Τυπική ή άτυπη. Ανάλογα με το σκοπό του και ποιος θα το δει, η έκθεση θα μπορούσε να είναι επίσημη ή άτυπη. Οι επίσημες αναφορές είναι αυτές που θα δουν και θα αναθεωρηθούν από τα αφεντικά, τα ανώτερα στελέχη, τους πελάτες, τους πιθανούς πελάτες ή τους επενδυτές ή ακόμη και το κοινό. Όπως όλες οι αναφορές, πρέπει να είναι σωστά γραμμένες και να παρουσιάζονται χωρίς τυπογραφικά λάθη ή ορθογραφικά λάθη, εύκολα κατανοητά και ακριβή για την δεκάρα.
Οι ανεπίσημες αναφορές δεν είναι λιγότερο σημαντικές. Για τους εργαζόμενους που πρέπει να ολοκληρώσουν τις εκθέσεις δαπάνης τους για να τους επιστραφούν, είναι ύψιστης σημασίας. Συνήθως ανεπίσημες, αυτές οι αναφορές περιέχουν περιγραφές, ημερομηνίες και ποσά δολαρίων που έχουν εισαχθεί σε μορφή εταιρείας. Εάν οι υπάλληλοι δεν ολοκληρώσουν την έκθεση λεπτομερώς και έγκαιρα, ενδέχεται να μην επιστραφούν τα αεροπορικά εισιτήρια, τα ταξί και τα γεύματα πελατών που κατέβαλαν για το πρόσφατο επαγγελματικό τους ταξίδι.
Αναφορές με άλλα ονόματα. Πολλές, αν όχι οι περισσότερες, επιχειρηματικές αναφορές δεν αποκαλούνται ακόμη και αναφορές. Θα μπορούσαν να είναι δηλώσεις, όπως μια κατάσταση αποτελεσμάτων ή ζημίας ή άλλες οικονομικές καταστάσεις, όπως οι ισολογισμοί. Ή, μπορεί να είναι οι ανασκοπήσεις του προϋπολογισμού ή οι προβλέψεις πωλήσεων.
Λόγοι για τη χρήση επιχειρηματικών αναφορών
Για την προετοιμασία μιας εξαιρετικής έκθεσης, βοηθάει στην κατανόηση του τι θα χρησιμοποιηθεί για την έκθεση.
Συνοψίζω. Οι αναφορές συμβάλλουν στην εξήγηση μιας περίπλοκης ιδέας, διαδικασίας ή οικονομικής κατάστασης της εταιρείας με σαφή και κατανοητό τρόπο. Μήνες συσσωρευμένων δεδομένων ή έτη έρευνας μπορούν να συνοψιστούν σε σύντομη έκθεση. Φυσικά, μπορεί να μην έχει κάθε λεπτομέρεια που αποκαλύφθηκε στην έρευνα, αλλά η έκθεση θα δώσει σε όσους διαβάζουν την έκθεση μια συνοπτική περίληψη της έρευνας ή των δεδομένων.
Απλοποιώ. Οι άνθρωποι που θα αναθεωρήσουν την αναφορά σας ενδέχεται να μην έχουν το χρόνο, την επιθυμία ή την ικανότητα να αξιολογήσουν όλα τα δεδομένα και την έρευνα που είναι πίσω από αυτό. Σε κάθε περίπτωση, έχουν τις δικές τους δουλειές να κάνουν. Η έκθεσή σας τους δίνει αυτά που πρέπει να γνωρίζουν.
Διευκρινίζω. Εάν 10 άτομα διαβάσουν και αναθεωρήσουν όλα τα δεδομένα και τα αποτελέσματα της έρευνας που συγκεντρώσατε, θα έφταναν σε διάφορα διαφορετικά συμπεράσματα. Η αναφορά σας διασφαλίζει ότι όλοι λειτουργούν από το ίδιο πλεονέκτημα, επειδή τους δίνετε όλα τα ίδια δεδομένα.
Πείθω. Ας υποθέσουμε ότι η εταιρεία σας θέλει να πείσει τους επενδυτές να επενδύσουν κεφάλαια για να χρηματοδοτήσουν μια νέα ιδέα. Η αναφορά σας θα συμπεριληφθεί στο επιχειρηματικό σχέδιο που θα μοιραστεί με τους επενδυτές. Άλλοι συνεργάτες θα συντάξουν τη δήλωση κερδών και ζημιών της εταιρείας και άλλες εκθέσεις οικονομικής κατάστασης, αλλά η έκθεσή σας θα είναι μια προβολή πωλήσεων που θα περιγράφει τις θέσεις όπου η εταιρεία πιστεύει ότι οι αναξιοποίητες αγορές είναι και οι πωλήσεις που θα μπορούσαν να αποφέρουν. Οι οικονομικές καταστάσεις είναι σημαντικές, αλλά η έκθεσή σας είναι εκείνη που θα μπορούσε να πείσει τους επενδυτές στο φράχτη να έρθουν στο πλοίο ή όχι.
Αποδείξτε ένα σημείο. Οι επιχειρηματικές αναφορές χρησιμοποιούνται συχνά όταν πρέπει να ληφθούν δύσκολες αποφάσεις, όπως για παράδειγμα το ενδεχόμενο μείωσης του μεγέθους, η οποία μπορεί να συνεπάγεται απολύσεις. Κανείς δεν θέλει να πάει προς αυτή την κατεύθυνση, αλλά όταν η έκθεση βρίσκεται μπροστά τους, δείχνοντας τη σταθερή μείωση των κερδών σε σύγκριση με τις δαπάνες όπως οι μισθοί, είναι σαφές τι πρέπει να γίνει. Ή, από τη θετική πλευρά, οι αναφορές μπορούν να δείξουν αν η εταιρεία είναι σε θέση να επεκταθεί σε συναρπαστικές νέες κατευθύνσεις.
Λυνω ενα ΠΡΟΒΛΗΜΑ. Έχετε συναντήσεις όπου οι συζητήσεις για ένα πρόβλημα πηγαίνουν γύρω και γύρω, χωρίς να φτάσετε σε μια βιώσιμη λύση. Ωστόσο, εάν μοιράζεστε τις αναφορές σας στην μεγάλη οθόνη προβολής, όλοι κοιτάζουν το ίδιο θέμα ταυτόχρονα. Η προβολή ενός απλού εγγράφου, με πίνακες και γραφήματα που δείχνουν πού βρίσκεται πραγματικά η κατάσταση, επιτρέπει σε όλους να αναλύσουν το ίδιο υλικό μαζί και να φθάσουν μαζί σε μια λύση.
Τύποι επιχειρηματικών εκθέσεων
Υπάρχει ένας άπειρος αριθμός επιχειρηματικών αναφορών που μπορούν να γραφτούν, ειδικά επειδή μπορείτε επίσης να γράψετε τη δική σας προσαρμοσμένη αναφορά και να την ορίσετε όπως θέλετε. Γενικά, ωστόσο, οι επιχειρηματικές αναφορές χωρίζονται σε τέσσερις κατηγορίες: επεξηγηματικές, αναλυτικές, προόδους και νομικές. Φυσικά, μπορούν και αλληλεπικαλύπτονται. Μια έκθεση προόδου, για παράδειγμα, θα μπορούσε να είναι και επεξηγηματική. Αλλά πρωταρχικός σκοπός του είναι να δώσει μια ενημέρωση σχετικά με μια κατάσταση.
Επεξηγηματικές εκθέσεις. Ορισμένες επιχειρηματικές αναφορές είναι γραμμένες για να εξηγήσουν μια κατάσταση ή ένα θέμα έτσι ώστε όλοι να το καταλάβουν. Μπορείτε να γράψετε μια επεξηγηματική έκθεση για να εξηγήσετε την έρευνα που έχετε αναλάβει, για παράδειγμα. Εάν παρουσιάσετε μόνο έναν πίνακα που παρουσιάζει τα αποτελέσματα της έρευνάς σας, φυσικά θα πλημμυρίσετε με ερωτήσεις σχετικά με τον λόγο της έρευνας, τη μεθοδολογία σας, τα μεγέθη δειγμάτων και άλλα. Επομένως, αντί για έναν πίνακα αποτελεσμάτων, θα πρέπει να ξεκινήσετε με μια σύντομη αναγραφή του λόγου για τον οποίο διεξήγατε την έρευνα και του τρόπου με τον οποίο προχωρήσατε, όπως η χρήση τηλεφωνικών ή ταχυδρομικών ερευνών, η παρακολούθηση δεδομένων σε μια χρονική περίοδο ή οποιουδήποτε και αν ήταν η μεθοδολογία σας. Στη συνέχεια, εξηγείτε τα αποτελέσματα της έρευνάς σας χρησιμοποιώντας πίνακα, διάγραμμα ή άλλη μέθοδο που καθιστά τα αποτελέσματα σαφή. Στη συνέχεια, συνοψίζετε τα συμπεράσματα σε λίγες προτάσεις.
Αναλυτικές αναφορές . Αυτός ο τύπος αναφοράς παρέχει ανάλυση, ίσως με τη σύγκριση δύο καταστάσεων ή δυνατοτήτων. Αντί να εξηγεί μόνο, μια αναλυτική έκθεση κάνει τουλάχιστον κάποια ανάλυση των ευρημάτων για τον αναγνώστη. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα γραφικά στην αναλυτική αναφορά σας για να δείξετε τα σημεία σας, όπως διαγράμματα ή πίνακες δεδομένων.
Αναφορές προόδου. Όπως οι σχολικές κάρτες, οι εκθέσεις προόδου δείχνουν πώς συμβαίνουν τα πράγματα τώρα. Δεν βασίζονται σε βουνά έρευνας ή ανάλυσης. Είναι μια ενημέρωση για τους ανθρώπους που χρειάζονται ένα. Οι ετήσιες εκθέσεις, οι οικονομικές καταστάσεις όπως οι καταστάσεις αποτελεσμάτων και άλλες αναφορές που είναι στιγμιότυπα ενός χρονικού σημείου είναι εκθέσεις προόδου.
Νομικές εκθέσεις. Οποιαδήποτε έκθεση που η εταιρεία υποχρεούται από το νόμο να καταρτίζει και να δημοσιεύει, αρχειοθετεί ή αποστέλλει σε άλλη οντότητα είναι ένας τύπος νομικής αναφοράς. Επίσης, μερικές φορές συμπληρώνονται νομικές εκθέσεις για την προστασία της εταιρείας από πιθανές αγωγές ή άλλα νομικά προβλήματα. Εάν μια αναφορά συντάσσεται για φορολογικούς σκοπούς ή απαιτείται από την Επιτροπή Κεφαλαιαγοράς, ένα δικαστήριο ή άλλη επίσημη οντότητα, ανήκει στη νομική κατηγορία.
Παράδειγμα για τη σύνταξη κοινών αναφορών
Σύμφωνα με το ηλεκτρονικό εργαστήριο γραφής του Πανεπιστημίου Purdue (OWL), οι περισσότερες εκθέσεις επιχειρήσεων δεν έχουν καθολική μορφή. Ελέγξτε αν η εταιρεία σας έχει μια προτιμώμενη μορφή για την αναφορά που γράφετε. Αν όχι, είστε ελεύθεροι να το συνθέσετε με οποιοδήποτε τρόπο θεωρείτε κατάλληλο. Ωστόσο, το OWL έχει προτάσεις που μπορούν να σας βοηθήσουν να βεβαιωθείτε ότι καλύπτετε όλες τις βάσεις και γράφοντας την καλύτερη αναφορά που μπορείτε.
- Κρατήστε το σύντομο.
- Γνωρίστε το κοινό σας και γράψτε σε αυτούς.
- Χρησιμοποιήστε επικεφαλίδες και επισημάνετε σημαντικά σημεία.
- Βάλτε πρώτα τα σημαντικότερα ευρήματα, επιχειρήματα ή σημεία.
- Αποφασίστε αν θα συμπεριλάβετε τα συμπεράσματά σας ή θα τα αφήσετε στους αναγνώστες.
Το περιεχόμενο της αναφοράς σας θα διαφέρει ανάλογα με το σκοπό και το ακροατήριό της. Για μια εσωτερική αναφορά, το κοινό γνωρίζει ήδη την εταιρεία, οπότε δεν χρειάζεται να τις συμπληρώσετε σε αυτές τις λεπτομέρειες. Μια δημόσια αναφορά, ωστόσο, ή μία με πολλαπλά ακροατήρια, θα επωφεληθεί από κάποιες βασικές πληροφορίες για την εταιρεία.
Σελίδα τίτλου / τίτλου. Κάθε αναφορά χρειάζεται έναν σαφή τίτλο που εξηγεί τι θα αποκαλύψει. Αυτό δεν είναι το μέρος για να είσαι έξυπνος. η διαφάνεια είναι το κλειδί. Για μια σύντομη ή άτυπη αναφορά, θα γίνει ένας απλός τίτλος στο επάνω μέρος της σελίδας, ακολουθούμενος από τις ημερομηνίες, αν υπάρχει. Για παράδειγμα:
Σύνοψη Εισοδημάτων και Εξόδων, Πρώτο Τρίμηνο 2018
Οι επίσημες αναφορές χρειάζονται μια σελίδα τίτλου που περιλαμβάνει τον τίτλο, την ημερομηνία και τον δημιουργό, για παράδειγμα:
Σύνοψη Εισοδήματος και Έξοδα
Πρώτο Τρίμηνο 2018
Ετοιμάζεται από
(το όνομα σου)
Αν η αναφορά έχει προετοιμαστεί για ένα συγκεκριμένο άτομο ή ομάδα, προσθέστε το όνομα μετά το όνομά σας, για παράδειγμα:
Για
XYZ Company, Inc.
Εισαγωγή. Ξεκινήστε με ένα σύντομο ιστορικό ή σχετικές πληροφορίες σχετικά με την εταιρεία, αν νομίζετε ότι είναι απαραίτητο. Στη συνέχεια, εξηγήστε εν συντομία γιατί προετοιμάστηκε αυτή η έκθεση. Εάν η έκθεση παρουσιάζει ερευνητικά ευρήματα, εξηγήστε συνοπτικά τη μεθοδολογία της έρευνας. Για μια σύντομη έκθεση, αυτό πρέπει να είναι μερικές προτάσεις. Μια επίσημη αναφορά μπορεί να περιλαμβάνει μια ολόκληρη σελίδα. Ορισμένες επίσημες αναφορές αρχίζουν με μια σύνοψη που παρέχει μια επισκόπηση ή μια σύνοψη της έκθεσης, έτσι ώστε, αν αυτό είναι όλο που κάποιος διαβάζει, θα καταλάβουν ακόμα την αναφορά.
Πίνακας περιεχομένων. Σε μια μακρά αναφορά, τμήματα καταλόγων και οπτικά με αριθμούς σελίδων.
Σώμα της έκθεσης. Εδώ βάζετε τα δεδομένα σας, τις βασικές ή πιο κρίσιμες πληροφορίες της αναφοράς σας. Συμπεριλάβετε γραφικά όπως γραφήματα, διαγράμματα, πίνακες ή γραφήματα αντί για κείμενο μόνο. Οι οπτικές εικόνες δείχνουν στους ανθρώπους τι θέλετε να γνωρίζουν και είναι αλληλεπιδραστικές, πράγμα που κρατά την προσοχή των αναγνωστών σας. Οι πίνακες, τα γραφήματα και άλλα οπτικά τεκμηριωμένα έγγραφα είναι η «απόδειξη» αυτού που αναφέρετε. Αρχίστε πάντα με τα πιο σημαντικά δεδομένα πρώτα.
Αποτελέσματα. Αυτή η ενότητα είναι προαιρετική και εξαρτάται από τους αναγνώστες σας.Θέλετε να τους πείτε πώς να ερμηνεύσετε τα αποτελέσματα ή να αφήσετε την αναφορά να μιλήσει από μόνη της; ****
Συμπεράσματα. Οι επίσημες εκθέσεις χρειάζονται ένα τέλος που συνοψίζει τα αποτελέσματα, είτε ήταν αναμενόμενα είτε ήταν έκπληξη, και πώς θα επηρεάσουν τις μελλοντικές αποφάσεις.
Εξαιρέσεις. Οι ετήσιες και οι τριμηνιαίες εκθέσεις είναι παραδείγματα που μπορεί να είναι πιο δημιουργικά. Ιδιαίτερα, εάν η επιχείρηση απευθύνεται στο ευρύ κοινό, όπως η ετήσια ή τριμηνιαία έκθεση ενός νοσοκομείου, οι ενημερώσεις μπορεί να ειπωθούν καλύτερα μέσω συναρπαστικών ιστοριών για σωζόμενες ζωές ή εργαζομένων που εκτελούν τεχνικές τελευταίας τεχνολογίας. Επίσης, οι επιχειρήσεις μπορούν να συσχετίζουν την πρόοδό τους με αυτόν τον τρόπο, με συνεντεύξεις με τους εργαζόμενους που πραγματοποιούν έρευνα αιχμής ή επινοώντας νέα συναρπαστικά προϊόντα.
Στο τέλος, πώς γράφετε την αναφορά σας εξαρτάται από εσάς. Απλά κρατήστε το σύντομο, κρατήστε το ακροατήριό σας στο μυαλό σας και συμπεριλάβετε πληροφορίες που σαφώς μεταφέρουν το μήνυμά σας. Χωρίς ιδρώτα. Θα το έχετε στο γραφείο του προϊσταμένου σας σε λίγο χρόνο.
