Οι επιχειρηματικές αναφορές αφορούν στη μεταφορά πληροφοριών. Όχι μόνο πληροφορίες, αλλά βασικές πληροφορίες όπως τα γεγονότα, οι αριθμοί και η ανάλυση μιας κατάστασης. Το όλο θέμα των εκθέσεων είναι να δοθεί σε μια επιχείρηση οι πληροφορίες που χρειάζονται για τη λήψη σημαντικών αποφάσεων και το σχεδιασμό για το μέλλον. Οι επιχειρήσεις μπορούν να ετοιμάζουν προϋπολογισμούς, επιχειρηματικά σχέδια, να λαμβάνουν αποφάσεις διαφήμισης και πολύ περισσότερο να βασίζονται στις πληροφορίες σε μια έκθεση. Όταν πρόκειται για διαφορετικές επιχειρηματικές αναφορές, η μορφοποίηση είναι κρίσιμη για να γίνει η έκθεση άμεσα αναγνωρίσιμη και γρήγορη και εύκολη στην ανάγνωσή της χωρίς να χάνουμε τις πιο σημαντικές πληροφορίες.
Αναλυτικές αναφορές
Οι αναλυτικές αναφορές είναι απαραίτητες όταν μια εταιρεία βρίσκεται στην αιχμή της λήψης κρίσιμων αποφάσεων. Σε τέτοιες περιπτώσεις, η ηγεσία χρειάζεται μια ανάλυση της κατάστασης της εταιρείας. Μια αναλυτική αναφορά θα παρουσιάσει σχετικά δεδομένα με εξηγήσεις και θα ολοκληρώσει ακόμη και το status quo. Για παράδειγμα, στην περίπτωση μιας τριμηνιαίας ανάλυσης λειτουργιών, η έκθεση θα περιλαμβάνει τις ενέργειες της εκτελεστικής ομάδας, τα έσοδα από τις πωλήσεις και τα καθαρά κέρδη ή ζημίες κατά τη διάρκεια του τριμήνου. Οι κανονικές επιχειρηματικές λειτουργίες που πραγματοποιήθηκαν κατά τη διάρκεια του συγκεκριμένου τριμήνου αναλύονται και εξηγούνται στην αναλυτική έκθεση, βοηθώντας την επιχείρηση να κάνει σωστές αποφάσεις προς τα εμπρός.
Ενημερωτικές εκθέσεις
Οι ενημερωτικές εκθέσεις παρουσιάζουν μη προκατειλημμένα γεγονότα χωρίς να υποθέτουμε να εξηγήσουμε τα "whys" και "what ifs" της κατάστασης. Εάν χρειάζεστε αντικειμενικές πληροφορίες για κάτι, τότε ζητάτε μια ενημερωτική έκθεση. Εάν θέλετε να μάθετε για τη δομή μιας επιχείρησης, όπως ο αριθμός των εργαζομένων, τα τμήματα στα οποία εργάζονται και ο ρόλος που διαδραματίζει κάθε εργαζόμενος στην οργάνωση, τότε απαιτείται μια ενημερωτική έκθεση. Οι αναφορές επισκέψεων ιστότοπου, οι αναφορές σχολίων ανατροφοδότησης και η γρήγορη ενημέρωση που γράφετε σε έναν επικεφαλής τμήματος εμπίπτουν στην κατηγορία της ενημερωτικής έκθεσης.
Οι πληροφορίες μπορούν να παρουσιαστούν με χιλιάδες τρόπους, όπως έναν πίνακα με ονόματα εργαζομένων, μισθούς κ.ο.κ., ένα γράφημα ή ένα διάγραμμα πίτας. Μπορεί επίσης να θέλετε μια ενημερωτική έκθεση που να αναφέρει λεπτομερώς τις δαπάνες της εταιρείας σε διαφορετικά τμήματα και να καλύπτει διαφορετικά χρονικά πλαίσια. Η αναφορά πληροφοριών αντιπροσωπεύει τυπικά ένα δομικό στοιχείο που πηγαίνει στη δημιουργία των άλλων πιο σύνθετων τύπων αναφορών, όπως οι αναλυτικές και ερευνητικές αναφορές.
Ερευνητικές εκθέσεις
Οι εκθέσεις έρευνας είναι οι πιο ολοκληρωμένοι τύποι εκθέσεων. Απαιτούνται συνήθως όταν μια εταιρεία σχεδιάζει να βγεί σε νέα εδάφη, όπως να προσφέρει ένα νέο προϊόν ή να εισέλθει σε μια νέα γεωγραφική περιοχή. Μια ερευνητική έκθεση περιλαμβάνει τη δημοσίευση ενός θέματος σε μια ομάδα ερευνητών ή ειδικών και ζητώντας τους όλες τις σχετικές λεπτομέρειες και στατιστικά στοιχεία που συλλέγονται από μια ενημερωτική έκθεση, ακολουθούμενη από μια εις βάθος ανάλυση της κατάστασης που βρίσκεται σε μια αναλυτική έκθεση. Η έκθεση της έρευνας θα περιλαμβάνει τα συμπεράσματά τους σχετικά με το θέμα υπό το πρίσμα των διαθέσιμων στοιχείων καθώς και ορισμένων εναλλακτικών λύσεων. Όπως μπορείτε να δείτε, μια έκθεση έρευνας είναι ένα είδος υβριδίου μεταξύ αναλυτικής και ενημερωτικής έκθεσης. Σκοπός του είναι να βοηθήσει τα στελέχη να λαμβάνουν σημαντικές αποφάσεις. Ως εκ τούτου, οι εκθέσεις έρευνας είναι ο πιο σύνθετος και χρονοβόρος τύπος επιχειρηματικών εκθέσεων για προετοιμασία.
