Οι τυποποιημένες διαδικασίες λειτουργίας (SOP) είναι ένας δημοφιλής τρόπος παροχής συνεκτικής καθοδήγησης στους υπαλλήλους ενός οργανισμού. Στην ιδανική περίπτωση, αν πιάσετε κάποιον από το δρόμο, αυτό το άτομο θα πρέπει να είναι σε θέση να ολοκληρώσει την εργασία χωρίς τίποτα άλλο από ένα SOP και τα απαιτούμενα εργαλεία. Ένα βασικό σημείο εκκίνησης κάθε χαρτοφυλακίου SOP είναι η δημιουργία ενός προτύπου SOP για συνέπεια. Δεν χρειάζεστε κανένα φανταχτερό λογισμικό ή δεξιότητες. απλά πρέπει να ισορροπήσετε τα απαιτούμενα στοιχεία και τι θέλετε να μοιάζει με το πρότυπο.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Υπολογιστή
-
Λογισμικό επεξεργασίας κειμένου
Ανοίξτε ένα νέο έγγραφο επεξεργασίας κειμένου. Αποθηκεύστε το αρχείο με το όνομα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για το πρότυπό σας SOP και την ημερομηνία για τον έλεγχο έκδοσης. Για παράδειγμα: "YourCompanyName_SOP_Template_01-16-2010".
Εισάγετε έναν πίνακα στην κεφαλίδα. Ο αριθμός των γραμμών και των στηλών σε αυτόν τον πίνακα εξαρτάται από εσάς. λάβετε υπόψη ότι θα χρειαστείτε τουλάχιστον ένα κελί για τον αριθμό SOP, τον τίτλο και την έγκριση ή την ημερομηνία έναρξης ισχύος του εγγράφου. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ένα κελί για τον αριθμό σελίδας και το λογότυπο ή το όνομα της εταιρείας, αν θέλετε. Το ωραίο πράγμα για τον πίνακα στην κεφαλίδα είναι ότι θα επαναληφθεί σε όλο το έγγραφο καθώς προσθέτετε σελίδες.
Τοποθετήστε ένα μεγάλο τραπέζι στην πρώτη σελίδα του εγγράφου. Αυτός ο πίνακας θα περιέχει τον αριθμό SOP και τον τίτλο σας στην κορυφή, ακολουθούμενο από κελιά για υπογραφές βασικού προσωπικού, όπως ο συντάκτης του εγγράφου και η έγκριση των υπαλλήλων, με τα ονόματα, τους τίτλους και τις ημερομηνίες που έχουν υπογραφεί. Πληκτρολογήστε τις επικεφαλίδες για κάθε κελί, όπως "Τίτλος SOP" για το επάνω κελί, "SOP Author" για το επόμενο κελί και "Approval QA" για τον κατάλληλο αριθμό κυψελών.
Δημιουργήστε τμήματα για την εισαγωγή, τις ευθύνες, τα υλικά και τον εξοπλισμό (κατά περίπτωση) και τη διαδικασία. Άλλα τμήματα ενδέχεται να περιλαμβάνουν γλωσσάρια των συντομογραφιών, όρων ή προϊόντων. Δεδομένου ότι πρόκειται για πρότυπο, ίσως θελήσετε να συμπεριλάβετε μια πρόταση ή δύο που θα περιγράφουν τι αναμένεται για κάθε ενότητα εάν σκοπεύετε να έχετε πολλαπλούς συντάκτες SOP.
Μορφοποιήστε τις ενότητες. Ένας από τους πιο συνηθισμένους τρόπους παρουσίασης των τμημάτων SOP είναι η εκκίνηση ενός γράμματος, αρίθμησης ή συνδυασμού για κάθε τμήμα. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε κουκκίδες και παύλες. Θυμηθείτε όμως, είναι ευκολότερο όταν αναφέρεται ή αναθεωρείται το SOPs να δείχνει σε μια ενότητα με το γράμμα / αριθμό.Δείξτε πώς θα εμφανίζεται η μορφή αλληλουχίας για κάθε επόμενη γραμμή σε μια ενότητα, όπως "A, B, C". "1, 2, 3". ή "Α1, Α2, Α3, Β1, Β2, Β3."
Τοποθετήστε άλλα δύο τραπέζια στο τέλος του προτύπου. Ένας από τους πίνακες θα πρέπει να είναι για την καταχώρηση εξωτερικών αναφορών ή για παραρτήματα και φόρμες που μπορείτε να επισυνάψετε στη SOP για αλλαγές έκδοσης. Ο άλλος πίνακας μπορεί να είναι για την τεκμηρίωση του ιστορικού εκδόσεων της SOP και για οποιονδήποτε λόγο αλλαγής. Αυτοί οι πίνακες μπορούν να συνεχίσουν να χρησιμοποιούν τη μορφή αρίθμησης / γραμματοσειράς που χρησιμοποιεί το υπόλοιπο πρότυπο.
Αποθηκεύστε το έγγραφο ως αρχείο προτύπου μόνο για ανάγνωση. Αυτό θα σας βοηθήσει να διατηρήσετε το πρότυπο σας να αντικατασταθεί τυχαία, αναγκάζοντας τον χρήστη να αποθηκεύσει το έγγραφο με διαφορετικό όνομα αν αλλάξει.
Συμβουλές
-
Διατηρήστε ένα αντίγραφο ασφαλείας του προτύπου σας.
