Οι λίστες ελέγχου διαχείρισης έργων είναι σημαντικά εργαλεία που μπορούν να σας βοηθήσουν να ξεκινήσετε, να διαχειριστείτε και να εκτελέσετε επιτυχώς τα έργα. Μερικοί άνθρωποι προτιμούν να χρησιμοποιούν έτοιμα πρότυπα διαχείρισης έργων για τη διαχείριση έργων. Ενώ αυτό θα μπορούσε να είναι μια καλή αρχή, είναι μόνο ένα πρώτο βήμα. Μια καλή λίστα ελέγχου διαχείρισης έργων θα σας βοηθήσει να μείνετε εστιασμένοι και βεβαιωθείτε ότι δεν ξεχνάτε τα βήματα κατά τη διάρκεια των διαφόρων σταδίων διαχείρισης του έργου. Για να γράψετε μια επιτυχή λίστα ελέγχου διαχείρισης έργου, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχετε κάνει την εργασία σας μπροστά από το χρόνο και να εισαγάγετε όλες τις σχετικές πληροφορίες στη λίστα ελέγχου. Αφού δημιουργήσετε λίγους καταλόγους ελέγχου έργου, θα μπορείτε να δημιουργήσετε το δικό σας πρότυπο λίστας ελέγχου διαχείρισης έργου για να το χρησιμοποιήσετε σε μελλοντικά έργα.
Δημιουργήστε τμήματα στη λίστα ελέγχου διαχείρισης έργου. Η δημιουργία της λίστας ελέγχου σε ενότητες θα σας βοηθήσει να περιγράψετε τι πρέπει να γίνει.
Σύνταξη προπαρασκευαστικών ενεργειών που πρέπει να γίνουν προτού αρχίσετε να εργάζεστε στο έργο σας. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν την εξεύρεση πόρων ή μια ομάδα υπαλλήλων, τον καθορισμό του πεδίου εφαρμογής του έργου σας, την έγκριση από ανώτερα στελέχη ή την απόκτηση προϋπολογισμού για το έργο. Συμπεριλάβετε όλα τα βήματα που πρέπει να γίνουν πριν ξεκινήσει κανείς το έργο.
Ορίστε το έργο σας. Κάνετε αυτό δημιουργώντας μια λίστα ελέγχου που καθορίζει λεπτομερώς το πλήρες πεδίο εφαρμογής του έργου.
Ορίστε τις εργασίες που θέλετε να κάνετε από κάθε μέλος της ομάδας. Προκειμένου να γίνει αυτό, πιθανότατα θα χρειαστεί να αρχίσετε από την αρχή με όλες τις εργασίες που αναφέρονται και στη συνέχεια να αποφασίσετε ποιος πρέπει να δοθεί κάθε έργο. Αναλύστε κάθε εργασία σε υπο-εργασίες, ανάλογα με το πόσο λεπτομερείς είναι.
Διαχωρίστε τις εργασίες σε ενότητες με συναφείς εργασίες και, στη συνέχεια, δημιουργήστε μια λίστα ελέγχου για κάθε τύπο εργασίας. Κάθε τμήμα σχετικών εργασιών πρέπει να έχει τον δικό του κατάλογο ελέγχου.
Ρυθμίστε μια λίστα ελέγχου για να επιβλέπει την πρόοδο, ώστε να μπορείτε να μετρήσετε την πρόοδο. Αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνει μέτρα όπως η διεξαγωγή συνεδριάσεων, η υποβολή εκθέσεων και η επισκόπηση της προόδου.
Γράψτε μια λίστα για την παράδοση και ολοκλήρωση του έργου. Αυτό περιλαμβάνει βήματα όπως η τελική αξιολόγηση ποιότητας, η διαδικασία τελικής εξέτασης, η ενημέρωση των πελατών κ.λπ.
Συμβουλές
-
Είναι καλύτερο να ακολουθήσετε ένα μάθημα διαχείρισης έργων για να μάθετε πώς να διαχειρίζεστε καλύτερα τα έργα και να χρησιμοποιείτε λίστες ελέγχου έργων.
