Η αποτελεσματική παραγωγή προϊόντων υψηλής ποιότητας με κέρδος και η παραμονή τους εντός των ορίων των νόμων και των κανονισμών απαιτεί συνέπεια στις πράξεις. Πολλές εταιρείες βοηθούν τον εαυτό τους θεσπίζοντας πρότυπες λειτουργικές διαδικασίες ή SOP, οι οποίες παρέχουν βήμα προς βήμα οδηγίες για την εφαρμογή σημαντικών διαδικασιών. Τα SOP βοηθούν στην εξασφάλιση της ακρίβειας και του ποιοτικού ελέγχου. Χρησιμοποιούνται σε μια ποικιλία εταιρειών και οργανισμών, ειδικά στην κυβέρνηση, την κατασκευή, την έρευνα και την ανάπτυξη, τα εργαστήρια και τον ακαδημαϊκό κόσμο. Επειδή οι μεμονωμένες μονάδες εντός των εταιρειών έχουν πολλές διαδικασίες, χρειάζονται διαφορετικά SOP. Επομένως, είναι χρήσιμο να παρέχετε στους επικεφαλής κάθε μονάδας ένα πρότυπο SOP, το οποίο προσφέρει ένα σημείο εκκίνησης για να γράψουν τις δικές τους διαδικασίες και τα εγχειρίδια SOP. Τα πρότυπα SOP παρέχουν όλα τα σημαντικά συστατικά που χρειάζεται κάθε διαδικασία.
Οδηγός συγγραφέων SOP για να καθορίσει τι είδους διαδικασία πρέπει να γραφτεί. Το πρότυπο πρέπει να τους παρέχει ένα εύκολο εργαλείο λήψης αποφάσεων με βάση τον αριθμό των αποφάσεων που πρέπει να λαμβάνουν οι εργαζόμενοι για τη διεξαγωγή των διαδικασιών. Συμβουλέψτε ότι οι διαδικασίες ρουτίνας που είναι σύντομες απαιτούν μόνο από τον εργαζόμενο να κάνει μερικές κρίσεις και μπορεί να γραφτεί σε μια απλή μορφή βημάτων. Παραδείγματος χάριν: Να A, τότε B και στη συνέχεια C. Σημειώστε ότι οι χρονοβόρες διαδικασίες που απαιτούν λίγες αποφάσεις μπορούν να χρησιμοποιήσουν μια ιεραρχική μορφή βημάτων, λέγοντας στον εργαζόμενο με ποια σειρά πρέπει να προχωρήσει η διαδικασία και συχνά περιλαμβάνουν υποσημειώσεις που πρέπει να εκτελεστούν για να ολοκληρώσουν ολόκληρη την εργασία. Προσφέρετε παραδείγματα διαγραμμάτων ροής ή infographics για να περιγράψετε διαδικασίες που είναι περίπλοκες, χρονοβόρες και απαιτούν πολλαπλές αποφάσεις. Για παράδειγμα: Κάνετε A. Εάν "κανονική", κάνετε B, C και D. Εάν "μη φυσιολογική", επαναλάβετε A για να επιβεβαιώσετε και στη συνέχεια να κάνετε E, F και G.
Περιγράψτε τα παξιμάδια και τα μπουλόνια της γραφής κάθε διαδικασίας. Για παράδειγμα, κάθε διαδικασία πρέπει να έχει τίτλο, σκοπό, πεδίο εφαρμογής και τις μεθόδους και τις ευθύνες για τη διεξαγωγή της διαδικασίας. Ενθαρρύνετε ή ζητήστε από τους συγγραφείς SOP να χρησιμοποιούν μια ομοιόμορφη σύμβαση ονομασίας για τις διαδικασίες τιτλοποίησης. Ενημερώστε τους για να καθορίσετε το πεδίο εφαρμογής της διαδικασίας, όπως ποιος εφαρμόζεται η διαδικασία, πότε και υπό ποιες συνθήκες. Μπορείτε επίσης να περιγράψετε πότε να μην χρησιμοποιήσετε κάθε διαδικασία. Στην ενότητα μεθόδων και ευθυνών, παρέχετε ένα βήμα προς βήμα πρωτόκολλο για την εκτέλεση μιας διαδικασίας. Το πρότυπο πρέπει να παρέχει απλές, σύντομες φράσεις με ρήματα δράσης.
Παρέχετε ορισμούς και απαιτήσεις πόρων. Κάθε διαδικασία θα πρέπει να έχει ένα τμήμα που να ορίζει τους όρους που χρησιμοποιούνται στο έγγραφο και να εξηγεί τυχόν ακρωνύμια. Επιπλέον, πρέπει να ενημερώνει τους υπαλλήλους σχετικά με τα έγγραφα, τον εξοπλισμό ή άλλο υλικό που θα χρειαστεί για τη διεξαγωγή της διαδικασίας. Αναφέρετε τυχόν άλλες σχετικές διαδικασίες που οι εργοδότες πρέπει είτε να εκτελούν εκ των προτέρων είτε πρέπει να γνωρίζουν για την ολοκλήρωση της εργασίας. Μην ξεχνάτε άλλα σημαντικά στοιχεία που πρέπει να έχει το πρότυπο. Αυτά περιλαμβάνουν την ημερομηνία έναρξης ισχύος της διαδικασίας και την τελευταία ημερομηνία της αναθεώρησης της διαδικασίας.
Συμβουλές
-
Ανάλογα με την επιχείρησή σας, μπορεί επίσης να είναι σημαντικό να ορίσετε ένα επίπεδο ασφαλείας στο SOP για να διευκρινίσετε ποιο επίπεδο εξουσιοδότησης απαιτείται για τη διεξαγωγή της διαδικασίας. Χρησιμοποιήστε το πρότυπο για να περιγράψετε επίσης τις συνθήκες κάτω από τις οποίες ο εργαζόμενος μπορεί να εκτελέσει με ασφάλεια την διαδικασία με ασφάλεια.
Προειδοποίηση
Να συμπεριλαμβάνετε πάντα τις οδηγίες για την υγεία και την ασφάλεια ή τις κανονιστικές παραβιάσεις όπου χρειάζεται. Προσθέστε μια θέση στο πρότυπο και χρησιμοποιήστε μεθόδους για να δώσετε έμφαση σε σημαντικές προειδοποιήσεις, όπως το boldface ή το side-boxing αυτά τα μηνύματα. Περιγράψτε τι θα συνέβαινε εάν η διαδικασία δεν ακολουθείται ή ακολουθείται εσφαλμένα, είτε αυτό έχει ως αποτέλεσμα τραυματισμό, απώλεια ζωής, ζημιά στον εξοπλισμό, ελαττωματικά προϊόντα, πρόστιμα, διαφορές ή κλείσιμο επιχειρήσεων.
