Ένα σχέδιο έργου είναι ένα έγγραφο που χρησιμοποιείται από τους διαχειριστές του έργου για τον καθορισμό στόχων, στρατηγικών, δράσεων, πόρων και εργασιών για ένα συγκεκριμένο έργο. Ολοκληρώθηκε αφού η διαδικασία σχεδιασμού έχει ορίσει το όραμα και τη στρατηγική του έργου. Αφού ολοκληρωθούν, οι περιγραφές των συγκεκριμένων στοιχείων του σχεδίου πρέπει να επιτρέπουν στην ομάδα να ολοκληρώσει το έργο εντός του χρονοδιαγράμματος ενώ εκπληρώνει τους στόχους απόδοσης και κόστους. Μόλις δημιουργηθεί μια μορφή για το σχεδιασμό του έργου, μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως δείγμα για μελλοντικά έγγραφα σχεδιασμού.
Καθορίστε το πεδίο εφαρμογής του έργου. Παρέχετε μια σύντομη περιγραφή του έργου και των στόχων του, συμπεριλαμβανομένης σύντομης δήλωσης σχετικά με το χρόνο και το κόστος.
Δημιουργήστε μια δομή κατανομής εργασιών. Αυτό το μέρος του σχεδίου διαιρεί το έργο σε διαχειρίσιμα μέρη και επιτρέπει την ανάθεση και τον έλεγχο συγκεκριμένων αντικειμένων.
Αναπτύξτε ένα χρονοδιάγραμμα έργου. Προσδιορίστε τα βασικά ορόσημα και λεπτομέρειες για την ολοκλήρωση. Στη συνέχεια, με βάση τα προγραμματισμένα στοιχεία, δημιουργήστε έναν προϋπολογισμό για την εκτίμηση του κόστους κατά τη διάρκεια του έργου καθώς και το κόστος για κάθε συγκεκριμένη φάση του έργου.
Εκτελέστε μια ανάλυση κινδύνου, η οποία περιλαμβάνει μια επισκόπηση των πιθανών κινδύνων και τον τρόπο με τον οποίο η ομάδα σχεδιάζει να αντιμετωπίσει κάθε κίνδυνο. Η ολοκλήρωση αυτού του τμήματος του σχεδίου έργου φέρνει τους κινδύνους στο προσκήνιο και επιτρέπει στα μέλη της ομάδας να διαχειρίζονται τους κινδύνους με πιο προορατικό τρόπο.
Προσδιορίστε τα σχέδια για εξωτερική ανάθεση. Εάν προγραμματίζεται η εξωτερική ανάθεση για οποιαδήποτε τμήματα του έργου, είναι χρήσιμο να αναπτυχθεί ένα σχέδιο διεπαφής, ένα σχέδιο εξουσιοδότησης εργασίας και ένα σχέδιο προμήθειας. Το σχέδιο διασύνδεσης διευκρινίζει τον τρόπο με τον οποίο θα χρησιμοποιηθούν οι εξωτερικές συνδέσεις στο έργο, ενώ το σχέδιο εξουσιοδότησης εργασίας διευκρινίζει τη διαδικασία έγκρισης, απελευθέρωσης και ολοκλήρωσης εργασιών. Το σχέδιο προμηθειών αφορά ειδικά τα αγαθά και τις υπηρεσίες και τις λεπτομέρειες σχετικά με το πότε πρέπει να ζητηθεί και να εφαρμοστεί η χρήση τους στο πλαίσιο του έργου.
Γράψτε ένα σχέδιο διαχείρισης ενδιαφερομένων για να περιγράψετε τον τρόπο διαχείρισης της κάθε ομάδας ή μέλους της ομάδας, συμπεριλαμβανομένων των προγραμμάτων επικοινωνίας και προληπτικού προγραμματισμού. Τα μεμονωμένα μέλη της ομάδας ή οι δεξιότητες που απαιτούνται για την επίτευξη του σχεδίου των ενδιαφερομένων θα πρέπει στη συνέχεια να αναλυθούν σε ξεχωριστό κατάλογο ανθρωπίνων πόρων.
Συμβουλές
-
Τα σχέδια έργων μπορούν να επεκταθούν ή να ελαχιστοποιηθούν με βάση την έκταση των εργασιών που πρέπει να ολοκληρωθούν. Ανεξάρτητα από το μέγεθος του έργου, όλοι πρέπει να έχουν τα βασικά στοιχεία, συμπεριλαμβανομένης της δήλωσης στόχων, χρονοδιαγράμματος και κόστους.
