Για να υπογράψετε ή να μην υπογράψετε; Αυτό είναι το ερώτημα που συχνά προκύπτει όταν οι πολυάσχολοι διαχειριστές θέλουν να γράψουν ένα σημείωμα. Σε αντίθεση με τις επιχειρηματικές επιστολές, οι οποίες απαιτούν σαφώς υπογραφή, τα σημειώματα είναι ένα διαφορετικό θέμα. Το αν θα υπογράψουν δεν είναι σαφές σε πολλούς νέους διευθυντές που ξεκινούν απλά στον επιχειρηματικό κόσμο. Οι παρακάτω συμβουλές θα σας βοηθήσουν να ξεκαθαρίσετε αν θα υπογράψετε ή όχι.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Υπολογιστή
-
Βασικό πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου
-
Οδηγός γραμματικής ή βιβλίο στυλ, δηλαδή το βιβλίο AP Style Book
-
Τοπική έρευνα, δηλ. Οικονομικές εκθέσεις, λογιστικές εκθέσεις κ.λπ.
-
Λεξικό, θησαυρό, λογισμικό υπολογιστικού φύλλου (προαιρετικό)
Στην επιφάνεια μπορεί να φαίνονται παρόμοια, αλλά υπάρχουν πολλές διαφορές μεταξύ ενός σημειώματος και ενός γράμματος. Οι επιστολές που επισυνάπτονται στο επιστολόχαρτο της εταιρείας είναι εξωτερικά έγγραφα. Τείνουν να πάνε σε μικρότερα εξωτερικά ακροατήρια, όπως πελάτες, προμηθευτές και ρυθμιστές της βιομηχανίας. Αυτό κάνει μια υπογραφή ένα απαραίτητο στοιχείο. Τα μηνύματα, ωστόσο, είναι εσωτερικά και συνήθως φαίνονται μόνο από τους υπαλλήλους μιας εταιρείας. Στην πράξη, τα σημειώματα δεν περιλαμβάνουν υπογραφή. Ωστόσο, μερικές φορές διευθυντές είναι σοφό να συμπεριλάβουν τα αρχικά τους δίπλα στο όνομά τους στην κεφαλίδα. Το πραγματικό κόλπο είναι να γνωρίζουμε αν και πότε να το πράξουν.
Ο σκοπός ενός σημειώματος θα βοηθήσει να υπαγορεύσει εάν θα το υπογράψει ή όχι. Δεύτερον στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, τα σημειώματα είναι ένα βασικό εργαλείο που χρησιμοποιούν οι διαχειριστές για την ανταλλαγή πληροφοριών με τους υπαλλήλους, είτε πρόκειται για απλές ανακοινώσεις είτε για βασικές πληροφορίες σχετικά με αλλαγές στην πολιτική. Ορισμένα σημειώματα τείνουν να είναι πιο ευαίσθητα στη φύση από άλλα.
Πόσο ευαίσθητη είναι η πληροφορία; Τα συνηθισμένα μηνύματα - εκείνα που ασχολούνται με μη αμφιλεγόμενα θέματα - συνθέτουν το μεγαλύτερο μέρος των σημειωμάτων που αποστέλλονται από τους διαχειριστές. Αυτοί οι τύποι σημειώσεων σπάνια απαιτούν συνέχεια και τείνουν να λαμβάνονται στην ονομαστική τους αξία. Άλλα θέματα, όπως τα μέτρα μείωσης του εταιρικού κεφαλαίου, τα μειωμένα οφέλη για την υγεία κ.λπ., μπορεί να είναι δύσκολο για τους υπαλλήλους να ακούσουν. Ως αποτέλεσμα, η εγκυρότητά τους μπορεί να αμφισβητηθεί. Όταν το θέμα είναι ευαίσθητο, ο συντάκτης σημειώσεων μπορεί να αρχίσει το σημείωμα για να προσθέσει ισχύ στο περιεχόμενο. Αλλά ακόμα και τότε δεν απαιτούνται αρχικά.
Πόσα άτομα θα λάβουν το σημείωμα; Και πάλι, τα μηνύματα μερικές φορές πηγαίνουν σε εκατοντάδες ανθρώπους και η αρχικοποίησή τους μπορεί να είναι μια χρονοβόρα εργασία. Στον επιχειρηματικό κόσμο, ο χρόνος είναι χρήμα. Ακόμη και η προσθήκη αρχικών μπορεί να είναι μια μεγάλη επιχείρηση. Όταν αποφασίζετε αν θα αρχίσετε ή όχι ένα σημείωμα, ρωτήστε ποια αξία προστίθεται με αυτή την εργασία; Εάν δεν υπάρχει, παραλείψτε το.
Συμβουλές
-
Τα μπλοκ υπογραφής σηματοδοτούν στους αναγνώστες ότι έχουν φτάσει στο τέλος μιας επιστολής. Με τα μηνύματα, ωστόσο, τελεγράψτε το τέλος χρησιμοποιώντας μεταβατικές εκφράσεις που τονίζουν το συμπέρασμα, όπως "στο κλείσιμο" ή "τέλος".
Προειδοποίηση
Να θυμάστε ότι, αν γράφετε ένα σημείωμα ή ένα γράμμα, με ή χωρίς υπογραφή, μπορεί να είναι ένα νομικά δεσμευτικό έγγραφο. Ποτέ μην σβήνετε οποιαδήποτε αλληλογραφία σε βιασύνη. Θα μπορούσατε να πάρετε τον εαυτό σας και την εταιρεία σας σε ζεστό νερό.
