Οι κρίσιμες πληροφορίες σχετικά με την επιχείρησή σας, όπως οι αλλαγές στην πολιτική ή οι ειδοποιήσεις σχετικά με τις επερχόμενες συναντήσεις, πρέπει να κοινοποιούνται στους υπαλλήλους σας. Ένας τρόπος για να αποκτήσετε τις πληροφορίες είναι να συντάξετε ένα σημείωμα. Τα σημειώματα είναι απλά έγγραφα που παρέχουν βασικές πληροφορίες. Λένε στους υπαλλήλους σας πρώτα ποιος είναι το σημείωμα από το οποίο απευθύνεται και τι είναι αυτό, τότε σαρώνουν το μήνυμα στο σώμα του σημειώματος. Γράψτε ένα υπόμνημα δείγματος για να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο για μελλοντικές σημειώσεις.
Ανοίξτε ένα νέο έγγραφο στον επεξεργαστή κειμένου του υπολογιστή σας. Πληκτρολογήστε "TO:" και συμπεριλάβετε παρενθέσεις ή κάποια άλλη ένδειξη για να δείξετε ότι το όνομα ενός ατόμου πρέπει να εισαχθεί σε αυτό το πεδίο. Πατήστε δύο φορές το πλήκτρο εισαγωγής για να ξεκινήσετε μια νέα γραμμή. Στο δεύτερο πεδίο, πληκτρολογήστε "FROM:" και συμπεριλάβετε παρενθέσεις για να δείξετε ότι το όνομα του αποστολέα πρέπει να πάει σε αυτό το πεδίο. Πατήστε δύο φορές το πλήκτρο εισαγωγής για να ξεκινήσετε μια νέα γραμμή και πληκτρολογήστε "RE:" ή "SUBJECT:" και να συμπεριλάβετε παρενθέσεις για να υποδείξετε ότι το θέμα του υπομνήματος πρέπει να συμπληρωθεί εδώ.
Πατήστε το πλήκτρο εισαγωγής δύο φορές και χρησιμοποιήστε το πλήκτρο υπογράμμισης για να δημιουργήσετε μια γραμμή σε όλη τη σελίδα. Αυτό θα κάνει διάκριση μεταξύ του εισαγωγικού πεδίου παραπάνω και του επεξηγηματικού πεδίου - ή του σώματος του σημειώματος - που θα γραφτεί παρακάτω.
Γράψτε μια πρόταση ή δύο κάτω από τη γραμμή που δημιουργήθηκε στο βήμα 3 για να εξηγήσετε ότι ο συντάκτης πρέπει να χρησιμοποιήσει αυτόν τον χώρο για να εξηγήσει πλήρως το θέμα του σημειώματος.
Παρέχετε ένα κενό στο τέλος του υπομνήματος δείγματος για τον συντάκτη να υπογράψει το όνομά του και να σημειώσει τυχόν συνημμένα στο σημείωμα.
