Οι υπάλληλοι υποδοχής είναι συνήθως οι πρώτοι που βλέπετε κατά την είσοδό τους σε ένα γραφείο, γεγονός που τους καθιστά μια σημαντική εκπροσώπηση των εταιρειών στις οποίες εργάζονται και των άλλων επαγγελματιών του γραφείου. Η τήρηση της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας αποτελεί σημαντικό μέρος της δουλειάς του ρεσεψιονίστ, αλλά οι ποικίλες και μεταβαλλόμενες απόψεις για το τι συνιστά καλό καλοκαίρι δυσκολεύουν έναν ρεσεψιονίστ ή έναν επιβλέποντα να καθορίσει την κατάλληλη συμπεριφορά.
Σημασία
Η σημασία ενός ρεσεψιονίστ ως του προσώπου που δίνει μια πρώτη εντύπωση στους καλούντες και τους επισκέπτες είναι δύσκολο να υπερκεραστεί. Ένας ρεσεψιονίστ με κακή συμπεριφορά θέτει έναν αρνητικό τόνο πριν από μια συνάντηση και δεν εμπνέει εμπιστοσύνη σε πιθανούς πελάτες. Από την άλλη πλευρά, ένας ρεσεψιονίστ που τηρεί την επιχειρηματική εθιμοτυπία δίνει ένα έντονο αίσθημα επαγγελματισμού και αποτελεσματικότητας. Αυτό όχι μόνο ενισχύει την εικόνα της εταιρείας σε τρίτους αλλά και βοηθά τους άλλους εργαζόμενους να αισθάνονται σαν να είναι το γραφείο τους επαγγελματικό μέρος για να εργαστούν.
Τύποι
Οι υπάλληλοι αντιπροσωπεύουν τους εργοδότες τους με διάφορους τρόπους. Η απάντηση στις τηλεφωνικές κλήσεις και στους επισκέπτες είναι δύο από τα πιο κοινά καθήκοντα των ρεσεψιονίστ και οι δύο απαιτούν κατάλληλη εθιμοτυπία. Η πολιτική της εταιρείας ενδέχεται να απαιτεί από τους ρεσεψιονίστ να χρησιμοποιούν προκαθορισμένο σενάριο τηλεφώνου όταν λαμβάνουν κλήσεις και επικοινωνούν με διαφορετικούς τύπους πελατών. Σε άλλες περιπτώσεις, οι ρεσεψιονίστ επιτρέπεται να χρησιμοποιούν τη δική τους διακριτική ευχέρεια κατά το χειρισμό κάθε αλληλεπίδρασης με ένα διαφορετικό, αν και κατάλληλο, επίπεδο τυπικότητας και επαγγελματισμού. Τα άτομα που εργάζονται στο γραφείο περνούν μερικές φορές επιπλέον κανόνες σε έναν ρεσεψιονίστ, όπως πότε και πώς μπορεί να επικοινωνήσει με τον ρεσεψιονίστ.
Εκπαίδευση
Ενώ ορισμένα γραφεία απαιτούν ρεσεψιονίστ να κατέχουν πτυχίο γυμνασίου ή κολλεγίου, ένα μεγάλο μέρος της εθιμοτυπίας κατάρτισης του ρεσεψιονίστ εμφανίζεται στη δουλειά. Οι υπάλληλοι υποδοχής ενδέχεται να ξεκινήσουν να εργάζονται σε ένα γραφείο με θέση που δεν απαιτεί αλληλεπίδραση, όπως μια εργασία εισαγωγής δεδομένων ή ένας βοηθός γραφείου. Η προσοχή στις πολιτικές της εταιρείας και στον τρόπο συμπεριφοράς των ρεσεψιονίστ μπορεί να χαρακτηρίσει τους νέους υπαλλήλους για μια πρώτη θέση ρεσεψιονίστ, η οποία θα δημιουργήσει εμπειρία που μπορεί να είναι χρήσιμη για την άσκηση άλλων θέσεων εργασίας ρεσεψιονίστ.
Σκέψεις
Κάθε βιομηχανία και γραφείο έχει τους δικούς της κανόνες για την εθιμοτυπία του ρεσεψιονίστ. Ορισμένα γραφεία απαιτούν ένα τυπικό τρόπο φόρεμα και ομιλία. Άλλοι επιβάλλουν μια πιο απλή μορφή εθιμοτυπίας για να κάνουν τους πελάτες να αισθάνονται χαλαροί και ευπρόσδεκτοι. Η επικοινωνία μεταξύ ενός νέου ρεσεψιονίστ και των εποπτών είναι απαραίτητη, ώστε όλοι να ξέρουν τι αναμένεται. Ως ρεσεψιονίστ, εάν δεν είστε σίγουροι για την εθιμοτυπία μιας συγκεκριμένης κατάστασης, ευγενικά δικαιώστε τον εαυτό σας και ζητήστε από έναν επόπτη ή ανώτερο ρεσεψιονίστ πώς θα πρέπει να απαντήσετε.
Συμβουλές
Παρόλο που κάθε γραφείο είναι διαφορετικό, οι ρεσεψιονίστ μπορούν ακόμα να επωφεληθούν από κάποιες από τις ίδιες συμβουλές. Το multitasking είναι απαραίτητο για την καλή δουλειά, αλλά όταν κάποιος μπαίνει στο γραφείο είναι σημαντικό να του δώσετε την πλήρη προσοχή σας. Αυτό σημαίνει ότι οι κλήσεις βρίσκονται σε αναμονή ή να τις συμπληρώσετε γρήγορα, θέτοντας χαρτιά και πραγματοποιώντας άμεση επαφή με τα μάτια. Ο χώρος εργασίας ενός ρεσεψιονίστ πρέπει να είναι απαλλαγμένος από ακαταστασία για να προβάλλετε μια πιο επαγγελματική συμπεριφορά και επίσης να διευκολύνετε την ολοκλήρωση απλών εργασιών όπως την εξεύρεση πληροφοριών και την προσφορά κάποιας μάρκας για να συμπληρώσετε μια φόρμα. Τέλος, όταν οδηγεί κάποιον σε ένα γραφείο, ο ρεσεψιονίστ θα πρέπει πάντα να αναλάβει το προβάδισμα για να εξασφαλίσει στον επισκέπτη ότι επιτρέπεται η παρουσία του και να τον σώσει από την αμηχανία που δεν ξέρει πού να πάει.
