Οι επιστολές υπενθύμισης είναι χρήσιμες όταν επικοινωνείτε με πελάτες που μπορεί να έχουν ξεχάσει να πληρώσουν ένα λογαριασμό, καθώς και επικοινωνώντας με τους ανθρώπους για να τους υπενθυμίσει για ένα ραντεβού ή ένα γεγονός. Για εκείνους τους πελάτες που χρησιμοποιούν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συχνά, μπορείτε να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υπενθύμισης, το οποίο είναι ένας πολύ βολικός τρόπος να τα φτάσετε γρήγορα. Τα ηλεκτρονικά γράμματα απαιτούν ιδιαίτερη προσοχή σε κάθε λέξη για να διασφαλιστεί ότι η επιστολή σας δεν ακούγεται επιθετική ή αγενής, και η σωστή γραμματική είναι απαραίτητη.
Ελέγξτε την ακρίβεια των πληροφοριών στις οποίες θέλετε να υπενθυμίσετε το άτομο. Η αποστολή μιας υπενθύμισης συλλογής με ανακριβείς πληροφορίες θα προκαλέσει σύγχυση και ενδεχομένως θα θυμάσει έναν πελάτη. Οι υπενθυμίσεις σε διορισμούς και συμβάντα θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνουν ακριβείς πληροφορίες για να διασφαλιστεί ότι τα άτομα θα κάνουν αυτό το ραντεβού ή θα παρευρεθούν στο γεγονός όταν τους ζητηθεί.
Αναγνωρίστε την πιθανότητα εσφαλμένων πληροφοριών σας ή εάν ο πελάτης έχει ήδη αποστείλει πληρωμή. Μια δήλωση που δείχνει ότι μπορείτε να δείτε μόνο τα δικά σας αρχεία και ότι δεν έχετε άλλες πληροφορίες που μπορείτε να αναφέρετε μπορεί να βοηθήσει το άτομο που διαβάζει το γράμμα να κατανοήσει τον στόχο σας από την πλευρά σας. Αναγνωρίζοντας εάν το μέρος που πρόσφατα είχε αποστείλει μια πληρωμή και αυτή η πληρωμή δεν αντανακλάται στην επιστολή θα περιορίσει μια θυμωμένη απάντηση από τον παραλήπτη της επιστολής υπενθύμισης.
Να είστε ευγενικοί και να αντιμετωπίζετε τον πελάτη όπως θα θέλατε να αντιμετωπιστεί, αν σας έστειλε επιστολή υπενθύμισης. Παραβιάσεις, λανθασμένες εκτιμήσεις και ελαφρυντικές περιστάσεις συμβαίνουν στη ζωή όλων. Οι υπερβολικά αγενείς ή ασεβείς παρατηρήσεις σε μια επιστολή οικονομικής υπενθύμισης δεν θα βοηθήσουν στην απόκτηση των χρημάτων από το πρόσωπο στο οποίο στέλνετε την επιστολή. Αντ 'αυτού, κρατήστε την επιστολή ακριβής και συζητήστε μόνο με τις λεπτομέρειες του λογαριασμού με ευγενικό τρόπο - αποφεύγοντας αγενείς ή βλαπτικές παρατηρήσεις.
Συμπεριλάβετε τα αρχικά στοιχεία χρέωσης κατά την αποστολή επιστολής υπενθύμισης που ζητάει πληρωμή. Πολλοί πελάτες θα ζητήσουν να δουν την αρχική χρέωση αν έχουν ξεχάσει τι είναι αυτός ο λογαριασμός. Για να εξοικονομήσετε χρόνο, συμπεριλάβετε την αρχική χρέωση στη επιστολή υπενθύμισης στον πελάτη. Τα αρχικά στοιχεία χρέωσης μπορούν να είναι ένας σύνδεσμος στο διαδικτυακό λογαριασμό του πελάτη όταν στέλνετε επιστολή υπενθύμισης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Ζητήστε μια απάντηση. Εάν ζητήσετε μια απάντηση από τον πελάτη, μπορείτε να ζητήσετε αποστολή πληρωμής, τηλεφωνική κλήση επιστροφής, απάντηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή συμπληρώνοντας τα σωστά στοιχεία επικοινωνίας και επιστρέφοντάς την σε εσάς. Ζητώντας μια απάντηση από τον πελάτη, με ευγενικό τρόπο, μπορείτε να ανοίξετε τον πελάτη μέχρι να συζητήσετε το λογαριασμό και να πάρετε μια πληρωμή από τον πελάτη.
Παρέχετε πληροφορίες επικοινωνίας για να επικοινωνήσουμε μαζί σας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε όλα τα στοιχεία επικοινωνίας σας στο email υπενθύμισης. Μια φυσική διεύθυνση ή διεύθυνση ταχυδρομείου μπορεί να μην είναι αρκετή. περιλαμβάνουν αριθμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ιστότοπου, τηλεφώνου και φαξ για να δώσετε στον πελάτη όσο το δυνατόν περισσότερους τρόπους προσέγγισης.
