Οι άνθρωποι οδηγούν πολυάσχολες ζωές και δεν θυμούνται πάντα πότε πρέπει να κάνουν κάτι. Η αποστολή επιστολών υπενθύμισης σχετικά με μια προθεσμία μπορεί απλώς να είναι επαγγελματική ευγένεια ή μπορεί να είναι μέρος του συστήματος λογαριασμών σας. Ο τόνος αυτών των γραμμάτων εξαρτάται από τον λόγο για τον οποίο στέλνετε μια υπενθύμιση. Για παράδειγμα, θα χρησιμοποιήσετε έναν υποστηρικτικό τόνο αν θυμάστε στους πολυάσχολους γονείς την προθεσμία για την εγγραφή στο καλοκαιρινό στρατόπεδο. Μια επιχειρηματική επιστολή που απειλεί τη νομική ενέργεια σε περίπτωση μη πληρωμής ενός λογαριασμού απαιτεί διαφορετική προσέγγιση. Οι αποτελεσματικές επιστολές υπενθύμισης αποστέλλονται πολύ πριν από την προθεσμία για να δοθεί στον παραλήπτη η ώρα να ενεργήσει.
Γράψτε την επιστολή με έναν συνομιλητικό τόνο, αν το γράμμα έχει σκοπό να σας θυμίσει. Για μια φιλική επιστολή, χρησιμοποιήστε την πρώτη παράγραφο για να ξεκινήσετε την επιστολή με ειλικρινή τρόπο, όπως μια παρατήρηση σχετικά με το πόσο άνοιξη έρχεται γρήγορα στο τέλος, και αυτό σημαίνει ότι η προθεσμία για την εγγραφή για το καλοκαιρινό στρατόπεδο πλησιάζει γρήγορα. Για μια αυστηρή επαγγελματική επιστολή, φτάστε στο σημείο αμέσως αναφέροντας γιατί γράφετε και γιατί ο παραλήπτης πρέπει να απαντήσει στην επιστολή.
Ξεκινήστε τη δεύτερη παράγραφο αναφέροντας σαφώς την προθεσμία. Δώστε σαφείς και συγκεκριμένες πληροφορίες σχετικά με την προθεσμία, όπως Τετάρτη, 7 Δεκεμβρίου, στις 5 μ.μ. ET. Ο χρόνος είναι προαιρετικός, αλλά είναι χρήσιμος σε ορισμένες περιπτώσεις.
Παρέχετε σαφείς οδηγίες σχετικά με τον τρόπο εκπλήρωσης της προθεσμίας. Δυνατότητες συμπεριλαμβανομένης της αποστολής μιας πληρωμής ώστε να παραληφθεί την ή πριν από την προθεσμία ή να εγγραφεί online για μια λειτουργία πριν από την προθεσμία. Καταγράψτε άλλες σχετικές πληροφορίες, όπως το οφειλόμενο ποσό πληρωμής ή άλλες πληροφορίες που είναι απαραίτητες για την ολοκλήρωση της εργασίας.
Ενημερώστε στον αποδέκτη τις συνέπειες για τη μη τήρηση της προθεσμίας. Παραδείγματος χάριν, επισημάνετε ότι οι άνθρωποι που εγγράφονται μετά την προθεσμία καταβάλλουν υψηλότερη αμοιβή ή ότι δεν υπάρχουν προβλέψεις για την καθυστερημένη εγγραφή.
Τερματίστε με ένα συμπληρωματικό κλείσιμο, όπως "Ζεστό" ή "Ειλικρινά με το δικό σας".
