Ως σύμβουλος, προσφέρετε στους πελάτες σας μια επαγγελματική υπηρεσία. Στον τομέα των επαγγελματικών υπηρεσιών, οι συμβάσεις ή οι συμφωνίες παροχής υπηρεσιών περιγράφουν τους όρους παροχής υπηρεσιών, συμπεριλαμβανομένων των υπηρεσιών που παρέχονται, το χρονοδιάγραμμα πληρωμών και το χρονικό πλαίσιο για τη σχέση μεταξύ του συμβούλου και του πελάτη. Ως σύμβουλος, εναπόκειται σε εσάς να γράψετε επιστολή υπενθύμισης στον πελάτη σας όταν λήξει η σύμβαση συμβουλευτικής.
Χρησιμοποιήστε επιστολόχαρτο που περιέχει το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας σας ή πληκτρολογήστε αυτές τις πληροφορίες στην κορυφή της επιστολής υπενθύμισης. Ο πελάτης πρέπει να γνωρίζει ακριβώς από ποιον προέρχεται το γράμμα.
Εξηγήστε τον σκοπό της επιστολής υπενθύμισης στην πρώτη παράγραφο. Υπενθυμίστε στον πελάτη ότι πρόκειται να λήξει η σύμβαση παροχής συμβουλών. Να συμπεριληφθεί η συγκεκριμένη ημερομηνία λήξης της σύμβασης.
Προσκαλέστε τον πελάτη να ανανεώσει τη σύμβαση (κατά περίπτωση) στην επόμενη παράγραφο. Πείτε κάτι θετικό σχετικά με τις συμβουλευτικές υπηρεσίες σας, όπως τα αποτελέσματα που έχετε εξασφαλίσει για τον πελάτη μέχρι στιγμής. Μπορείτε επίσης να προσφέρετε μια έκπτωση ή άλλο κίνητρο για να πείσετε τον πελάτη να ανανεώσει τη σύμβαση.
Στην τελευταία παράγραφο, αφήστε τον πελάτη να μάθει πώς να έρθετε σε επαφή μαζί σας εάν υπάρχουν ερωτήσεις ή εάν επιθυμείτε να παρατείνετε τη σύμβαση. Συνήθως, αυτό γίνεται μέσω τηλεφώνου ή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Προσθέστε ότι θα θέλατε να επικοινωνήσει ο πελάτης σας, ανεξάρτητα από τυχόν ανανεώσεις συμβολαίων, για να συζητήσετε θέματα κλεισίματος. Αυτό θα σας δώσει άλλη μια ευκαιρία να τον πείσετε να ανανεώσει την επαφή.
Προσθέστε ένα επαγγελματικό κλείσιμο, την υπογραφή σας και το δακτυλογραφημένο σας όνομα στο τέλος της επιστολής υπενθύμισης.
