Το να λέει αντίο δεν είναι ποτέ εύκολο, είτε είναι προσωπική είτε επαγγελματική σχέση που φεύγετε. Αλλά όταν διαχωρίζεστε τρόπους με τους πελάτες σας, ανεξάρτητα από τον λόγο, είναι σημαντικό να είστε εκ προθέσεως, διαφανείς και διακριτικοί καθώς μοιράζεστε τα νέα. Οι πελάτες σας έχουν διαδραματίσει σημαντικό ρόλο στην επιχείρησή σας και θα πρέπει να τους αντιμετωπίζετε ως τέτοιοι.
Δημιουργήστε ένα λογικό γράμμα
Το γράψιμο αποχαιρετιστηρίων επιστολών στους πελάτες δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκο. Πρέπει όμως να γίνει εγκαίρως. Πολλοί από εμάς βιαστικά μέσα από τις απολήξεις από το φόβο των συναισθημάτων που θα προκύψουν ή είναι κακώς προγραμματισμένα ή παραλείπονται εξ ολοκλήρου καθώς προχωρούμε προς την κατεύθυνσή μας. Δεν χρειάζεται να είναι έτσι. Σημειώστε την ευκαιρία και τιμηθείτε το ρόλο που έπαιξαν οι πελάτες σας στην επιχείρησή σας.
Γνωρίστε τον αναγνώστη σας
Μπορεί να φανεί προφανές, αλλά είναι σημαντικό να είναι σαφής ο λόγος της αλληλογραφίας προς τους πελάτες. Θα βγείτε από την επιχείρηση; Σας συνταξιοδοτείται; Ή εξαλείφετε τους "προβληματικούς" πελάτες από την εταιρεία σας; Έχετε μια πιο επίσημη σχέση με τους πελάτες σας ή είναι πιο απλή; Η σαφήνεια σε ποιον απευθύνεται η επιστολή και η σχέση σας με αυτούς θα σας βοηθήσει να καθορίσετε πώς να γράψετε με τα κατάλληλα θέματα φωνητικής αντιμετώπισης στο χέρι.
Για παράδειγμα, εάν γράφετε αποχαιρετιστήρια γράμματα σε μια ομάδα ανεπιθύμητων πελατών, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό που ονομάζεται προσέγγιση αποδιοπομπαίου τράγου, το οποίο σας λέει
Να είστε ευγενής, αλλά ζεστό
Οι πιθανότητες είναι, όποια και αν είναι η αιτία σας, η επιστολή σας θα επηρεάσει τους πελάτες σας. Όταν γράφετε την επιστολή σας, σκεφτείτε το μήνυμά σας. Χρησιμοποιήστε μια γλώσσα που είναι σαφής και συνοπτική, αλλά χρησιμοποιεί έναν τόνο που είναι φιλικός και προσιτός. Μεταφέρετε πληροφορίες στον πελάτη σας και είναι σημαντικό να είστε όσο το δυνατόν συντομότεροι. Δεν χρειάζονται μεγάλες εξηγήσεις με λεπτομέρειες.
Μην καταστρέφετε τα Νέα
Στις επαγγελματικές σχέσεις, η πρώτη παράγραφος της επιστολής αποχαιρετισμού πρέπει να αναφέρει σαφώς ότι η πελατειακή σχέση τερματίζεται, το χρονοδιάγραμμα και το καθεστώς των υπηρεσιών που συμφωνήθηκαν σε τυχόν προηγούμενες συμβάσεις ή συμφωνίες. Κάνοντας αυτό, ρυθμίζετε τον τόνο και κάνετε την αλληλογραφία σας καθαρή. Προσπαθώντας να ζεσταίνω τον τερματισμό ή να θάψω τα κακά νέα θα μπερδευτούν μόνο στον πελάτη.
Προετοιμάστε τους πελάτες σας για αλλαγή
Σε περιπτώσεις όπου λέτε αντίο στους πελάτες σας επειδή εγκαταλείπετε την εταιρεία, να είστε σαφής για το τι θα συμβεί στη συνέχεια. Οι πελάτες θα πρέπει να έχουν μια καλή κατανόηση στο τέλος της επιστολής γιατί εγκαταλείπετε, το χρονοδιάγραμμά σας και τι μπορούν να περιμένουν. Να συμπεριλάβετε πάντα έναν τρόπο ώστε ο πελάτης σας να επικοινωνήσει με την εταιρεία σας και να σας ενημερώσει για τα επόμενα βήματα.
Γράφοντας μια αποχαιρετιστήρια επιστολή στον πελάτη σας δεν χρειάζεται να είναι μια αρνητική εμπειρία. Στην πραγματικότητα, μπορεί να ενισχύσει την αξιοπιστία και τον επαγγελματισμό σας. Κρατήστε το απλό, συνοπτικό και σαφές και οι πιθανότητες είναι, οι ενέργειές σας θα εκτιμηθούν.
