Ένας αναχωρούμενος υπάλληλος μπορεί να προκαλέσει έναν αριθμό πονοκεφάλων για μια επιχείρηση, συμπεριλαμβανομένης της διακοπής της εξυπηρέτησης των πελατών, των ανατιμήσεων των πελατών και της απώλειας των πωλήσεων. Χρησιμοποιώντας μια επιστολή ανακοίνωσης για να προειδοποιήσετε τους πελάτες σχετικά με την αναχώρηση του υπαλλήλου μπορεί να είναι μια θετική, δυναμική στρατηγική δημόσιων σχέσεων που θα σας βοηθήσει να μετατρέψετε ένα πιθανό λεμόνι σε λεμονάδα.
Ορίστε τους στόχους σας για το γράμμα
Αποφασίστε γιατί θέλετε ή πρέπει να επικοινωνήσετε με τους πελάτες σας για να τους ενημερώσετε για την αναχώρηση ενός μέλους του προσωπικού. Χρησιμοποιήστε μια λίστα με κουκκίδες για να προσαρμόσετε διαφορετικά γράμματα στις διαφορετικές ανάγκες των πελατών που θα επικοινωνήσετε. Για παράδειγμα, μπορεί να χρειαστεί να καθησυχάσετε ορισμένους πελάτες, δε θα υπάρξει διακοπή των παραδόσεων ή της εξυπηρέτησης πελατών. Ίσως χρειαστεί να αφήσετε άλλους πελάτες να γνωρίζουν ότι έχουν νέα επαφή στην εταιρεία σας, ποιος θα είναι αυτός και ότι ο νέος εκπρόσωπος θα τους καλεί. Ίσως θελήσετε να αναφέρετε τις φήμες, να ενημερώσετε τους πελάτες ότι ο αναχωρούμενος υπάλληλος έχει ρήτρα μη ανταγωνισμού που σκοπεύετε να επιβάλλετε ή ότι ο εργαζόμενος αποχωρεί με καλούς όρους.
Συζητήστε με τον υπάλληλο
Γνωρίστε με τον υπάλληλο για να συζητήσετε το σχέδιό σας για επικοινωνία με τους πελάτες. Ζητήστε από τον υπάλληλο συμβουλές για να επικοινωνεί με συγκεκριμένους πελάτες, με βάση τις σχέσεις του με αυτούς, τη γνώση της ιστορίας και των αναγκών τους και τις σκέψεις τους σχετικά με τις πιθανές ανησυχίες τους. Ζητήστε από τον υπάλληλο αν θέλει να ανακοινώσει τον λόγο της αναχώρησής του ή αν πρέπει να το αφήσετε εκτός της επιστολής. Ακόμη και αν διαχωρίζεστε από έναν εργαζόμενο με κακό τρόπο, κανένας από εσάς δεν πρέπει να καίει γέφυρες και να βλάπτει τη φήμη καθενός στην αγορά.
Αποφασίστε σχετικά με τους παραλήπτες
Γράψτε μια λίστα με τους παραλήπτες της επιστολής, ώστε να μπορείτε να προσαρμόσετε το περιεχόμενο σε κάθε μία. Αναγράψτε τους λόγους για τους οποίους γράφετε κάθε πελάτη δίπλα στο όνομα του πελάτη και σημειώστε για κάθε συγκεκριμένο περιεχόμενο που θέλετε να συμπεριλάβετε ή να παραλείψετε στην επιστολή του πελάτη.
Γράψτε το πρώτο σχέδιο
Γράψτε το πρώτο σχέδιο της επιστολής, απευθυνόμενος στον πελάτη με το όνομα. Ξεκινήστε προσφέροντας μια διαβεβαίωση, όπως "η XYZ Co. ήταν πάντα υπερήφανη για την ικανότητά μας να παρέχουμε άριστη εξυπηρέτηση πελατών μέσω του εκπαιδευμένου και επαγγελματικού προσωπικού μας." Στη συνέχεια, προειδοποιήστε τον πελάτη ότι ο εργαζόμενος σας αποχωρεί και γιατί, αν έχετε αποφάσισε να συμπεριλάβει αυτές τις πληροφορίες. Αντιμετωπίστε τυχόν ανησυχίες που μπορεί να έχει ο πελάτης και πείτε πώς θα τις αντιμετωπίσετε. Εισαγάγετε τη νέα επαφή του πελάτη και τα στοιχεία επικοινωνίας του και φροντίστε να συμπεριλάβετε τις κατάλληλες ημερομηνίες μετάβασης. Προσθέστε ένα postscript που καλεί κάθε σημαντική πληροφορία που θέλετε να ξεχωρίσετε, όπως το γεγονός ότι η νέα επαφή θα καλεί να παρουσιαστεί αυτή την εβδομάδα. Τελειώστε με μια πρόσκληση στον πελάτη να επικοινωνήσει μαζί σας προσωπικά εάν ο πελάτης έχει ερωτήσεις.
Ολοκλήρωση της επιστολής
Έχετε τους διαχειριστές κλειδιών σας και την νέα επαφή του κάθε πελάτη να εξετάσει το σχέδιό σας για τις διάφορες επιστολές που δημιουργείτε για να ζητήσετε εισροή. Αφού λάβετε εισροή στο πρώτο σας σχέδιο της επιστολής πελάτη σας, δημιουργήστε τα τελικά αντίγραφα. Αφήστε τα κατάλληλα μέλη του προσωπικού να δουν το τελικό σχέδιο πριν υπογραφούν και διανεμηθούν.
