Η σωστή λογιστική για τα έξοδα μισθοδοσίας είναι ένα μεγάλο μέρος της ευθύνης κάθε λογιστικής υπηρεσίας, σε επιχειρήσεις σε όλη τη χώρα και τον κόσμο. Απαιτούνται ακριβή οικονομικά αρχεία σε οποιεσδήποτε καταστάσεις, όπως κατά την υποβολή εκθέσεων σε λογιστικούς αριθμούς προς τους οργανισμούς χρηματοπιστωτικής ρύθμισης, την αίτηση χορήγησης χρημάτων και για αιτήσεις δανείων. Η τήρηση αρχείων ακριβών δαπανών θα βοηθήσει επίσης τη διοίκηση να λάβει βιώσιμες αποφάσεις για τον προϋπολογισμό και θα βοηθήσει να οδηγήσει τους κύκλους ενοικίασης. Αν και λίγοι άνθρωποι σκέφτονται την ημέρα πληρωμής μέχρι να φτάσει τελικά, η προετοιμασία για payday είναι μια πλήρους απασχόλησης εργασία για τους άλλους.
Συγκεντρώστε τα φύλλα χρόνου ή καταχωρίστε τα λεπτομερή αρχεία και εισάγετε αυτά σε μια εφαρμογή λογισμικού μισθοδοσίας. Αυτά θα περιλαμβάνουν επίσης αιτήματα για αμοιβή ασθενούς / ατομικής αμοιβής, αμοιβή για διακοπές και φύλλα προσαρμογής χρόνου. Βεβαιωθείτε ότι τα φύλλα χρόνου εγκρίνονται από τον κατάλληλο διαχειριστή πριν από την είσοδο.
Διενεργήστε διπλές εγγραφές για να βεβαιωθείτε ότι είναι εύλογες και ακριβείς. Αυτή η διαδικασία θα αποκλείσει οποιαδήποτε πιθανότητα απάτης χρόνου.
Αποκτήστε την έγκριση του τελικού διευθυντή πριν κόψετε τους ελέγχους και υποβάλετε το EFT (Electronic Funds Transfers) στα τραπεζικά ιδρύματα.
Περιορίστε τους ελέγχους και εγκρίνετε τις συναλλαγές EFT.
Φυλάξτε τα αρχεία μισθοδοσίας στον φάκελο για πέντε χρόνια από τη στιγμή που πληρώθηκαν οι εργαζόμενοι.
Παρακολούθηση της δραστηριότητας ελέγχου ζωντανής μετάδοσης, συμπεριλαμβανομένης της κατάθεσης στον λογαριασμό του υπαλλήλου, κατά την εκκαθάριση της τράπεζας και όταν έχετε πρόσβαση σε μια ηλεκτρονική εικόνα της επιταγής που έχει εκκαθαριστεί. Κρατήστε ένα αντίγραφο του ελέγχου εκκαθάρισης στο χέρι.
