Οι πληρωτέοι λογαριασμοί ή το ΑΠ ταξινομούνται ως βραχυπρόθεσμες υποχρεώσεις και αναφέρονται στον ισολογισμό. Για να κλείσετε τα βιβλία στο τέλος του μήνα και στο τέλος του έτους οι Λογαριασμοί που πρέπει να πληρώσετε πρέπει να είναι συμφιλιωμένοι. Αυτό μπορεί να είναι ένας πολύ μεγάλος λογαριασμός ή ένας μικρός εάν είστε μια μικρή επιχείρηση.
Αν η εταιρεία σας χρησιμοποιεί τη μέθοδο της λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση, καταγράφει τα έξοδα όπως συμβαίνουν, όχι όταν καταβάλλονται πραγματικά. Εάν συμβαίνει αυτό, ο λογαριασμός AP χρησιμοποιείται εκτενώς. Γενικά, οι εταιρείες χρησιμοποιούν ένα γενικό υπόλοιπο (σύνολο) και ένα επικουρικό υπόλοιπο (λεπτομέρειες των λογαριασμών) για την καταγραφή πληρωτέων λογαριασμών.
Αποκτήστε το υπόλοιπο του γενικού ημερολογίου ή το άθροισμα των πληρωτέων λογαριασμών και το υπόλοιπο της θυγατρικής λογιστικής ή τα στοιχεία του ΑΠ. Αυτά τα δύο αρχεία πρέπει να είναι το ίδιο ποσό προκειμένου να συμβιβαστεί ο λογαριασμός.
Χρησιμοποιήστε ένα πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων για να ρυθμίσετε τη συμφωνία των πληρωτέων λογαριασμών. Χρησιμοποιήστε τη στήλη Α για να καταχωρίσετε το υπόλοιπο των πληρωτέων λογαριασμών σύμφωνα με το γενικό μητρώο. Χρησιμοποιήστε τη στήλη Β για να εισαγάγετε το λεπτομερές υπόλοιπο των πληρωτέων λογαριασμών. Εάν τα δύο αυτά στοιχεία ταιριάζουν, ο λογαριασμός συμφωνεί. Εάν υπάρχει μια διαφωνία, υπάρχει περισσότερη δουλειά πριν κλείσετε το λογαριασμό.
Ελέγξτε τα στοιχεία στις λεπτομέρειες των λογαριασμών ή των θυγατρικών που δεν περιλαμβάνονται στο γενικό μητρώο. Επίσης, σημειώστε τα στοιχεία του γενικού μητρώου που παραλείπονται από τις λεπτομέρειες των λογαριασμών. Προσθέστε και αφαιρέστε αυτά τα στοιχεία, ανάλογα με την περίπτωση, από κάθε εγγραφή.
Αναζητήστε πιθανά σφάλματα εγγραφής για να συμβάλλετε στη συμφιλίωση των πληρωτέων λογαριασμών σας.
Βρείτε καταχωρήσεις που δημοσιεύθηκαν απευθείας στο γενικό μητρώο και δεν καταγράφονται στον επικεφαλίδα ή στις λεπτομέρειες. Προσθέστε αυτές τις καταχωρίσεις στην πλευρά του δευτερεύοντος βιβλίου ή τη συμφιλίωση.
Αναζητήστε καταχωρήσεις στο δευτερεύον βιβλίο που δεν έχουν εγγραφεί στο γενικό βιβλίο. Προσθέστε τα ποσά στη στήλη του γενικού μητρώου της συμφωνίας.
Ελέγξτε τις καταχωρίσεις στα στοιχεία εισπρακτέων λογαριασμών και τις πληρωτέες λεπτομέρειες ή υπόλογους λογαριασμών. Βεβαιωθείτε ότι οι καταχωρίσεις καταγράφηκαν σωστά ως χρεώσεις και πιστώσεις. Τα κοινά σφάλματα εγγραφής περιλαμβάνουν πιστώσεις σε απαιτήσεις ή χρεώσεις για την καταγραφή υποχρεώσεων.
Εξετάστε τις καταχωρήσεις λογαριασμού μετρητών. Αναζητήστε πιστώσεις και χρεώσεις σε μετρητά αντί για πληρωτέους λογαριασμούς.
Κάντε ρυθμίσεις προσαρμογής για να κλείσετε τα βιβλία, αν ο λογαριασμός εξακολουθεί να μην συμβιβάζεται. Εάν η διαφορά υπερβαίνει το κατώτατο όριο σημαντικότητας της εταιρείας σας, συνεχίστε να εξετάζετε όλες τις καταχωρίσεις έως ότου συμβιβαστούν τα βιβλία.
Συμβουλές
-
Σκεφτείτε να επενδύσετε σε ένα αυτοματοποιημένο λογισμικό συμβιβασμού για να σας βοηθήσουμε να κλείσετε τα βιβλία σας πιο αποτελεσματικά. Αυτά τα προγράμματα θα σας βοηθήσουν να εντοπίσετε αποκλίσεις στα βιβλία σας πολύ πιο γρήγορα από τη χρήση μιας αυτόματης αναζήτησης.
