Σε κάποιο σημείο της σταδιοδρομίας σας, πιθανότατα θα πρέπει να γράψετε μια επιχειρηματική αναφορά. Μια επιχειρηματική αναφορά συνήθως απευθύνεται σε ένα συγκεκριμένο έργο ή συνιστώσα της εταιρείας, παρουσιάζει τα ευρήματά σας και κάνει συστάσεις προς τον επιδιωκόμενο αναγνώστη.
Ο προγραμματισμός και η σύνταξη μιας κατάλληλης επιχειρηματικής έκθεσης που φτάνει στο προοριζόμενο κοινό και παρακινεί τους αναγνώστες της, απαιτεί προγραμματισμό, έρευνα και δέσμευση για την επιτυχία της έκθεσης. Ενώ η συγκεκριμένη επιχειρησιακή αναφορά στυλ που χρησιμοποιείτε θα πρέπει να αντικατοπτρίζει το προσωπικό στυλ γραψίματος και την προσωπικότητά σας, καθώς και την προσωπικότητα της εταιρείας, υπάρχουν μερικές χρήσιμες συμβουλές γραπτής αναφοράς που ο καθένας μπορεί να χρησιμοποιήσει.
Αποσαφήνιση του σκοπού της έκθεσης
Λίγες συμβουλές για τη σύνταξη αναφορών είναι εξίσου σημαντικές με αυτές που ορίζουν και διευκρινίζουν τον σκοπό της έκθεσης. Να το κάνετε αυτό όσο το δυνατόν νωρίτερα στην έκθεση, ώστε να μην χάνετε χρόνο και ενέργεια με περιττά θέματα. Συγκεντρώστε όλες τις πληροφορίες που απαιτούνται για να κάνετε μια αξιόπιστη αναφορά. Μερικές φορές αυτό μπορεί να σημαίνει ότι μιλάτε με τους εμπλεκόμενους ή ότι μπορεί να συμμετέχετε όσο το δυνατόν περισσότερο στη διεξαγωγή ενός ερευνητικού έργου.
Παράδειγμα:
Αυτή η αναφορά καλύπτει τις τεχνικές μάρκετινγκ που χρησιμοποιήσαμε τα τελευταία πέντε χρόνια για την απόκτηση νέων πελατών. Βάσει μιας ανάλυσης των τεχνικών, των χρημάτων που δαπανώνται και του αριθμού των νέων πελατών που αποκτήσαμε από το καθένα, θα ήθελα να προτείνω τρεις συγκεκριμένους τύπους μάρκετινγκ να προχωρήσουν.
Οργανώστε όλες τις σχετικές πληροφορίες
Φροντίστε να περιορίσετε τις πληροφορίες σας με σκοπό την έκθεση της επιχείρησης. Μην αφήσετε το εύρος της έκθεσης να επεκταθεί, καθώς αυτό μπορεί να εκτροχιάσει τη μορφή της αναφοράς της επιχείρησής σας. Εάν ο σκοπός της έκθεσης είναι να συστήσει τρία συγκεκριμένα θέματα των τεχνικών μάρκετινγκ, παραμείνετε επικεντρωμένοι στις τρεις αυτές τεχνικές και τις σχετικές πληροφορίες.
Παράδειγμα:
Όπως θα δείτε με βάση την έρευνά μου, αυτές είναι οι τρεις καλύτερες τεχνικές μάρκετινγκ που συστήνω. Είναι το πιο αποδοτικό για να φέρουμε τον μεγαλύτερο αριθμό νέων πελατών.
Γνωρίστε το κοινό Μορφή Αναφοράς Επιχειρήσεων
Πρέπει να καταλάβετε ποιος γράφετε και να καθορίσετε τον καλύτερο τρόπο για να απευθυνθείτε σε αυτό το κοινό. Ορίστε τον τόνο, τη στάση και την έμφαση που προσανατολίζονται προς τους αναγνώστες σας. Παρόλο που πρέπει πάντα να είστε επαγγελματίας στο στυλ γραφής της επιχείρησής σας, το επίπεδο λεπτομέρειας που συμπεριλαμβάνετε μπορεί να διαφέρει ανάλογα με το ποιος διαβάζει την αναφορά.
Αν γράφετε σε υψηλόβαθμα στελέχη επιχειρήσεων, ίσως θέλετε να συμπεριλάβετε πιο οριστικούς αριθμούς και έρευνα και να περιγράψετε λεπτομερέστερα τις περιγραφές σας. Εάν γράφετε στην ομάδα μάρκετινγκ που καταλαβαίνει το marketing lingo, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια μορφή αναφοράς των επιχειρήσεων που έχει έναν πιο χαλαρό τόνο και μιλά με τεχνικές που έχετε χρησιμοποιήσει στο παρελθόν.
Ενθαρρύνετε το κοινό σας
Συγκεντρώστε την επιχειρηματική αναφορά χρησιμοποιώντας δυνατά λόγια που θα παρακινήσουν το κοινό σας. Δημιουργήστε αποτελεσματικές, σωστά διατεταγμένες προτάσεις, αλλά παραμείνετε αληθινές με το προσωπικό στυλ γραφής της έκθεσής σας. Κάποιο από το κοινό σας μπορεί να σαρώνει μόνο την αναφορά, οπότε επιλέξτε μια μορφή αναφοράς των επιχειρήσεων με σημεία με κουκκίδες, άφθονο λευκό κενό, καλούς τίτλους και υπότιτλους και σύντομες παραγράφους.
Παράδειγμα:
Τρεις τεχνικές μάρκετινγκ δολοφόνων
Μπορούμε να κερδίσουμε 35 τοις εκατό περισσότερους πελάτες και να εξοικονομήσουμε χρήματα χρησιμοποιώντας τις ακόλουθες τρεις τεχνικές μάρκετινγκ δολοφόνων:
- Μηνιαία ενημερωτικά δελτία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που παρέχουν χρήσιμο περιεχόμενο.
- Τριμηνιαίες προσφορές στο κατάστημα.
- Διαφήμιση στην τοπική εφημερίδα.
Προετοιμασία πριν στείλετε
Μία από τις πιο ζωτικές συμβουλές για τη σύνταξη αναφορών είναι η απόδειξη, η επεξεργασία και η αναθεώρηση πριν διανείμετε την αναφορά. Έχοντας ένα δεύτερο σύνολο των ματιών που διαβάζετε πάνω από την αναφορά είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να βεβαιωθείτε ότι το μήνυμά σας είναι σαφές. Αφήστε τον εαυτό σας αρκετό χρόνο για να επεξεργαστείτε και να αναθεωρήσετε την αναφορά πριν από την ημερομηνία λήξης. Μην βιαστούμε αυτό το βήμα. Όταν διανέμετε την αναφορά, βεβαιωθείτε ότι περιλαμβάνονται όλα τα έγγραφα και τα συνημμένα και ότι όλοι τα παίρνουν.
