Οι εκθέσεις προόδου είναι ξεκάθαρες, με πιο διατυπωμένο σχέδιο από αυτό των τριμηνιαίων εκθέσεων. Οι τελευταίες διαφέρουν ως προς τη μορφή τους από επιχειρήσεις σε επιχειρήσεις και ιδρύματα σε ιδρύματα. Ωστόσο, οι ακόλουθες βασικές οδηγίες ισχύουν και για τα δύο: Να έχετε επίγνωση του κοινού σας και τι περιμένετε να βρείτε στην αναφορά και να κρατάτε τη γραφή σας σαφή και συνοπτική, με έναν σοβαρό, μη ανόητο τόνο και ακριβή, ανοιχτό και αξιόπιστο στυλ.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Δεδομένα και πληροφορίες που πρέπει να περιλαμβάνονται
-
Ένα καλό πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου, όπως το Microsoft Word
Χρησιμοποιήστε την παραδοσιακή μορφή υπομνήματος τόσο για την πρόοδο όσο και για την τριμηνιαία αναφορά. Ξεκινήστε με την ημερομηνία, το όνομα και τη θέση του ατόμου στον οποίο θα γίνει η αναφορά, το όνομα και τη θέση σας και μια σαφή και συνοπτική γραμμή θεμάτων. Για παράδειγμα, η γραμμή θέματος για μια αναφορά προόδου μπορεί να είναι "Πρόοδος στο Έργο ενσωμάτωσης δεδομένων". Το θέμα της τριμηνιαίας έκθεσης είναι συχνά λιγότερο συγκεκριμένο και απλά λέει κάτι σαν "Τριμηνιαία Έκθεση για το Τμήμα Δεδομένων, Τρίτο Τρίμηνο 2010." Εάν η τριμηνιαία έκθεση είναι μία από τις πολλές που πηγαίνουν στο ίδιο πρόσωπο, βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε την ακριβή μορφή που το άτομο αναμένει.Ο αναγνώστης πρέπει να αφομοιώσει γρήγορα όλα τα εισερχόμενα δεδομένα και αναμένει να βρει συγκεκριμένους τύπους πληροφοριών στον ίδιο χώρο σε κάθε αναφορά.
Για μια αναφορά προόδου, ανοίξτε με μια σύνοψη της προόδου, όπως "Το έργο ολοκλήρωσης δεδομένων προχωράει στο χρονοδιάγραμμα και κάτω από τον προϋπολογισμό." Εάν αναζητάτε κάτι συγκεκριμένο - βοήθεια από άλλο υπάλληλο ή τμήμα, πρόσθετα κεφάλαια κλπ. ορίστε το αμέσως για να βεβαιωθείτε ότι δεν παραβλέπεται από τον αναγνώστη. Ανοίξτε την τριμηνιαία έκθεση με παρόμοιο τρόπο, συνοψίζοντας τις πληροφορίες που περιέχονται στην έκθεση.
Αναφέρετε λεπτομερώς το ιστορικό του έργου, το οποίο μπορεί να συμπεριληφθεί στην περίληψη της προόδου εάν το επιθυμείτε, συνοψίζοντας γρήγορα τις λεπτομέρειες και περιγράφοντας το σκοπό και το χρονοδιάγραμμά του. Στο πλαίσιο της τριμηνιαίας έκθεσης, μπορείτε να συμπεριλάβετε την πρόοδο που σημειώθηκε από την τελευταία έκθεση, η οποία αντιπροσωπεύει τόσο το καλό όσο και το κακό. Λάβετε υπόψη ότι θέλετε να είστε ανοιχτοί και ειλικρινείς.
Αναφέρετε στην έκθεση προόδου όλες τις τελικές εργασίες και χρησιμοποιήστε τα ρήματα δράσης για να υπογραμμίσετε ότι όσοι εργάζονται στο έργο είναι εργατικοί. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε συγκεκριμένες ημερομηνίες όταν ολοκληρώθηκαν οι φάσεις του έργου ή όταν μέρος του έγινε ενεργό ή έγινε online ή ό, τι είναι ο στόχος. Σε αυτό το σημείο της τριμηνιαίας έκθεσης και με την κατάλληλη μορφή, ξεκινήστε λεπτομερώς την πρόοδο που έχει σημειωθεί. Κατάλογος προβλημάτων που πρέπει να επιλυθούν.
Παρέχετε λεπτομέρειες σε μια αναφορά προόδου για όλα τα προβλήματα που αντιμετωπίζετε, στρατηγικές για την επίλυσή τους και ένα χρονοδιάγραμμα για την επίλυσή τους ή την εξήγηση του γιατί το πρόβλημα βρίσκεται σε εξέλιξη.
Ρυθμίστε το πρόγραμμα εργασίας στην αναφορά προόδου, μαζί με τα επιτεύγματα που αναμένετε κατά το προσεχές χρονικό διάστημα. Μπορείτε να ολοκληρώσετε την έκθεση με μια συνολική αξιολόγηση του έργου και τι έχει επιτευχθεί μέχρι τώρα. Στην τριμηνιαία έκθεση, πρόβλεψη επερχόμενων ευκαιριών και προκλήσεων μαζί με τα αναμενόμενα αποτελέσματα και σημαντικές δραστηριότητες. Ίσως τελειώσει με ένα αίτημα για σχόλια, σχόλια και ιδέες.
