Το Σύστημα Πληροφοριών Ανθρώπινου Δυναμικού (HRIS) είναι ένα πακέτο λογισμικού που αναπτύχθηκε για να βοηθήσει τους επαγγελματίες του ανθρώπινου δυναμικού (HR) να διαχειρίζονται τα δεδομένα. Οι επαγγελματίες του ανθρώπινου δυναμικού χρησιμοποιούν τα συστήματα αυτά για να διευκολύνουν τη ροή εργασίας, τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας και την αποθήκευση και τη συλλογή πληροφοριών. Διάφορες εταιρείες προσφέρουν πακέτα HRIS στους εργοδότες. Τα πακέτα HRIS μπορούν να προσαρμοστούν στις συγκεκριμένες ανάγκες και απαιτήσεις του εργοδότη.
Βάση δεδομένων
Η βασική προσφορά HRIS περιλαμβάνει μια βάση δεδομένων για την αποθήκευση των πληροφοριών των εργαζομένων. Οι επαγγελματίες HR μπορούν να εισάγουν όλα τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα στο σύστημα, τα οποία είναι προσβάσιμα από οπουδήποτε, όλο το εικοσιτετράωρο. Οι τύποι δεδομένων που συλλέγουν οι επαγγελματίες του ανθρώπινου δυναμικού στη βάση δεδομένων περιλαμβάνουν το ιστορικό αποζημιώσεων, τις πληροφορίες επικοινωνίας έκτακτης ανάγκης και τις αξιολογήσεις απόδοσης. Η βασική βάση δεδομένων μπορεί επίσης να θεωρηθεί ως ένα ηλεκτρονικό αντίγραφο ασφαλείας για αρχεία χαρτιού.
Διαχείριση χρόνου και εργασίας
Ο χρόνος και η διαχείριση της εργασίας μπορεί να είναι χρονοβόρες. Τα πακέτα HRIS επιτρέπουν στους υπαλλήλους να εισάγουν τις δικές τους ώρες εργασίας και επιτρέπει στους διαχειριστές να επαληθεύουν αμέσως τις αιτήσεις διακοπών και τα δεδομένα μεταφέρονται άμεσα σε μισθοδοσία. Η διαχείριση του χρόνου και της εργασίας βελτιώνει επίσης την ικανότητα του τμήματος HR να παρακολουθεί τη συμμετοχή και την ακρίβεια.
Κατάσταση μισθοδοσίας
Ένα άλλο βασικό στοιχείο ενός HRIS είναι η λειτουργία μισθοδοσίας. Η HR μπορεί εύκολα να κατεβάσει ή να ανεβάσει τις ώρες των εργαζομένων και να εκδώσει επιταγές ή καταθέσεις μισθοδοσίας στους υπαλλήλους. Οι μισθωτοί μπορούν επίσης να πληρώνονται αυτόματα με σημαντικά μειωμένο κίνδυνο σφάλματος. Το λογισμικό μισθοδοσίας HRIS βελτιώνει συνήθως τη φορολογική συμμόρφωση για τοποθεσίες με πολλαπλά επίπεδα φορολογίας. Η λειτουργία μισθοδοσίας HRIS αποθηκεύει μητρώα μισθοδοσίας και εκθέσεις φορολόγησης σύμφωνα με τις νομικές απαιτήσεις.
Οφέλη
Μερικά πακέτα HRIS επιτρέπουν στους εργοδότες να δημιουργήσουν και να διατηρήσουν τα ιατρικά οφέλη και τις επενδύσεις συνταξιοδότησης μέσω του λογισμικού τους. Τέτοιες εφαρμογές επιτρέπουν στους εργοδότες να αποκτήσουν μια ενιαία εμπειρία αγορών για όλες τις ανάγκες διαχείρισης δεδομένων ανθρώπινων πόρων. Άλλα πακέτα HRIS διευκολύνουν την έκπτωση ιατρικών παροχών και συνταξιοδοτικών παροχών για την καταβολή μισθοδοσίας, αλλά όχι τη σύσταση αυτών των παροχών.
Διασύνδεση εργαζομένων
Τα περισσότερα πακέτα HRIS επιτρέπουν σε έναν υπάλληλο να έχει περιορισμένη πρόσβαση χρηστών. Οι χρήστες των εργαζομένων έχουν πρόσβαση σε ένα τμήμα της βάσης δεδομένων όπου μπορούν να ενημερώσουν τις προσωπικές τους πληροφορίες, να αναθεωρήσουν τις αμοιβές τους, να αλλάξουν τις επιλογές των συνταξιοδοτικών παροχών, να ενημερώσουν τις άμεσες πληροφορίες κατάθεσης ή να κατεβάσουν τα εκλογικά τους έγγραφα.
