Για να βεβαιωθείτε ότι συμμορφώνονται με τους κανονισμούς της υπηρεσίας εσωτερικών εσόδων (IRS) και τους νόμους περί κρατικών και τοπικών κυβερνήσεων, οι εταιρείες πρέπει να συμπεριλαμβάνουν κρίσιμες πληροφορίες για τους εργαζομένους και την εταιρεία στα συστήματα μισθοδοσίας τους. Η εγκατάσταση και λειτουργία των διαφόρων στοιχείων που περιλαμβάνουν ένα σύστημα μισθοδοσίας απαιτεί τη δέουσα επιμέλεια και επαρκή γνώση της φορολογικής νομοθεσίας. Ως αποτέλεσμα, είναι σύνηθες οι εταιρείες να προσλαμβάνουν έναν εξωτερικό σύμβουλο, λογιστή ή υπηρεσία μισθοδοσίας για να καταθέσουν φορολογικές πληρωμές, να επεξεργαστούν τα W-2, να διαχειριστούν σχέδια συνταξιοδότησης και ασφάλισης και να εκτελέσουν άλλα καθήκοντα που σχετίζονται με μισθούς.
Πληροφορίες για τον υπάλληλο
Κατά τη διάρκεια της νέας διαδικασίας ενοικίασης, οι εταιρείες πρέπει να συλλέγουν πληροφορίες όπως η ιατρική ασφάλιση και τα έντυπα W-4 για να καθορίσουν τι πρέπει να αφαιρεθεί από το μισθό του υπαλλήλου. Αυτά τα έντυπα παρέχουν επίσης στους εργοδότες κρίσιμες πληροφορίες, όπως τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισης του εργαζομένου και το ποσό παρακράτησής τους για ομοσπονδιακούς και κρατικούς φορολογικούς σκοπούς. Το σύστημα πρέπει επίσης να παρακολουθεί και να επεξεργάζεται τις αλλαγές που έγιναν στο καθεστώς φορολογικής απαλλαγής των εργαζομένων, συντάξεων, ασφαλιστικών σχεδίων ή συνταξιοδοτικών ταμείων.
Πληροφορίες μισθών
Στο πλαίσιο της νέας διαδικασίας μισθώσεως, τα συστήματα μισθοδοσίας περιλαμβάνουν ένα στοιχείο που προσδιορίζει τους υπαλλήλους με πλήρη απασχόληση, μερικής απασχόλησης και εργολάβους. Η ταξινόμηση των εργαζομένων σε σύστημα μισθοδοσίας είναι σημαντική καθώς η κυβέρνηση επιβάλλει υψηλές ποινές σε εταιρείες που κατηγοριοποιούν τους υπαλλήλους λανθασμένα.
Χρονικά φύλλα
Χωρίς να γνωρίζει τον αριθμό των ωρών που έχει εργαστεί ένας εργαζόμενος, οι εργοδότες δεν μπορούν να καθορίσουν τι πρέπει να πληρώσει ένας υπάλληλος. Ενώ μερικοί εργαζόμενοι πληρώνουν μισθό, άλλοι αποζημιώνονται ωριαίως ή ορίζονται ως εργαζόμενοι χωρίς εξαίρεση. Τα συστήματα μισθοδοσίας περιλαμβάνουν πληροφορίες σχετικά με φύλλα εργασίας ή περιοχές στις οποίες καταγράφονται και εξετάζονται για ακρίβεια ωριαίες και άσχετες ώρες εργασίας. Οι πληροφορίες μπορούν να συγκεντρωθούν μέσω ηλεκτρονικού ρολογιού, ρολογιού χαρτονομισμάτων χαρτιού ή φύλλου χαρτιού.
Ισχύοντες φόροι και εκπτώσεις
Παρόλο που το IRS παρέχει στις εταιρείες πίνακες φόρων για τον υπολογισμό των παρακρατήσεων φόρου εργαζομένων, οι πωλητές και τα συστήματα υπολογιστών μισθοδοσίας μπορούν επίσης να παρέχουν αυτές τις πληροφορίες. Οι εργοδότες πρέπει να εξετάζουν τα ετήσια ετήσια κέρδη, τα επίπεδα μισθών και τις φορολογικές ελαφρύνσεις όταν συνοψίζουν τους ισχύοντες φόρους. Επιπλέον, τα συστήματα μισθοδοσίας πρέπει να υπολογίζουν τις μειώσεις που έγιναν μέσω συνταξιοδοτικών προγραμμάτων, 401 (k) s, ασφαλιστικά προγράμματα, συνδικαλιστικά τέλη και επιπλήξεις. Το τμήμα μισθοδοσίας παρακολουθεί επίσης τα δάνεια και άλλες εκπτώσεις που έχουν ανώτατα όρια και παύουν τις εκπτώσεις των πληρωμών όταν το συνολικό ποσό έχει εξοφληθεί.
Μητρώο μισθοδοσίας
Ο μητρώο μισθοδοσίας συνοψίζει τα κέρδη των εργαζομένων και τις πληροφορίες έκπτωσης σε μια καταχώριση ημερολογίου που εισάγεται στο γενικό μητρώο για λόγους λογιστικής και γενικής έρευνας. Τα μητρώα μισθοδοσίας χρησιμοποιούνται επίσης για τη δημιουργία φορολογικών εκθέσεων. Αυτά τα έγγραφα εκπονούνται από το προσωπικό μισθοδοσίας ή παράγονται με τη χρήση συστημάτων υπολογιστών μισθοδοσίας.
Μη αυτόματες πληρωμές
Περιστασιακά, οι εταιρείες εκδίδουν μη αυτόματους μισθούς στους μισθωτούς μεταξύ των περιόδων πληρωμής λόγω τερματισμού ή σφάλματος μισθοδοσίας. Τα συστήματα μισθοδοσίας πρέπει να λογοδοτούν για το ποσό ελέγχου στο μητρώο μισθοδοσίας για λόγους φορολογίας και υποβολής εκθέσεων. Αυτό εξασφαλίζει ότι το ποσό παρακράτησης φόρου του εργοδότη συμβιβάζεται με τις εκπτώσεις των εργαζομένων.
