Ο διαχωρισμός των δασμών από μετρητά είναι μια τακτική για τη μείωση του κινδύνου τυχαίας και εκούσιας απώλειας χρημάτων από τους εργαζομένους. Το πρόσωπο που είναι πιο πιθανό να κλέψει μετρητά από μια εταιρεία είναι ένας μακροπρόθεσμος υπάλληλος σε ένα περιβάλλον εργασίας που στερείται διαχωρισμού καθηκόντων. Ο διαχωρισμός των καθηκόντων σε μετρητά είναι ο πιο κοινός τρόπος στις μεγαλύτερες επιχειρήσεις, αλλά οι μικρές επιχειρήσεις μπορούν επίσης να επωφεληθούν από τον ελάχιστο διαχωρισμό των καθηκόντων τους ή έχοντας έναν διευθυντή να εποπτεύουν επιμελώς και να επανεξετάζουν τα τέλη μετρητών. Ο σωστός διαχωρισμός των καθηκόντων σε ταμειακή επιχείρηση απαιτεί εξουσιοδότηση, φύλαξη, καταγραφή και συμφιλίωση.
Εξουσιοδότηση
Η εξουσιοδότηση είναι το πρώτο βήμα στην αλυσίδα επιμέλειας. Μόνο ένα άτομο είναι εξουσιοδοτημένο να εκτελεί καθήκον. Για παράδειγμα, ένα άτομο μπορεί να λάβει ταχυδρομείο και επιταγές, αλλά δεν πρέπει να κρατήσει τους ελέγχους υπό την επιμέλειά του, να τις καταγράψει ή να συμβιβάσει το βιβλίο με το οποίο εισήχθησαν οι επιταγές. Επιπλέον, μπορεί να εξουσιοδοτήσει ή να προετοιμάσει καταθέσεις, αλλά δεν μπορεί να πάει στην τράπεζα για να καταθέσει τα χρήματα. Μερικές φορές, σε μια μικρότερη επιχείρηση, το άτομο που εγκρίνει μια επιταγή μπορεί να το συμβιβάσει μόνο εάν άλλος υπάλληλος ή διαχειριστής το κατέθεσε και το κατέγραψε.
Επιμέλεια
Η διάρκεια της επιμέλειας εξαρτάται από το καθήκον. Για παράδειγμα, ένας ταμίας που διαχειρίζεται χρήματα για μια οκταώρητη βάρδια στις περισσότερες περιπτώσεις δεν θα πρέπει να συμφιλιώνει το δικό του συρτάρι μετρητών. Θα ήταν αποδεκτό να μετράει και να καταγράφει τα σύνολα τέλους της ημέρας, αλλά ένας ανώτερος πρέπει να συμβιβάζει τα σύνολα για να επαληθεύει τα μετρητά έναντι των εισπράξεων. Αυτό εξασφαλίζει ότι όλα τα χρήματα υπολογίζονται και κανένας δεν λείπει.
Εγγραφή
Η εγγραφή είναι ο ταμειακός φόρος που απαιτεί από έναν διαχειριστή ή υπάλληλο να καταγράψει φυσικά ή ηλεκτρονικά ένα σύνολο μετρητών στα λογιστικά βιβλία της εταιρείας. Αυτός ο χρηματικός φόρος εξασφαλίζει ένα ίχνος χαρτιού που ακολουθεί τα χρήματα. Στο προηγούμενο παράδειγμα, ο διαχειριστής που συμφώνησε με το συρτάρι μετρητών πρέπει να πάρει έναν άλλο διαχειριστή για να καταγράψει τα μετρητά για την κατάθεση ή το μετρητά στο χέρι. Όταν πολλοί άνθρωποι χειρίζονται μετρητά, είναι απαραίτητο να διαχωρίζονται τα καθήκοντα σε όλη την αλυσίδα επιμέλειας.
Συμφιλίωση
Η συμφιλίωση είναι το τελευταίο βήμα στον διαχωρισμό των ταμειακών δασμών και της αλυσίδας επιμέλειας. Εξασφαλίζει ότι όλοι όσοι χειρίζονται τα χρήματα αντιπροσώπευαν σωστά τα μετρητά, τις επιταγές ή τις καταθέσεις. Όταν ένας διευθυντής ή υπάλληλος συμβιβάζει τα σύνολα μετρητών για την ημέρα ή την εβδομάδα, παρέχει μια ευκαιρία στην επιχείρηση να προλάβει τυχόν σφάλματα στη λογιστική ή να ανακαλύψει πιθανή εσωτερική κλοπή. Η επιχείρηση πρέπει πάντα να έχει ένα διαφορετικό πρόσωπο συμφιλιωμένο από εκείνο που έλαβε, χειρίστηκε ή καταγράφηκε τα χρήματα.
