Οι εσωτερικοί έλεγχοι παρέχουν ένα σύστημα ελέγχων και ισορροπιών που λειτουργούν για την αποτροπή σκόπιμων ή ακούσιων λαθών εισαγωγής δεδομένων, απάτης και κλοπής. Ένα ισχυρό σύστημα εσωτερικού ελέγχου πρέπει να διασφαλίζει ότι κανένας απλός υπάλληλος ή ομάδα εργαζομένων δεν διατηρεί υπερβολικό έλεγχο ή επιρροή στις ταμειακές ροές, τα οικονομικά στοιχεία, τα αποθέματα και άλλα περιουσιακά στοιχεία της επιχείρησης. Ο διαχωρισμός των καθηκόντων όσο το δυνατόν περισσότερο είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους για την προστασία της επιχείρησής σας.
Χωριστά ασυμβίβαστα καθήκοντα
Ο πλήρης διαχωρισμός των καθηκόντων χωρίζει ασυμβίβαστες λειτουργίες - τα καθήκοντα ή τις δραστηριότητες που παρέχουν την ευκαιρία σε έναν ή περισσότερους υπαλλήλους να διαπράξουν και να κρύψουν λάθη, απάτες ή κλοπή. Το Ινστιτούτο Εσωτερικών Ελεγκτών προσδιορίζει την επιμέλεια των περιουσιακών στοιχείων, τις άδειες και εγκρίσεις και την καταγραφή και υποβολή εκθέσεων ως τις τρεις βασικές κατηγορίες ασυμβίβαστων καθηκόντων. Σύμφωνα με τη διοργανική συμφωνία, οι αρμοδιότητες ροής εργασίας πρέπει να αποτρέπουν κάθε άτομο από την πρόσβαση και την ευθύνη για τη λογιστική καταχώριση των οικονομικών και υλικών στοιχείων του ενεργητικού.
Αποτροπή κλοπής και απάτης
Η μισθοδοσία και η αγορά είναι δύο τομείς που απαιτούν διαχωρισμό καθηκόντων. Στο τμήμα μισθοδοσίας, αποτρέψτε τους υπαλλήλους φάντασμα - κάποιος που έχει καταχωρηθεί στο σύστημα μισθοδοσίας αλλά δεν εργάζεται για σας - διασφαλίζοντας ότι ο υπεύθυνος για τη συλλογή και τη διατήρηση των προσωπικών και οικονομικών πληροφοριών των εργαζομένων δεν επεξεργάζεται επίσης μισθοδοσία. Φροντίστε κατά των μη εξουσιοδοτημένων αγορών ή των ευνοϊκών συμφερόντων των πωλητών, διαχωρίζοντας τα καθήκοντα εισόδου και εξουσιοδότησης.
Μειώστε τα σφάλματα
Ο διαχωρισμός των καθηκόντων μπορεί να βοηθήσει στη μείωση των ακούσιων σφαλμάτων που επηρεάζουν την κατώτατη γραμμή. Ο καθορισμός ενός επικεφαλής ομάδας ή ενός επόπτη για να εξετάσει και να συγκρίνει τις συναλλαγές με την τεκμηρίωση, όπως η σύγκριση των καρτών χρόνου των εργαζομένων με μια αναφορά μισθοδοσίας, είναι ένα κοινό παράδειγμα. Ακριβώς όπως οι εντολές εισόδου και εξουσιοδότησης προστατεύουν τις περιπτώσεις κλοπής και απάτης, ο διαχωρισμός αυτών των καθηκόντων - και η απαίτηση του ατόμου με αρμοδιότητες εξουσιοδότησης να ελέγχει τα σύνολα - μπορεί επίσης να μειώσει τα σφάλματα εισόδου δεδομένων.
Μικρές επιχειρηματικές εκτιμήσεις
Οι μικρές επιχειρήσεις με λίγους μόνο υπαλλήλους ή σε στενό προϋπολογισμό πρόσληψης δεν μπορούν πάντα να επιτύχουν πλήρη διαχωρισμό. Στην περίπτωση αυτή, είναι απαραίτητο να μετριαστούν οι έλεγχοι. Παρόλο που οι αντισταθμιστικοί έλεγχοι είναι "ντετέκτιβ" παρά προληπτικοί, μπορούν ακόμα να παράσχουν εύλογη διαβεβαίωση ότι το τμήμα ανταποκρίνεται σε στόχους μείωσης του κινδύνου. Για παράδειγμα, η ανασκόπηση των ημερήσιων και εβδομαδιαίων εκθέσεων, η τακτική άσκηση καθηκόντων, η διεξαγωγή αιφνιδιαστικών δειγματοληπτικών ελέγχων των χρηματοπιστωτικών συναλλαγών ή ο εξαγγελθείς αριθμός φυσικών απογραφών και ο προγραμματισμός των εξαμηνιαίων εσωτερικών ελέγχων είναι όλοι καλές μέθοδοι ελέγχου των ντετέκτιβ.
