Οι περισσότερες επιχειρήσεις προτιμούν να χρησιμοποιούν επιστολόχαρτο για την αλληλογραφία τους. Είτε πρόκειται για ένα σημείωμα μεταξύ των γραφείων είτε για μια επιστολή προς έναν πελάτη ή έναν πελάτη, χρησιμοποιώντας ένα επιστολόχαρτο εμφανίζει τη δέσμευση της επιχείρησης για επαγγελματισμό. Σε μερικές περιπτώσεις, το επιστολόχαρτο μπορεί να είναι μια εικόνα ή σχεδίαση, ενώ σε άλλες χρησιμοποιείται μια ειδική γραμματοσειρά και διάταξη κειμένου. Ανεξάρτητα από το στυλ που επιλέγετε, εάν έχετε μια επιχείρηση και χρειάζεστε ένα επιστολόχαρτο αλλά δεν έχετε τους πόρους για να πληρώσετε για να εκτυπωθεί, μπορείτε να εκτυπώσετε τη δική σας.
Σχεδιάστε το επιστολόχαρτο. Ανάλογα με τον τύπο επιχείρησης που έχετε και τις προσωπικές σας προτιμήσεις, ο σχεδιασμός μπορεί να διαφέρει. Ορισμένες εταιρείες προτιμούν να έχουν ένα λογότυπο, ενώ άλλοι προτιμούν μια διακριτική γραμματοσειρά. Αν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε ένα σχέδιο, μπορείτε να το δημιουργήσετε σε ένα πρόγραμμα όπως το Photoshop ή το Pixelmator και να το αποθηκεύσετε στον υπολογιστή σας ως αρχείο εικόνας, όπως ένα.jpg. Εάν χρησιμοποιείτε μια ειδική γραμματοσειρά, μπορείτε να την επιλέξετε στο λογισμικό επεξεργασίας κειμένου. Συμπεριλάβετε το όνομα της επιχείρησης, τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου, τον αριθμό φαξ, τη διεύθυνση ιστότοπου και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Τοποθετήστε το επιστολόχαρτο στο αρχείο εγγράφων. Εάν σχεδιάσατε ένα επιστολόχαρτο στο λογισμικό εικόνας και το αποθηκεύσατε ως αρχείο εικόνας, μπορείτε να εισάγετε την εικόνα απευθείας στο αρχείο εγγράφων. Τοποθετήστε την εικόνα στο επάνω μέρος της σελίδας σας και προσαρμόστε την ώστε να ταιριάζει στη σελίδα. Μερικοί προτιμούν να έχουν το επιστολόχαρτο να καταλαμβάνουν ολόκληρο το επάνω μέρος μιας σελίδας, ενώ άλλοι κεντράσουν το επιστολόχαρτο. Εάν έχετε πληκτρολογήσει χρησιμοποιώντας μια συγκεκριμένη γραμματοσειρά, βεβαιωθείτε ότι βρίσκεται εκεί που θέλετε.
Προεπισκόπηση του επιστολόχαρτου σας. Χρησιμοποιώντας τη λειτουργία "προεπισκόπηση εκτύπωσης" του λογισμικού επεξεργασίας λέξεων, εξετάστε πώς θα φαίνεται το επιστολόχαρτο μόλις εκτυπωθεί. Για να αποφύγετε τη σπατάλη χαρτιού και μελανιού στις δοκιμαστικές εκτυπώσεις, βεβαιωθείτε ότι όλα τα επιστολόχαρτα βρίσκονται στο εκτυπώσιμο τμήμα της σελίδας. Εάν το επιστολόχαρτο δεν εμφανίζεται σωστά στη σελίδα, προσαρμόστε το μέγεθος και τη μορφή και επαναλάβετε αυτό το βήμα μέχρι να γίνει σωστό. Αποθηκεύστε το αρχείο σας όταν είστε ικανοποιημένοι.
Εκτυπώστε το επιστολόχαρτο. Βεβαιωθείτε ότι οι επιλογές του εκτυπωτή σας έχουν ρυθμιστεί σε ρύθμιση εκτύπωσης υψηλής ποιότητας, ώστε το επιστολόχαρτο να φαίνεται επαγγελματικό. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό αν έχετε ένα λογότυπο στο επιστολόχαρτο σας. Μπορείτε επίσης να εξετάσετε την εκτύπωση της σελίδας επιστολόχαρτου σε χαρτί υψηλότερης ποιότητας.
