Η μη κερδοσκοπική ετήσια έκθεση είναι πιο αποτελεσματική όταν είναι γραμμένη και σχεδιαστεί με γνώμονα τη σημασία και τη χρήση του εγγράφου. Το έγγραφο χρησιμεύει ως κάρτα αναφοράς, αναγνώριση των δωρητών και άλλων υποστηρικτών, ευκαιρία ανταλλαγής πληροφοριών με την κοινότητα μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα και εργαλείο μάρκετινγκ για την προσέλκυση νέων υποστηρικτών. Οι αναγνώστες ετήσιων αναφορών αναζητούν πληροφορίες για την ποσότητα, την ποιότητα και τα αποτελέσματα σχετικά με τα προγράμματα, τους πελάτες και το εισόδημα. Καλά σχεδιασμένες ετήσιες εκθέσεις περιλαμβάνουν μια ισορροπία της αφήγησης, φωτογραφίες, λίστες και γραφικές αναπαραστάσεις των οικονομικών στοιχείων. Μια καλά γραπτή ετήσια έκθεση αναφέρει τις ξεχωριστές ιστορίες πίσω από τα διαγράμματα πίτας και τις λίστες δωρητών.
Προσδιορίστε το περιεχόμενο της ετήσιας έκθεσής σας. Εάν η έκδοσή σας είναι ένα παχύ, γυαλιστερό περιοδικό ή ένα ενημερωτικό δελτίο τεσσάρων σελίδων, οι αναγνώστες σας θα αναζητήσουν συγκεκριμένες πληροφορίες στην ετήσια έκθεσή σας: μια σελίδα-μία επιστολή από τον πρόεδρο του διοικητικού συμβουλίου ή τον διευθύνοντα σύμβουλο του μη κερδοσκοπικού οργανισμού, αναφορές για οργανωτικά επιτεύγματα, ειδικά προγράμματα ή μείζονες διαιρέσεις, οικονομικές εκθέσεις, κατάλογο μελών του διοικητικού συμβουλίου και βασικού προσωπικού, καθώς και κατάλογο δωρητών οργανωμένο κατά ποσό και αλφαβητισμένο ονομαστικά.
Χρησιμοποιήστε σαφή, απλή και έντιμη γραφή με έναν άτυπο αλλά επαγγελματικό τόνο. Δηλώστε τα γεγονότα καθαρά και χρησιμοποιήστε έναν χαλαρό και προσωπικό τόνο για να γράψετε για τα επιτεύγματα και τις προσωπικές ιστορίες που περιγράφουν τον αντίκτυπο στους πελάτες και την κοινότητα.
Επιλέξτε λέξεις στη γραφή σας που μεταφέρουν θετικότητα, υπερηφάνεια και δέσμευση στην αποστολή σας. Αποφύγετε την περιττή δραματική γραφή, αλλά μοιραστείτε πληροφορίες που εμπλέκουν τον αναγνώστη και απευθύνετε έκκληση σε δωρητές που αισθάνονται την αίσθηση της εταιρικής σχέσης στην εργασία σας. Για παράδειγμα, πείτε την ιστορία ενός πελάτη για να περιγράψετε τα επιτεύγματα ενός προγράμματος και να συνδέσετε τις δραστηριότητες με την αποστολή του οργανισμού σας.
Συμπεριλάβετε μερικές πλευρικές γραμμές για να επισημάνετε σημαντικά δεδομένα από αναφορές προγραμμάτων, όπως ανάλυση των πελατών κατά ηλικία και εθνικότητα ή τους συμμετέχοντες σε πρόγραμμα αναζήτησης εργασίας και το καθεστώς τους στο τέλος του έτους. Αυτές οι συνοπτικές πληροφορίες βοηθούν τους αναγνώστες να κατανοήσουν την κατώτατη γραμμή των άρθρων και προσθέτει επίσης μια ανθρώπινη προοπτική.
Προετοιμάστε τα οπτικά για τις οικονομικές σας πληροφορίες χρησιμοποιώντας τα δεδομένα στην οικονομική σας έκθεση για να εμφανίσετε τάσεις, σύνολα και περιλήψεις. Για παράδειγμα, δημιουργήστε ένα γράφημα πίτας που δείχνει το ποσοστό προϋπολογισμού που χρησιμοποιείται από κάθε τμήμα ή ένα γράφημα γραμμών που δείχνει αλλαγές στις δωρεές τα τελευταία τέσσερα χρόνια. Χρησιμοποιήστε ένα πλαίσιο κειμένου για να αναγράψετε τα συνολικά κεφάλαια που λαμβάνετε από διαφορετικούς τύπους χορηγών, όπως το ίδρυμα και το άτομο. Τα οικονομικά οπτικά στοιχεία παρέχουν στους αναγνώστες αξιοσημείωτα στιγμιότυπα.
Επιλέξτε τις φωτογραφίες που θα χρησιμοποιήσετε για να ξεχωρίσετε τις ιστορίες. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε φωτογραφίες μιας κατοικίας που βοήθησε ο οργανισμός σας, οι μαθητές στο πρόγραμμα μετά το σχολείο σας, τα ζώα στο καταφύγιο διάσωσης, τα δέντρα που φυτεύτηκαν σε σχολεία της περιοχής ή το προσωπικό που διοργάνωσε ένα walk-a-thon.
Συμβουλές
-
Επιλέξτε μορφοποίηση με βάση το μήκος και το περιεχόμενο της ετήσιας έκθεσής σας. Μια μακρά έκθεση μπορεί να ωφεληθεί από τμήματα, όπως προγράμματα, επιτεύγματα, οικονομικά και δωρητές. Μπορείτε να διαλέξετε να διαχωρίσετε το κείμενο, παρεμβάλλοντας τις φωτογραφίες και τα γραφικά σε μια τρέχουσα αφήγηση που χωρίζεται μόνο από τις επικεφαλίδες.
Ο συνηθισμένος αναγνώστης ετήσιων αναφορών ενδιαφέρεται περισσότερο για την επιστολή του διευθύνοντος συμβούλου ή του προέδρου της επιτροπής, το όνομα του αναγνώστη στη λίστα δωρητών, τις λεζάντες φωτογραφιών και τα οικονομικά σύνολα, σύμφωνα με το Board Café στην ιστοσελίδα του Blue Avocado.
