Πώς να αλλάξετε μια τυπική διαδικασία λειτουργίας. Οι αλλαγές στις Τυπικές Λειτουργικές Διαδικασίες (SOPs) ακολουθούν μια συγκεκριμένη μέθοδο που καθορίζει η υπηρεσία ποιότητας και κανονιστικών υποθέσεων μιας εταιρείας. Αρχίστε να τεκμηριώνετε τις ζητούμενες αλλαγές σε μια SOP μόλις το αρμόδιο προσωπικό εξετάσει την αναθεώρηση. Διατηρήστε μια λίστα συνομιλιών σχετικά με αυτές τις αλλαγές κατά ημερομηνία και τους συμμετέχοντες. Στη συνέχεια, συμπεριλάβετε αυτήν την εγγραφή ως μέρος του αρχικού σας αιτήματος να αλλάξετε ένα SOP.
Προσδιορίστε εγγράφως την ανάγκη για αλλαγή στην SOP. Προωθήστε αυτό το έγγραφο στον επόπτη του τμήματος που επηρεάζει την αλλαγή και στο τμήμα ελέγχου εγγράφων.
Συμπληρώστε μια φόρμα αίτησης αλλαγής. Αποφασίστε εάν η ζητούμενη αλλαγή είναι διοικητική ή γραφική. Οι διοικητικές αλλαγές αποσκοπούν στην αναθεώρηση μιας διαδικασίας που ακολουθεί η εταιρεία. Οι γραφικές αλλαγές επιδιώκουν την αναθεώρηση της υπάρχουσας ορθογραφίας, της γραμματικής, της μορφής και της σαφήνειας του SOP.
Ζητήστε έναν αριθμό εξουσιοδότησης αλλαγής από το τμήμα ελέγχου εγγράφων. Γράψτε αυτόν τον αριθμό στην πρώτη σελίδα της φόρμας αίτησης αλλαγής.
Προετοιμάστε μια εξήγηση για την ζητούμενη αλλαγή. Αν είναι δυνατόν, αντιγράψτε την υπάρχουσα SOP και κάντε αναθεωρήσεις κόκκινων γραμμών που δείχνουν τις ζητούμενες αλλαγές. Υπογράψτε και δώστε ημερομηνία στη φόρμα αίτησης αλλαγής. Υποβάλετε το στο τμήμα ελέγχου εγγράφων.
Προωθήστε ένα αντίγραφο της φόρμας αίτησης αλλαγής στο τμήμα ανθρωπίνων πόρων. Εξηγήστε αν η υπηρεσία πρέπει να εκπαιδεύσει τους υπαλλήλους λόγω της ζητούμενης αλλαγής και των εργαζομένων που επηρεάζει την αλλαγή. Απαιτήστε τους ανθρώπινους πόρους για να τεκμηριώσετε την κατάρτιση κατά ημερομηνία, τους υπαλλήλους, τον εκπαιδευτή και το θέμα.
Υποβάλετε τα δεδομένα της ολοκλήρωσης της εκπαίδευσης στο τμήμα ελέγχου εγγράφων. Ζητήστε να προστεθούν στην αρχική φόρμα αίτησης αλλαγής.
Διανείμετε την εγκεκριμένη φόρμα αίτησης αλλαγής σε όλους τους υπαλλήλους της εταιρείας. Προσδιορίστε τη φόρμα με τον αριθμό της άδειας ελέγχου. Ενημερώστε τους υπαλλήλους σχετικά με τον τρόπο πρόσβασης στη φόρμα.
