Δεν υπάρχει τυποποιημένη διαδικασία λειτουργίας για τον έλεγχο απογραφής, καθώς κάθε μεμονωμένο απόθεμα διαφέρει ως προς το μέγεθος, τα διαθέσιμα στοιχεία και τους πόρους διαχείρισης. Ωστόσο, υπάρχουν κοινές διαδικασίες που χρησιμοποιούν οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων για τον έλεγχο των στοιχείων και της νομισματικής αξίας του επιχειρηματικού αποθέματος. Όλες οι διαδικασίες λειτουργίας ενός αποθέματος συμβάλλουν στη διαχείριση των αποβλήτων και των απωλειών της συνολικής αξίας αποθέματος.
FIFO
Μια κοινή διαδικασία λειτουργίας για τον έλεγχο απογραφής είναι η μέθοδος FIFO, η οποία ουσιαστικά σημαίνει first-in, first-out. Η διαδικασία περιλαμβάνει την αφαίρεση στοιχείων από το απόθεμα σε χρονολογική σειρά, πράγμα που σημαίνει την αφαίρεση του πρώτου στοιχείου που εισάγεται στο σύστημα απογραφής. Πρόκειται για μια τυπική και κοινή διαδικασία ελέγχου για τα στοιχεία αποθέματος που έχουν ημερομηνίες λήξης, επομένως τα στοιχεία δεν αφήνονται στο απόθεμα να λήξουν και να καταστούν απόβλητα.
Διαρκής διαδικασία
Μια κοινή τυποποιημένη διαδικασία λειτουργίας για μικρότερα αποθέματα είναι η διαδικασία διαρκούς ελέγχου. Αυτή η διαδικασία περιλαμβάνει την καταμέτρηση αντικειμένων αποθέματος κάθε μέρα για να εξασφαλιστεί συνεχής έλεγχος. Οι ημερήσιες μετρήσεις πραγματοποιούνται συμπληρώνοντας χειροκίνητες μετρήσεις, αυτοματοποιημένες μετρήσεις μέσω συστημάτων απογραφής ηλεκτρονικών υπολογιστών ή συστημάτων σάρωσης γραμμωτού κώδικα. Η διαδικασία διαρκούς ελέγχου είναι χρήσιμη για αποθέματα με ακριβά αντικείμενα, όπως ηλεκτρικές ή τεχνολογικές συσκευές όπως υπολογιστές ή τηλεοράσεις επίπεδης οθόνης.
Περιοδική διαδικασία
Η περιοδική διαδικασία λειτουργίας είναι η λιγότερο χρονοβόρα διαδικασία ελέγχου, καθώς τα στοιχεία απογραφής ενημερώνονται μόνο μία φορά το χρόνο, η οποία βρίσκεται στο τέλος της λογιστικής χρήσης ή της χρήσης. Μια επιχείρηση συγκρίνει τα αρχικά της στοιχεία απογραφής με τα στοιχεία στο τέλος του οικονομικού έτους για να καθορίσει τις συνολικές ζημίες ή την αξία που κέρδισε αντί να ελέγχει κάθε στοιχείο ξεχωριστά σε συχνή βάση. Αυτή η μέθοδος ελέγχου παρέχει στον ιδιοκτήτη της επιχείρησης στοιχεία πωλήσεων ή ζημιών για μελλοντικό προγραμματισμό απογραφής.
Σημασία των διαδικασιών ελέγχου των αποθεμάτων
Οι διαδικασίες ελέγχου των αποθεμάτων είναι σημαντικές επειδή τα πολύτιμα στοιχεία του αποθέματος μιας εταιρείας αποτελούν μέρος του συνολικού ενεργητικού, το οποίο επηρεάζει ουσιαστικά την καθαρή θέση της εταιρείας. Η αγορά πάρα πολλών στοιχείων για ένα απόθεμα μπορεί να οδηγήσει σε νομισματικές απώλειες εάν τα στοιχεία δεν μπορούν να πωληθούν για την προτιμώμενη τιμή. Υπάρχουν διαδικασίες ελέγχου που διασφαλίζουν ότι η εταιρεία κερδίζει αντί να χάνει χρήματα για αποθέματα.
