Πώς να γράψετε μια τυπική διαδικασία λειτουργίας. Μια τυποποιημένη διαδικασία λειτουργίας ή ένα "SOP" είναι ένα έγγραφο που περιέχει οδηγίες σχετικά με τον τρόπο εκτέλεσης μιας εργασίας. Εξασφαλίζει ότι οι εργασίες ρουτίνας πραγματοποιούνται με ασφάλεια και σύμφωνα με τους ισχύοντες κανονισμούς. Μπορείτε να γράψετε μια έγκυρη τυπική διαδικασία λειτουργίας ακολουθώντας αυτά τα βήματα.
Ρωτήστε τους υπαλλήλους που χρησιμοποιούν το SOP για την εισαγωγή τους σχετικά με τον τρόπο εκτέλεσης της εργασίας. Αναμείνετε το έγγραφο να υποβληθεί σε πολλά σχέδια πριν να προκύψει ένας τελικός. Έχετε τους ίδιους τους υπαλλήλους να επανεξετάσουν τα σχέδια για πρόσθετες προτάσεις.
Προετοιμάστε ένα πρώτο σχέδιο. Αυτό το προσχέδιο πρέπει να καταγράφει όλα τα απαραίτητα βήματα στη διαδικασία. Προσδιορίστε εάν κάποια μεγάλα βήματα μπορούν να αναλυθούν σε μικρότερα βήματα. Δημιουργήστε ένα απλό διάγραμμα ροής για να χρησιμεύσετε ως ένα πολύτιμο πρώτο σχέδιο.
Γράψτε την πρώτη σελίδα που περιλαμβάνει μια σύντομη εισαγωγή που δίνει μια επισκόπηση ολόκληρης της εργασίας. Με αυτόν τον τρόπο, οι εργαζόμενοι που διαβάζουν κανονικά και εκτελούν ένα βήμα κάθε φορά πρέπει να προβαίνουν σε προεπισκόπηση της εργασίας από την αρχή μέχρι το τέλος πριν ξεκινήσουν.
Προετοιμάστε μια κεφαλίδα στην πρώτη σελίδα. Πρέπει να περιλαμβάνει το λογότυπο της εταιρείας και το λογότυπο της επιχειρησιακής μονάδας, τον τίτλο του εγγράφου, την ημερομηνία δημιουργίας και τον ειδικό αριθμό εγγράφου που έχει οριστεί από το προσωπικό ελέγχου εγγράφων. Περιλάβετε επίσης έναν αριθμό έκδοσης που δημιουργείται από τον έλεγχο των αλλαγών.
Δημιουργήστε έναν πίνακα απευθείας κάτω από την επικεφαλίδα με τίτλο "Ιστορικό τροποποιήσεων και εγκρίσεις". Συμπεριλάβετε στήλες για την ημερομηνία έκδοσης του SOP, περιγραφή των αλλαγών και των υπογραφών για τον δημιουργό SOP, τον διαχειριστή τμήματος και τον διαχειριστή ελέγχου ποιότητας. Η περιγραφή των αλλαγών σύντομα θα πρέπει να συνοψίζει τις τυχόν αναθεωρήσεις που έγιναν στο SOP από τη δημιουργία του. Κάθε αναθεώρηση πρέπει να υπογραφεί από τον αρχηγό της.
Ξεκινήστε τη δεύτερη σελίδα με σκοπό το SOP. Συμπεριλάβετε το πεδίο εφαρμογής του, το περιεχόμενο του εγγράφου, τους ορισμούς όρων ή συντομογραφιών που χρησιμοποιούνται στο SOP, τις ευθύνες του προσωπικού που εμπλέκεται στη διαδικασία και τις αναφορές σε έγγραφα που βασίζονται στη SOP, όπως τα εμπορικά πρότυπα.
Ολοκληρώστε το SOP περιγράφοντας τη διαδικασία σε σύντομα βήματα. Χρησιμοποιήστε απλή γλώσσα και αποφύγετε να περιγράψετε πολλά βήματα στην ίδια πρόταση. Μόλις ολοκληρωθεί η εργασία, δώστε ημερομηνία στο έγγραφο και υπογράψτε το από το αρμόδιο ρυθμιστικό προσωπικό. Στείλτε με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου το SOP στην υπηρεσία ελέγχου εγγράφων και στον διαχειριστή που είναι υπεύθυνος για την εφαρμογή της διαδικασίας.
