Οι πληροφορίες είναι κρίσιμες για τη διαχείριση οποιασδήποτε μορφής επιχείρησης, εταιρικής, μη κερδοσκοπικής, ακαδημαϊκής ή κυβερνητικής. Χωρίς αυτήν, οι βασικές λειτουργίες διαχείρισης του ελέγχου και της διάθεσης των πόρων της επιχείρησης για την επίτευξη των στόχων της θα ήταν επισφαλείς, αν όχι αδύνατες. Όσο μεγαλύτερη είναι η οργάνωση, τόσο πιο ουσιαστικές και απαιτητικές είναι οι απαιτήσεις πληροφόρησης. Η συλλογή, επεξεργασία και διάδοση πληροφοριών στη διοίκηση έχει γίνει ένα κρίσιμο οργανωτικό έργο. Η διαχείριση σε διαφορετικά επίπεδα σε έναν οργανισμό εκτελεί διαφορετικές λειτουργίες, καθένα από τους οποίους απαιτεί διαφορετικούς τύπους πληροφοριών. Οι επιχειρησιακές και αναλυτικές πληροφορίες είναι δύο από αυτούς τους ξεχωριστούς τύπους.
Λειτουργίες διαχείρισης
Κάθε επιχείρηση χρειάζεται κάποια μορφή όρασης όσον αφορά το τι είναι, τι αντιπροσωπεύει και πού πηγαίνει. Η ανώτατη διοίκηση αναλαμβάνει παραδοσιακά το μανδύα της λήψης αυτών των αποφάσεων και την εκπόνηση των μεσοπρόθεσμων και μακροπρόθεσμων στρατηγικών οργανωτικών σχεδίων, προκειμένου να ακολουθήσει μια επιθυμητή πορεία προς τους στόχους της.
Παράλληλα, ο οργανισμός πρέπει να παράγει και να παραδίδει τα προϊόντα ή / και τις υπηρεσίες που απαιτούνται από την πελατειακή βάση του σε καθημερινή, εβδομαδιαία και μηνιαία βάση και να διαχειρίζεται αποτελεσματικά αυτή τη διαδικασία.
Απαιτήσεις στρατηγικής πληροφόρησης
Οι πληροφορίες που απαιτούνται για τη λήψη στρατηγικών αποφάσεων περιλαμβάνουν προβλέψεις για αλλαγές στο επίπεδο και τον τύπο της ζήτησης για τις υπηρεσίες του οργανισμού. το είδος και τη διαθεσιμότητα των πόρων που η οργάνωση θα απαιτήσει για να παράγει τα αγαθά ή / και τις υπηρεσίες της, συμπεριλαμβανομένης της εργασίας, των πρώτων υλών, της χρηματοδότησης, του εξοπλισμού και των χώρων από τους οποίους θα λειτουργήσει · και δυνητικούς εξωτερικούς παράγοντες όπως οι οικονομικές προβλέψεις και το νομοθετικό περιβάλλον.
Απαιτήσεις επιχειρησιακής πληροφόρησης
Η διαχείριση των καθημερινών οργανωτικών λειτουργιών απαιτεί πληροφορίες για το τι πρέπει να παρέχεται σε ωριαία, ημερήσια, εβδομαδιαία και μηνιαία βάση. ποιοί πόροι είναι διαθέσιμοι για την παραγωγή των απαιτούμενων προϊόντων; αυτό που πραγματικά παράγεται. και τι μπορεί πραγματικά να παραδοθεί, μαζί με πληροφορίες που επιτρέπουν την αποκατάσταση των ελλείψεων ή των ανεπιθύμητων πλεονασμάτων.
Διαφορά μεταξύ αναλυτικής και επιχειρησιακής αναφοράς
Η αναλυτική αναφορά είναι προσανατολισμένη προς την υποστήριξη των στρατηγικών και σχεδιαστικών λειτουργιών της ανώτερης διοίκησης. Οι λειτουργικές αναφορές είναι προσανατολισμένες προς την υποστήριξη των καθημερινών οργανωτικών λειτουργιών.
Για το σκοπό αυτό, η αναλυτική αναφορά αποσκοπεί στην παροχή πληροφοριών σχετικά με τη μεγάλη εικόνα του οργανισμού και την κατεύθυνσή του, η οποία περιλαμβάνει ιστορικά δεδομένα, προβλέψεις τάσεων και συνοπτικές πληροφορίες, αλλά όχι λεπτομερή δεδομένα. Η επιχειρησιακή αναφορά αποσκοπεί στην παροχή υποστήριξης στη λήψη αποφάσεων σε ένα περιβάλλον που κινδυνεύει να κινείται γρήγορα, δίνοντας μια λεπτομερή εικόνα του παρόντος και του άμεσου μέλλοντος, έτσι ώστε να μπορούν να διαχειρίζονται μεμονωμένες ενέργειες σε πραγματικό χρόνο ή σχεδόν σε πραγματικό χρόνο.
