Η αντιμετώπιση επιχειρησιακής επιστολής σε ένα άτομο είναι σχετικά απλή. Μπορείτε να γράψετε το όνομα και τη διεύθυνση του ατόμου χρησιμοποιώντας τη μορφή ταχυδρομείου του Η.Π.Α. και ακολουθήστε με "Αγαπητέ κύριε / κύριε / μ." Όταν χρειάζεται να απευθυνθείτε σε πολλούς παραλήπτες στην ίδια επιχειρησιακή επιστολή, τα πράγματα γίνονται πιο περίπλοκα. Ανάλογα με την τοποθεσία των παραληπτών, θα απευθυνθείτε είτε σε κάθε παραλήπτη ξεχωριστά είτε θα χρησιμοποιήσετε τη σημείωση "αντίγραφο άνθρακα" - "cc" - στο κάτω μέρος της επιστολής.
Πολλοί άνθρωποι, ίδια διεύθυνση
Όταν απευθύνεστε σε πολλούς παραλήπτες στον ίδιο οργανισμό, δεν χρειάζεται να επαναλαμβάνετε τη διεύθυνση πολλές φορές. Απλά γράψτε το όνομα και τον τίτλο του κάθε παραλήπτη που ακολουθείται από τη διεύθυνση της ενιαίας επιχείρησης. Θα πρέπει να μοιάζει με αυτό:
Κα Mary Harris, Διευθύνων Σύμβουλος
Κ. Robert Martinez, Διευθυντής Εγκαταστάσεων
Δρ. Philippa Bennett-Price, Οικονομικός Διευθυντής
Acme Limited
123 Acme Street
Lexington, KY 40505
Ο χαιρετισμός σας θα πρέπει τότε να αναφέρει τα ονόματα με την ίδια σειρά με τη διεύθυνση, ακολουθούμενη από ένα τελεία (":"), για παράδειγμα "Αγαπητέ κα Harris, κ. Martinez και Dr. Bennett-Price:" Writing " και ο Φίλιππα: "είναι απόλυτα εντάξει αν βρίσκεστε σε επώνυμους όρους. Είναι ευγενικό να στείλετε ένα ξεχωριστό γράμμα και φάκελο σε κάθε άτομο, ώστε να εκτυπώσετε και να υπογράψετε ένα πρωτότυπο αντίγραφο για κάθε παραλήπτη.
Πολλαπλοί άνθρωποι, διαφορετική διεύθυνση
Όταν το ίδιο γράμμα πρόκειται να μεταβεί σε πολλούς παραλήπτες σε διαφορετικές τοποθεσίες, κάθε άτομο λαμβάνει μια επιστολή που απευθύνεται μεμονωμένα. Υποδείξτε ότι έχετε στείλει την επιστολή σε άλλους ανθρώπους τοποθετώντας "cc:" στο κάτω μέρος του γράμματος κάτω από τη γραμμή υπογραφής, ακολουθούμενο από τα ονόματα των άλλων παραληπτών με αλφαβητική σειρά. Το "CC" αντιπροσωπεύει το αντίγραφο άνθρακα, αναφερόμενο στο χαρτί άνθρακα που χρησιμοποιήθηκε για την παραγωγή πρόσθετων αντιγράφων των εγγράφων πριν από την εφεύρεση του φωτοτυπικού μηχανήματος - σήμερα χρησιμοποιούμε τη φράση "αντίγραφο ευγένειας". Βεβαιωθείτε ότι έχετε αναθεωρήσει τη γραμμή "cc:" σε κάθε γράμμα, έτσι ώστε κάθε παραλήπτης να γνωρίζει ποιοι είναι όλοι οι άλλοι παραλήπτες. Συμπεριλάβετε τις διευθύνσεις τους, εάν αυτό είναι χρήσιμο για τον παραλήπτη σας.
Όταν υπάρχουν πολλοί αποδέκτες
Όταν έχετε πολλούς αποδέκτες, όπως μέλη μιας επιτροπής, ίσως είναι πιο ενδεδειγμένο να ετοιμάσετε μια ενιαία επιστολή που απευθύνεται στην ομάδα και τοποθετήστε ένα μπλοκ διανομής στο τέλος της επιστολής. Είναι αποδεκτό να καλωσορίσουμε τις μεγαλύτερες ομάδες ως σώμα ανθρώπων, για παράδειγμα, "Αγαπητοί επενδυτές" ή "Αγαπητοί συνάδελφοι". Εάν η επιστολή διανέμεται εσωτερικά στο δικό σας οργανισμό, καλό είναι να χρησιμοποιήσετε τον ανεπίσημο χαιρετισμό "Αγαπητέ όλοι".
Ένας Λόγος Προσοχής
Παρόλο που υπάρχει κάποια εθιμοτυπία για την αντιμετώπιση επιστολών σε πολλούς παραλήπτες, δεν υπάρχουν σκληροί και γρήγοροι κανόνες. Η εταιρεία σας μπορεί να έχει το δικό της στυλ που μπορεί ή δεν μπορεί να ακολουθήσει τα παραδοσιακά πρότυπα. Η συνοχή δίνει μια καλή εντύπωση για το εμπορικό σήμα σας, οπότε ελέγξτε ότι όλοι οι υπάλληλοί σας ακολουθούν το ίδιο στυλ σε κάθε επικοινωνία των επιχειρήσεων.
