Παρά τις τεχνολογικές εξελίξεις στην ηλεκτρονική επικοινωνία, οι συσκευές φαξ παραμένουν μια σημαντική μέθοδος διάδοσης των εγγράφων από το 2015. Τα φύλλα εξώφυλλου του φακέλου διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο στην ειδοποίηση των παραληπτών σχετικά με το ποιος πρέπει να λάβει το φαξ και τι είναι μέσα του.
Αποστολέας και δέκτης
Μία από τις βασικές λειτουργίες ενός φύλλου καλύμματος φαξ είναι η αναγνώριση του αποστολέα και του παραλήπτη του εγγράφου. Ενώ τα καλύμματα είναι προαιρετικά, η έλλειψη βασικών πληροφοριών επαφής μπορεί να οδηγήσει σε απώλειες μεταδόσεων. Εάν ο παραλήπτης που προτίθεται δεν παραλάβει το φαξ, η ειδοποίηση "Παραλήπτης" στο εξώφυλλο βοηθά το έγγραφο να φτάσει στο σωστό πρόσωπο. Επιπλέον, ένας παραλήπτης φαξ ο οποίος αναγνωρίζει το όνομα του αποστολέα μπορεί να απευθύνει το έγγραφο πιο γρήγορα. Πολλές εταιρείες έχουν φύλλα εξώφυλλου με βάση τα πρότυπα με τα ονόματα και τα λογότυπα που έχουν ήδη εκτυπωθεί στη σελίδα.
Λεπτομέρειες εγγράφου
Ένα τυπικό εξώφυλλο φαξ έχει επίσης μια ενότητα για το λόγο που αποστέλλεται το φαξ ή σχόλια στο περίβλημα του εγγράφου. Αυτή η ενότητα είναι χρήσιμη όταν ένας αποστολέας έχει ανησυχίες για το αν κάποιος θα λάβει σοβαρά υπόψη τη μετάδοση. Εάν μια επιχείρηση υποβάλλει μια πρόταση για μη ζητηθείσες προσφορές, για παράδειγμα, το φύλλο εξωφύλλου μπορεί να αναφέρει το όφελος για τον παραλήπτη της ανάγνωσης μέσω των υλικών. Λεπτομέρειες σχετικά με τα έγγραφα θα μπορούσαν επίσης να υπενθυμίσουν στον παραλήπτη ότι τα υλικά που αποστέλλονται με φαξ ακολουθούν μια προηγούμενη συζήτηση ή συμφωνία.
Ημερομηνία και αριθμοί σελίδων
Η ημερομηνία μετάδοσης και ο αριθμός των σελίδων που αποστέλλονται είναι επίσης κοινά στοιχεία στο φύλλο εξωφύλλου. Και οι δύο είναι σημαντικές για την τήρηση αρχείων και την ακρίβεια. Μια ημερομηνία σε ένα φαξ επιτρέπει στον αποστολέα να επιβεβαιώσει ότι πληροί συγκεκριμένη προθεσμία υποβολής. Ο αριθμός των σελίδων στο φαξ είναι πολύ σημαντικός για την προστασία από ελλιπείς μεταδόσεις. Ένα φύλλο κάλυψης μπορεί να δηλώνει "5 σελίδες συμπεριλαμβανομένου του φύλλου καλύμματος". Αυτό ειδοποιεί τον παραλήπτη ότι η εκπομπή θα πρέπει να περιέχει πέντε συνολικά σελίδες. Εάν λείπουν, ο παραλήπτης μπορεί να ειδοποιήσει τον αποστολέα στο μη ολοκληρωμένο έγγραφο.
Επιπλέον Λεπτομέρειες
Μια σελίδα κάλυψης φαξ χρησιμοποιείται επίσης για τη μετάδοση πληροφοριών απορρήτου και ασφάλειας με ορισμένα έγγραφα. Οι κυβερνητικές υπηρεσίες, τα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα και τα νομικά γραφεία είναι μεταξύ των οργανισμών που ενδέχεται να έχουν δηλώσεις εμπιστευτικότητας ή προστασίας προσωπικών δεδομένων σε ένα εξώφυλλο. Αυτή η δήλωση προειδοποιεί τον παραλήπτη για την ευαίσθητη φύση του περιβλήματος και συμβάλλει στη διασφάλιση λογοδοσίας στη διαφύλαξη εμπιστευτικών εγγράφων. Τα φαξ μπορούν επίσης να συνδέσουν νομικά τον παραλήπτη με συμβατικές ή κανονιστικές απαιτήσεις. Ορισμένες εταιρείες χρησιμοποιούν μεταδόσεις φαξ για την αποστολή εγγράφων που μοιάζουν με σημείωμα και περιλαμβάνουν μόνο το φύλλο εξωφύλλου με συνοπτικό ή σύντομο μήνυμα στη μία σελίδα.
