Δεν θα ήσαστε ο πρώτος επαγγελματίας που θα ασχοληθεί με τον καλύτερο τρόπο να χειριστεί μια εμπιστευτική μετάδοση τηλεομοιοτυπίας. Ετικέτα "εμπιστευτικό" και ίσως να καλέσετε άθελά περιέργεια και εισβολή στην ιδιωτικότητα κάποιου. Περάστε το και οι συνέπειες θα μπορούσαν να είναι ακόμα χειρότερες. Αντιμετωπίστε και τα δύο θέματα με την έντονη επισήμανση του φαξ σας ως "εμπιστευτικό" στο φύλλο εξώφυλλου φαξ. Στη συνέχεια, εισάγετε μερικά δόντια στην προειδοποίηση μάτι-off γράφοντας ένα εμπιστευτικό μήνυμα υποσημείωση στο κάτω μέρος του φύλλου.
Δημιουργήστε ένα νέο έγγραφο στο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου με περιθώρια 1 ιντσών. Εισάγετε το λογότυπο της επιχείρησής σας, εάν υπάρχει, στο επάνω μέρος της σελίδας.
Κεντράρετε τη λέξη "Εμπιστευτικό" με έντονα γράμματα στο επάνω μέρος της σελίδας. Κεφαλαιοποιήστε τα γράμματα για έμφαση. Κάτω και κεντραρισμένα, τοποθετήστε τις λέξεις "Φαξ", "Φύλλο κάλυψης φαξ" ή "Αποστολή φαξ" για γρήγορη αναγνώριση.
Γράψτε "Ημερομηνία:" "Χρόνος:" και "Αριθμός σελίδων, συμπεριλαμβανομένου του φύλλου καλύμματος:" στην αριστερή πλευρά του φύλλου καλύμματος. Δύο φορές και γράψτε "Αποδέκτης:" "Αριθμός φαξ:" και "Αριθμός τηλεφώνου:" σε ξεχωριστές γραμμές. Διαγράψτε ξανά δύο φορές και γράψτε: "Αποστολέας:" "Αριθμός φαξ:" και "Αριθμός τηλεφώνου:" σε ξεχωριστές γραμμές. Η συμπερίληψη των αριθμών φαξ και τηλεφώνου είναι ένας έξυπνος τρόπος για να καλύψετε τις βάσεις σας, ειδικά εάν χάσετε, αποτύχετε ή φτάσετε ποτέ το φαξ. Αν ένας αριθμός είναι εσφαλμένος ή μεταφέρονται δύο αριθμοί, μπορείτε να διορθώσετε το σφάλμα στις μελλοντικές μεταδόσεις φαξ.
Εξατομικεύστε το φύλλο κάλυψης φαξ με μια ενότητα που ταιριάζει στις ανάγκες της επιχείρησής σας. Για παράδειγμα, εάν στέλνετε τακτικά φαξ στο ίδιο άτομο ή τμήμα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πλαίσιο με τον τίτλο "Πληροφορίες δρομολόγησης" ή "Επόμενα βήματα". Ή διατηρήστε τις επιλογές σας ανοιχτές δημιουργώντας μια ενότητα "Σχόλια", ώστε να μπορείτε να τις παραδώσετε - γράψτε μια σημείωση ή οδηγίες, όπως π.χ. "Παρακαλώ τηλεφωνήστε μου αμέσως για να επιβεβαιώσετε την παραλαβή αυτού του φαξ".
Γράψτε ένα μήνυμα υποσέλιδου στο κάτω μέρος του φύλλου εξώφυλλου φαξ. Παρόμοια με μια εμπιστευτική προειδοποίηση που βλέπετε σε μερικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αυτό το μήνυμα θα πρέπει να αναφέρει ότι το φαξ: είναι εμπιστευτικό. προορίζεται μόνο για τον παραλήπτη · και περιέχει πληροφορίες των οποίων η "αποκάλυψη, αντιγραφή, χρήση ή διανομή" απαγορεύεται. Θα πρέπει επίσης να ζητήσει να ειδοποιηθεί ο αποστολέας για μια εσφαλμένη απόδειξη - άλλος καλός λόγος για την παράδοση ενός αριθμού τηλεφώνου στην κορυφή ενός φύλλου εργασίας φαξ.
