Οι επιχειρήσεις σήμερα μετατρέπονται γρήγορα από ένα παραδοσιακό σύστημα αρχειοθέτησης σε ηλεκτρονικές μεθόδους αρχειοθέτησης, γνωστές ως ηλεκτρονικά συστήματα αρχειοθέτησης. Ο σκοπός ενός συστήματος αρχειοθέτησης είναι να παρέχει ευκολία, ταχύτητα και ευκολία στην είσοδο, την πρόσβαση και την ανάκτηση των αποθηκευμένων πληροφοριών. Αρκετοί διαφορετικοί τύποι συστημάτων αρχειοθέτησης υπάρχουν με διάφορους σκοπούς.
Συστήματα αρχειοθέτησης δίσκων
Οι πιο συχνά χρησιμοποιούμενες για αποθήκευση δεδομένων, οι μονάδες δίσκου μπορούν να είναι ένα προσαρτημένο μέρος ενός υπολογιστή ή αποσυνδεδεμένες και συνδεδεμένες για να χρησιμοποιηθούν σε οποιονδήποτε υπολογιστή. Τα προγράμματα αποθηκεύονται στη μονάδα δίσκου του υπολογιστή σας. Τα CD και τα DVD δημιουργούνται χρησιμοποιώντας δεδομένα που λαμβάνονται από μονάδες δίσκου.
Συστήματα αρχείων Flash
Τα αρχεία Flash είναι μικρές, συνήθως φορητές ηλεκτρονικές συσκευές που αποθηκεύουν άνετα τεράστιες ποσότητες αποθήκευσης μέσων. Τα αρχεία Flash μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη μεταφορά δεδομένων, όπως έγγραφα, φωτογραφίες, βίντεο και μουσική σε λίγα δευτερόλεπτα. Οι κάρτες μνήμης και οι κάρτες μνήμης είναι δύο δημοφιλή παραδείγματα αρχείων flash.
Συναλλακτικό σύστημα αρχειοθέτησης
Χρησιμοποιείται κυρίως από τράπεζες, το σύστημα αρχειοθέτησης συναλλαγών διασυνδέει πολλούς υπολογιστές χρησιμοποιώντας ένα πρόγραμμα. Οποιεσδήποτε αλλαγές σε αυτό το σύστημα αρχειοθέτησης ενημερώνονται αυτόματα σε όλους τους άλλους υπολογιστές που είναι συνδεδεμένοι στο πρόγραμμα. Ένα πρωταρχικό παράδειγμα ενός συστήματος συναλλαγών σε κίνηση είναι όταν αγοράζετε ένα στοιχείο σε ένα κατάστημα και η πιστωτική σας κάρτα γίνεται αποδεκτή ή απορριφθεί, ανάλογα με το διαθέσιμο υπόλοιπό σας. Όταν εκτελείτε την κάρτα σας μέσω αυτού του συστήματος, επικοινωνείτε με όλους τους άλλους υπολογιστές στο ίδιο σύστημα αρχειοθέτησης συναλλαγών, επομένως «γνωρίζετε» αν η κάρτα σας θα καλύψει αυτή την ισορροπία. Όταν κάνετε την αγορά σας, το υπόλοιπο της πιστωτικής σας κάρτας απορρίπτεται αυτόματα και το σύνολο του συστήματος ενημερώνεται άμεσα.
Σύστημα αρχείων δικτύου
Αυτός ο τύπος ηλεκτρονικού συστήματος αρχειοθέτησης επιτρέπει σε υπολογιστές σε ένα δίκτυο να έχουν πρόσβαση στα αρχεία από τον υπολογιστή ενός διαχειριστή. Για παράδειγμα, ένας ιδιοκτήτης επιχείρησης (διαχειριστής) μπορεί να έχει αρχεία στον υπολογιστή του που ο πελάτης του πρέπει να έχει πρόσβαση. Ο διαχειριστής μπορεί να ορίσει δικαιώματα για να επιτρέψει σε αυτόν τον συγκεκριμένο πελάτη πρόσβαση στο σύστημα αρχειοθέτησης δικτύου και τώρα οποιοδήποτε από τα συμβαλλόμενα μέρη μπορεί να κάνει αλλαγές ή να δημιουργήσει προσθήκες σε αρχεία.
