Ένα ντουλάπι αρχειοθέτησης συνήθως αναφέρεται σε ένα κομμάτι έπιπλα γραφείου που αποθηκεύει αρχεία και έγγραφα. Τα ντουλάπια αρχειοθέτησης διατίθενται σε διάφορα μεγέθη. Ορισμένα διαθέτουν κλειδαριές για την αποφυγή μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης, ενώ άλλα ντουλάπια είναι εύκολα μεταφερόμενα και προσβάσιμα από οποιονδήποτε. Οι επιχειρήσεις με μεγάλα ποσά αρχείων, όπως νοσοκομεία, δικηγορικά γραφεία ή σχολεία, συχνά διατηρούν γραφεία που δεν μπορούν εύκολα να κινηθούν.
Βασικά
Υπάρχουν πολλοί τρόποι για την αρχειοθέτηση εγγράφων. Για να αναπτύξετε μια συστηματική προσέγγιση, θα πρέπει να αναλύσετε τις πληροφορίες που θα αποθηκευτούν μέσα στα αρχεία. Συγκεντρώστε τους διαφορετικούς τρόπους για να επιλέξετε την καλύτερη μέθοδο. Για παράδειγμα, εάν διατηρείτε αρχεία προμηθευτών αυτοκινήτων, τότε θα μπορούσατε να υποβάλετε μια αλφαβητική προσέγγιση με βάση το όνομα της εταιρείας. Θα μπορούσατε επίσης να δημιουργήσετε μια μέθοδο για τον διαχωρισμό προμηθευτών ανά περιοχή (π.χ. Νότο, Δύση, Ανατολή, Διεθνής). Εάν διατηρείτε αρχεία των ερπετών, τότε η μέθοδος σας μπορεί να περιλαμβάνει την οργάνωση των ερπετών με τα επιστημονικά τους ονόματα ή μέχρι την ημερομηνία δημιουργίας του αρχείου.
Διαχείρηση αρχείων
Μόλις σχεδιάσετε μια ικανοποιητική μέθοδο, φροντίστε να την γράψετε έτσι ώστε οι άλλοι άνθρωποι να κατανοήσουν και να ακολουθήσουν το σύστημα αρχειοθέτησης. Θα πρέπει επίσης να διασφαλίσετε ότι τα αρχεία διατηρούνται σωστά, επειδή το σύστημά σας γρήγορα θα καταστεί αναποτελεσματικό εάν τα αρχεία είναι ελλιπή (π.χ., ελλείποντα δεδομένα) ή δεν αποθηκεύονται σωστά (π.χ. Για παράδειγμα, εάν διαχωρίζετε τα φύλα από το χρώμα, τότε οι άνθρωποι που δημιουργούν τα αρχεία πρέπει να θυμούνται να διακρίνουν τα αρσενικά και τα θηλυκά.
Πρέπει να προβλέπετε την ανάπτυξη και να προσθέσετε επιπλέον ντουλάπια ή χώρο ανάλογα με τις ανάγκες. Διαφορετικά, τα αρχεία θα γεμιστούν πολύ σφιχτά. Επίσης, εξετάστε πώς να διαφοροποιήσετε τα ενεργά από τα ανενεργά αρχεία και, αν ισχύει, πότε πρέπει να καταστρέψετε ή να καταργήσετε τα ανενεργά αρχεία.
Σκέψεις
Πολλές επιχειρήσεις εφαρμόζουν συστήματα οργάνωσης εγγράφων που χρησιμοποιούν πρωτότυπα έγγραφα ή έντυπα αντίγραφα. Ωστόσο, προτού δημιουργήσετε ένα νέο σύστημα αρχειοθέτησης, θα πρέπει να εξερευνήσετε εικονικές επιλογές. Για παράδειγμα, μπορείτε να αγοράσετε ένα πρόγραμμα λογισμικού και να εισάγετε δεδομένα είτε σε εσωτερικό είτε σε web server. Ακόμα και αν έχετε σήμερα ένα σύστημα αρχειοθέτησης, θα πρέπει να αξιολογήσετε το χρόνο και το κόστος της μεταφοράς δεδομένων με την πιθανή εξοικονόμηση κόστους και αποτελεσματικότητα της ψηφιακής ή web-based αποθήκευσης. Οι δικηγορικές εταιρείες που χρησιμοποιούν το λογισμικό διαχείρισης βελόνας μπορεί να ξοδεύουν σημαντικό χρονικό διάστημα για τη μεταφορά δεδομένων, αλλά μόλις λειτουργήσει πλήρως το σύστημα, υπάρχουν αμέτρητα πλεονεκτήματα, όπως η δυνατότητα πρόσβασης σε αρχεία από απομακρυσμένες τοποθεσίες.
