Ένα καλά διατηρημένο σύστημα αρχειοθέτησης επιτρέπει την γρήγορη πρόσβαση σε ζωτικές πληροφορίες και εξοικονομεί χρόνο για την εταιρεία. Οι επιχειρήσεις, τα σχολεία, οι κυβερνητικές υπηρεσίες και ακόμη και οι καθημερινοί χρησιμοποιούν συστήματα αρχειοθέτησης για να κρατήσουν οργανωμένες τις υποθέσεις τους. Επιλέξτε ανάμεσα σε τέσσερις διαφορετικούς τύπους συστημάτων αρχειοθέτησης για το γραφείο σας. Καθένα προσφέρει τα δικά του πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα.
Αλφαβητικό σύστημα αρχειοθέτησης
Στο αλφαβητικό σύστημα αρχειοθέτησης, κανονίστε τα αρχεία σύμφωνα με το όνομα - είτε το όνομα του ατόμου, της εταιρείας ή του αντικειμένου - σύμφωνα με τα γράμματα του αλφαβήτου. Χρησιμοποιήστε αυτό το σύστημα αρχειοθέτησης με δύο διαφορετικές μεθόδους. Το τοπικό αλφαβητικό σύστημα αρχειοθέτησης, επίσης γνωστό ως σύστημα λεξικού, καταγράφει μεμονωμένα αρχεία με αλφαβητική σειρά. Αυτά τα συστήματα αρχειοθέτησης λειτουργούν καλά όταν αποθηκεύουν ένα μικρό αριθμό αρχείων, λιγότερα από 5.000 αρχεία, σύμφωνα με την Ancom, εταιρεία αρχειοθέτησης.
Αυτό το σύστημα αποδεικνύεται προβληματικό όταν έχετε πολλούς πελάτες ή πελάτες που μοιράζονται το ίδιο όνομα. Χρησιμοποιήστε ένα γεωγραφικό σύστημα - που επίσης αναφέρεται ως εγκυκλοπαίδεια ή ταξινομημένο σύστημα - για να οργανώσετε μεγαλύτερους όγκους αρχείων. Σε αυτό το σύστημα, ο όμιλος ασκείται μαζί σε ευρείες κατηγορίες με βάση μια τοποθεσία όπως μια πόλη, ένας νομός ή ένα κράτος. Οι κατηγορίες και τα αρχεία σε κάθε κατηγορία είναι ταξινομημένα αλφαβητικά.
Σύστημα αριθμητικής κατάθεσης
Όταν χρησιμοποιείτε ένα σύστημα αριθμητικής αρχειοθέτησης, εκχωρήστε αριθμούς σε κάθε αρχείο και ταξινομήστε τους αριθμούς με διαδοχική σειρά. Τα αρχεία για άτομα με το ίδιο όνομα δεν θα έχουν διπλές επικεφαλίδες όπως στο αλφαβητικό σύστημα. Αυτό το σύστημα προσφέρει επίσης καλύτερη εμπιστευτικότητα αρχείων, καθώς δεν εμφανίζονται ονόματα στα αρχεία και λειτουργούν καλά όταν χειρίζονται μεγάλο όγκο αρχείων. Αντί να αναθέσετε αρχεία σε έναν αριθμό, χρησιμοποιήστε το χρονολογικό σύστημα το οποίο θέτει τα αρχεία σε τάξη σύμφωνα με την ημερομηνία.
Σύστημα αρχειοθέτησης ψηφιακού τερματικού
Όταν χρησιμοποιείτε την καταχώρηση ψηφίων τερματικού, αναθέστε τους αριθμούς των αρχείων σε διαδοχική σειρά, αλλά αρχειοθετήστε τους σύμφωνα με τα δύο τελευταία ψηφία. Η Ancom δίνει τα παραδείγματα εύρεσης ενός αρχείου αριθμού 17234. Πρώτα πηγαίνετε στο τμήμα 34 του συστήματος αρχειοθέτησης και, στη συνέχεια, αναζητήστε την περιοχή 72 αυτής της ενότητας και, τέλος, αναζητήστε το αρχείο 1. Αυτό το σύστημα λειτουργεί καλά όταν φυλάσσετε περισσότερα από 10.000 αρχεία.
Αλφαριθμητικό σύστημα αρχειοθέτησης
Χρησιμοποιήστε και τα δύο γράμματα και τους αριθμούς για να οργανώσετε αρχεία στο αλφαριθμητικό σύστημα αρχειοθέτησης. Για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε δύο γράμματα για να δηλώσετε την κατάσταση στην οποία ζει ο πελάτης, ακολουθούμενη από έναν αριθμό για να δηλώσετε τον αριθμό λογαριασμού του. Αυτό επιτρέπει ευκολότερη αναδιάταξη όταν χρειάζεται να τραβήξετε μια μεγάλη ποσότητα αρχείων από την ίδια θέση.
