Η διαχείριση των ανοιχτών βιβλίων μπορεί να είναι ένας τρόπος για να εκπαιδεύσει τους εργαζόμενους στη μεγάλη εικόνα των οικονομικών μιας επιχείρησης, αλλά φέρει και αρκετούς κινδύνους. Πρέπει να εξεταστεί προσεκτικά ποιος βλέπει τις οικονομικές πληροφορίες, πώς χρησιμοποιείται και τι πρέπει να παραμείνει μόνο για τα μάτια της διοίκησης.
Εξηγήστε τους αριθμούς
Τα λογιστικά φύλλα μιας εταιρίας, οι προϋπολογισμοί κονδυλίων γραμμής και οι εσωτερικοί και εξωτερικοί έλεγχοι και οι φορολογικές δηλώσεις μπορεί να είναι δύσκολο να αποκρυπτογραφηθούν. Η λειτουργία σε ένα ανοιχτό σύστημα διαχείρισης βιβλίων που παρέχει στους υπαλλήλους πρόσβαση σε αυτού του είδους τις πληροφορίες μπορεί να έχει απρόβλεπτες συνέπειες. Το προσωπικό μπορεί να παρερμηνεύσει τι σημαίνουν ορισμένα αριθμητικά στοιχεία ή παρερμηνεύει τις δηλώσεις κερδών, με αποτέλεσμα τη σύγχυση ή την ανησυχία. Για να είναι αποτελεσματική, η ανοιχτή διαχείριση βιβλίων απαιτεί όχι μόνο το άνοιγμα των βιβλίων, αλλά και την επεξήγηση του τι σημαίνουν οι αριθμοί με τρόπο που οι εργαζόμενοι μπορούν να κατανοήσουν.
Οικονομικά πλεονάσματα
Η διαχείριση των ανοικτών βιβλίων δεν είναι απαραιτήτως ελεύθερη για όλους, όπου όλοι στην εταιρεία είναι ευπρόσδεκτοι να εξετάσουν οποιαδήποτε οικονομικά έγγραφα ανά πάσα στιγμή. Οι εταιρείες συνήθως προσφέρουν ποικίλους βαθμούς γνωστοποίησης, οι οποίες μπορεί να είναι δυσκίνητες για να αποφασίζουν και να επιβλέπουν τη διοίκηση. Μπορεί να υπάρξουν συγκρούσεις σχετικά με το ποιοι υπάλληλοι έχουν προνόμια και ποια όχι.
Καταχρηση Πληροφοριων
Ένα ανοικτό σύστημα διαχείρισης βιβλίων μπορεί να θέσει μια εταιρεία σε ανταγωνιστικό μειονέκτημα, ιδιαίτερα αν ένας εργαζόμενος μοιράζεται τα βασικά οικονομικά στοιχεία με τους ανταγωνιστές ή χρησιμοποιεί πληροφορίες ως μόχλευση για δικούς του σκοπούς. Η λήψη συμφωνιών μη γνωστοποίησης που έχουν υπογραφεί από τους υπαλλήλους μπορεί να είναι χρονοβόρος και ακόμη και μια ακούσια ολίσθηση στην λανθασμένη κατάσταση μπορεί να έχει καταστροφικές επιπτώσεις στην ικανότητα μιας επιχείρησης να ανταγωνίζεται. Αυτό μπορεί επίσης να ανοίξει μια εταιρεία σε πιθανά προβλήματα με τους πελάτες και τους πωλητές, οι οποίοι μπορεί να μην θέλουν τις οικονομικές τους λεπτομέρειες να εκτίθενται.
Διαχείριση του ηθικού
Ενώ το άνοιγμα των βιβλίων στα στελέχη μπορεί να δημιουργήσει ένα κεκτημένο ενδιαφέρον για την ευημερία της εταιρείας, τα κακά οικονομικά στοιχεία έχουν τη δυνατότητα να επηρεάσουν αρνητικά το ηθικό. Οι στελέχη που βλέπουν την εταιρεία να αγωνίζεται μπορεί να φοβούνται για τη δουλειά τους και να επιδιώξουν να μετακινηθούν αλλού αν φαίνεται ότι η εταιρεία έχει πρόβλημα. Εναλλακτικά, ένα υγιές κατώτατο όριο καλεί τις αιτήσεις για αυξήσεις, αυξημένο μερίδιο κέρδους ή άλλη διανομή του πλούτου που μπορεί να μην ταιριάζει με τις μακροπρόθεσμες στρατηγικές και τους στόχους της εταιρείας.
Εσωτερική μάχη
Τα ζητήματα που σχετίζονται με τα κέρδη, τους μισθούς και τις δομές μπόνους ενδέχεται να εκτεθούν στη διαχείριση ανοιχτών βιβλίων, γεγονός που οδηγεί σε επιθέσεις μεταξύ των εργαζομένων. Για παράδειγμα, αν αποφασίσετε να παραιτηθείτε από τα επιδόματα των εργαζομένων μετά από ένα κερδοφόρο έτος, αναμένετε να σας ζητηθεί η απόφαση των στελεχών που είναι έμπειροι στην απόκτηση αναφορών. Ομοίως, εάν τα ανώτατα στελέχη σας έχουν σημαντικούς λογαριασμούς διακριτικής ευχέρειας, ενώ το διοικητικό σας προσωπικό αρνείται αίτημα για νέους υπολογιστές, αυτό θα μπορούσε να οδηγήσει σε διαφωνία.
