Το επίσημο όνομα για μια επιστολή λίστας προσφορών είναι μια "συνοδευτική επιστολή της πρότασης". Αυτός ο τύπος επιστολής θα πρέπει να συνταχθεί σύντομα και να διατηρείται σε μέγιστη διάρκεια δύο σελίδων. Δημιουργήστε μια Αίτηση Υποβολής Προτάσεων για να περιγράψετε λεπτομερώς τις παραμέτρους του έργου, τα αναμενόμενα παραδοτέα, τα χρονοδιαγράμματα και τα ορόσημα. Σκοπός της συνοδευτικής επιστολής είναι να χτυπήσει τις κύριες περιγραφές και τις απαιτήσεις σε μια σύνοψη τρόπο.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Λογισμικό επεξεργασίας κειμένου
-
RFT (προαιρετικό)
-
Σύνδεσμοι στην ιστοσελίδα για RFP, Εφαρμογή (προαιρετικό)
Ανοίξτε την επιστολή με ένα σύντομο χαιρετισμό και ανακοινώστε τον τίτλο του έργου προσφοράς. Δημιουργήστε μια κεφαλίδα με την ένδειξη "Περιγραφή" μετά το χαιρετισμό ανοίγματος. Χρησιμοποιήστε αυτήν την κεφαλίδα για να περιγράψετε σύντομα την εργασία σε τρεις ή λιγότερες παραγράφους, ώστε να διαβάζεται περισσότερο σαν μια συνοπτική δήλωση. Συμπεριλάβετε έναν αριθμό εργασίας για το έργο.
Δημιουργήστε μια επικεφαλίδα με τίτλο "Προδιαγραφές". Χρησιμοποιήστε αυτήν την περιοχή για να επεξεργαστείτε απαιτήσεις όπως οι τεχνικές προδιαγραφές σχετικά με το μέγεθος, τις ηλεκτρικές ανάγκες, την τοποθεσία και άλλες σχετικές πληροφορίες που θα πρέπει να γνωρίζουν οι υποψήφιοι προκειμένου να παρέχουν μια ακριβή εκτίμηση.
Δημιουργήστε μια επικεφαλίδα με τίτλο "Προσόντα". Χρησιμοποιήστε αυτήν την ενότητα για να περιγράψετε τα προσόντα που απαιτούνται για τους υποψήφιους, όπως ο ελάχιστος αριθμός ετών στην επιχείρηση, ο συγκεκριμένος τύπος ή οι άδειες που απαιτούνται, η ικανότητα να αποδείξετε τα κατάλληλα ποσά ασφαλιστικής κάλυψης και ο τύπος ή τα είδη ασφάλισης που μπορεί να απαιτήσει η εργασία. Οι κρατικές προτιμήσεις που παρέχονται σε επιχειρήσεις μειονοτήτων ή γυναικών (εφόσον υπάρχουν) και σε οποιαδήποτε άλλη υποχρεωτική νομική γλώσσα, η επιχείρησή σας ή οι υπηρεσίες σας απαιτούν να αναγράφονται σε όλες τις επιστολές προσφοράς.
Επισημάνετε μια επικεφαλίδα με τίτλο "Προϋπολογισμός" για την εργασία (αν υπάρχει). Καταχωρίστε το μέγιστο ποσό για το έργο, ώστε όλοι οι αιτούντες να γνωρίζουν το μέγιστο ποσό του προϋπολογισμού σας.
Δημιουργήστε μια κεφαλίδα με τίτλο "Παραδοτέα" και γράψτε μια σύντομη δήλωση σχετικά με τα προσδοκώμενα αποτελέσματα εργασίας που πρέπει να πληρούνται. Ενημερώστε τις προοπτικές ότι μια λεπτομερής δήλωση παραδοτέων θα συμπεριληφθεί στο πλήρες RFP για την εργασία.
Γράψτε μια κεφαλίδα με τίτλο "Προθεσμία" και κάτω από την επικεφαλίδα αναγράφεται η απαιτούμενη ημερομηνία ολοκλήρωσης. Συμπεριλάβετε μια ανάλυση των ημερομηνιών ορόσημο (εάν ισχύει) ή αφήστε τα στοιχεία ορόσημο για το RFP.
Δημιουργήστε μια κεφαλίδα "Δείγματα" (εάν υπάρχει) και καθορίστε τον τρόπο με τον οποίο οι υποψήφιοι πρέπει να υποβάλουν δείγματα προηγούμενης εργασίας, όπως μέσω ηλεκτρονικών ψηφιακών φωτογραφιών σε μορφή JPEG ή GIF ή ως συνημμένο μαζί με την επίσημη αίτηση τους.
Δημιουργήστε μια κεφαλίδα "Αναφορές" και καθορίστε τον αριθμό των αναφορών που απαιτούνται και τον τύπο των πληροφοριών επαφής που χρειάζεστε, όπως όνομα, τίτλο, αριθμός τηλεφώνου και διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Τοποθετήστε μια υπερ-σύνδεση στην επιστολή, έτσι ώστε οι αιτούντες να μπορούν να συνδεθούν σε μια επίσημη ηλεκτρονική εφαρμογή και μια ξεχωριστή υπερ-σύνδεση για το RFP (εάν απαιτείται). Προσθέστε έναν σύνδεσμο για τον ιστότοπό σας και συμπεριλάβετε το RFP και την εφαρμογή στον ιστότοπό σας, τα οποία μπορούν να μορφοποιηθούν ως PDF για τους αιτούντες να φορτώσουν στον υπολογιστή τους.
Συμβουλές
-
Δηλώστε μια ημερομηνία για μια συνεδρία ερωτήσεων και απαντήσεων για μια εργασία μεγάλου προϋπολογισμού και για να ελαχιστοποιήσετε τον αριθμό των τηλεφωνικών επαφών και των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ενδέχεται να λάβετε, ώστε να μπορείτε να απαντήσετε σε ερωτήσεις ταυτόχρονα. Συμπεριλάβετε ένα όνομα επικοινωνίας και δηλώστε εάν οι πλειοδότες θα πρέπει να χρησιμοποιήσουν το τηλέφωνο ή το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για να υποβάλουν πρόσθετες ερωτήσεις.
