Το πιο δαπανηρό κομμάτι της λειτουργίας μιας επιχείρησης είναι η πληρωμή της εργασίας από πλευράς μισθών, η προσφορά παροχών και μπόνους και η ανάπτυξη προγραμμάτων κατάρτισης, γι 'αυτό και ο υπολογισμός του επιπέδου του ανθρώπινου δυναμικού είναι τόσο σημαντικό. Πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν ένα πρόγραμμα πρόβλεψης της ζήτησης που λαμβάνει υπόψη τον προηγούμενο αριθμό υπαλλήλων, τον αριθμό των εργαζομένων που απολύθηκαν και τις εκκρεμείς αποχωρήσεις. Ενώ το λογισμικό μπορεί να προβεί σε προβολή για την τρέχουσα ζήτηση, μπορεί να μην είναι εφαρμόσιμη, δεδομένης της συνολικής στρατηγικής της εταιρείας. Βεβαίως, εξετάστε τις εποχιακές αιχμές, τις ωριαίες ανάγκες, τους προγραμματισμένους χρόνους διακοπών και τις τάσεις της αγοράς κατά τον υπολογισμό του επιπέδου του ανθρώπινου δυναμικού. Η στρατηγική διαχείριση ανθρώπινων πόρων είναι σημαντική για μια εταιρεία που θέλει να ελαχιστοποιήσει το κόστος και να βελτιώσει την κερδοφορία της.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Προβλέψεις μελλοντικών παραγγελιών
-
Περιγραφές εργασίας
-
Χρόνοι επεξεργασίας
Εξετάστε τα μακροοικονομικά και μικροοικονομικά επίπεδα της επιχείρησής σας για να ξεκινήσετε την κατανόηση των επιπέδων ανθρώπινου δυναμικού που απαιτούνται για την αποτελεσματική λειτουργία τους. Τα μακροοικονομικά επίπεδα μιας επιχείρησης ταξινομούνται σε κατηγορίες λειτουργικών ομάδων, όπως εκτελεστική ηγεσία, εξυπηρέτηση πελατών, πωλήσεις, λειτουργίες, χρηματοδότηση, διαχείριση αλυσίδας εφοδιασμού και ανθρώπινες σχέσεις.
Τα μικρο επίπεδα μιας επιχείρησης κατανέμονται σε περιγραφές θέσεων εργασίας και επαγγελματικές δεξιότητες που απαιτούνται για την εκτέλεση συγκεκριμένης εργασίας. Καθορίστε ποια είναι η προσδοκία του πελάτη για το χρόνο που θέλετε να κάνετε και να μελετήσετε εάν είστε εγκαίρως, αργά ή νωρίς. Αν δεν ικανοποιείτε τις προσδοκίες των πελατών, ίσως χάνετε πωλήσεις, πράγμα που σημαίνει ότι πρέπει να εξετάσετε τις μεθόδους λειτουργίας σας και να βρείτε έναν τρόπο για να ικανοποιήσετε τις ανάγκες των πελατών. Το σωστό μέγεθος των πτυχών της ανθρώπινης διάνοιας μιας εταιρείας δεν είναι εύκολο να γίνει και μπορεί να αλλάξει περιοδικά με βάση τον κύκλο ζωής μιας τάσης των επιχειρήσεων και της αγοράς. Αλλά θα πρέπει να είστε σε θέση να υπολογίσετε με επιτυχία τα επίπεδα του ανθρώπινου δυναμικού χρησιμοποιώντας αυτά τα βήματα.
Οι μικρότερες επιχειρήσεις τείνουν να απασχολούν ανθρώπους που μπορούν να εκτελούν διάφορες λειτουργίες εργασίας, ενώ οι μεγαλύτερες εταιρείες τείνουν να απασχολούν άτομα που είναι ικανά να εκτελούν συγκεκριμένη σειρά καθηκόντων ξανά και ξανά σε τεράστιες ποσότητες εργασίας. Καθορίστε τη στρατηγική της επιχείρησής σας σχετικά με τις ανάγκες στελέχωσης γενικότερα.
Κοιτάξτε την αναμενόμενη ροή παραγγελιών της επιχείρησης και αναθεωρήστε τις περιοχές συμφόρησης που τείνουν να δημιουργήσουν αντίγραφα ασφαλείας και να επηρεάσουν τη συνολική διαδικασία. Εξετάστε την καθυστέρηση της επιχείρησης και προσδιορίστε εάν επηρεάζεται η ικανοποίηση του πελάτη ή τα λειτουργικά κέρδη, επειδή η επιχείρηση είναι πολύ αργή για να καλύψει τις ανάγκες των πελατών. Εάν υπάρχουν υπάλληλοι που είναι αδρανείς περισσότερο από 50 τοις εκατό του χρόνου, αναθεωρήστε τις περιγραφές θέσεων εργασίας και δείτε αν υπάρχει τρόπος ώστε άλλοι υπάλληλοι ή ανάδοχος να μπορούν να κάνουν αυτό το έργο. Ή να προσδιορίσετε αν υπάρχει άλλη δουλειά που πρέπει να γίνει ώστε ο εργαζόμενος να μπορεί να χειριστεί το άλλο 50% του χρόνου εργασίας του και να αποφύγει την πρόσληψη κάποιου άλλου.
Ανασκόπηση των στόχων της εταιρείας για την υποστήριξη βασικών και μη βασικών δραστηριοτήτων εργασίας. Ορισμένες εταιρείες επιλέγουν να προσλάβουν προσωρινά εργαζόμενους για εποχιακές αιχμές. Άλλοι επιλέγουν να αναθέτουν σε εξωτερικούς συνεργάτες πράγματα όπως η μισθοδοσία, η διαχείριση των παροχών και ακόμη και η εξυπηρέτηση των πελατών, προκειμένου να ανακουφίσουν την ανάγκη πρόσληψης μόνιμων εργαζομένων με πλήρες ωράριο και να τους παρέχουν παροχές υγείας, συνταξιοδοτικά προγράμματα και υπερωρίες.
Ορισμένες εταιρείες θεωρούν ότι είναι εταιρείες κατάρτισης στις οποίες αναμένουν υψηλότερο κύκλο εργασιών, χαμηλότερους μισθούς και εργαζομένους με λιγότερη εξειδίκευση. Άλλες εταιρείες μπορούν να επενδύσουν σε μεγάλο βαθμό στους υπαλλήλους τους μέσω της εκπαίδευσης και της κατάρτισης, επειδή βρίσκονται σε έναν ιδιαίτερα τεχνικό τομέα. Η στρατηγική διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού ξεκινά με το όραμα της επιχείρησης και μειώνει τον τρόπο με τον οποίο οι εργαζόμενοι μισθώνονται, εκπαιδεύονται, διατηρούνται και χρησιμοποιούνται.
Τα περιβάλλοντα της Ένωσης ενδέχεται να είναι περιοριστικά ως προς τον τρόπο κατηγοριοποίησης, καταβολής και διαχείρισης των εργαζομένων. Διαπραγματευτείτε μια σύμβαση εργασίας που επιτρέπει ευελιξία για να διατηρείτε την επιχείρησή σας αποτελεσματική.
Τα ποσοστά χρησιμοποίησης των εργαζομένων είναι ένας τρόπος με τον οποίο μια επιχείρηση μπορεί να αξιολογήσει την αποτελεσματικότητα της στελέχωσής της, αλλά να γνωρίζει τις παγίδες όπως ο κατεστραμμένος εξοπλισμός ή οι ώρες αιχμής που μπορούν να επηρεάσουν αυτήν την προβολή. Για παράδειγμα, εάν έχετε επιχείρηση γρήγορου φαγητού και εξυπηρετείτε 200 πελάτες ημερησίως, μπορείτε να προβάλλετε ότι χρειάζεται μισή ώρα για την εξυπηρέτηση κάθε πελάτη από την αρχή μέχρι το τέλος. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την παραγγελία ενός πελάτη, την επεξεργασία της παραγγελίας, την πληρωμή για την παραγγελία και τον καθαρισμό ή τη συντήρηση ενός δημόσιου χώρου μετά την έξοδο του πελάτη.
Στο συγκεντρωτικό επίπεδο, μπορείτε να προβάλλετε ότι με 200 πελάτες που παίρνουν κάθε μισή ώρα για να εξυπηρετήσουν, θα χρειαστείτε εργατικό δυναμικό για να καλύψετε επιχειρηματικές δραστηριότητες 60 ωρών κατά τη διάρκεια οκτώ ωρών. Με τη διαίρεση οκτώ ωρών στο συνολικό απαιτούμενο χρόνο (60 ώρες), θα βρείτε ότι χρειάζεστε 7.5 άτομα για να χειριστείτε αυτό το έργο. Ωστόσο, με τη χρήση ενός τέτοιου ποσοστού χρήσης, όπως αυτό μπορεί να μην σας δώσει όλες τις λεπτομέρειες που χρειάζεστε για να σχεδιάσετε σωστά. Μπορεί να διαπιστώσετε ότι από τις 11 π.μ. έως τις 2 μ.μ. οι επιχειρηματικές σας κορυφές, ενώ άλλες φορές κατά τη διάρκεια της ημέρας είστε λιγότερο απασχολημένοι.
Αντί να χρησιμοποιήσετε ένα παράθυρο οκτώ ωρών, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα παράθυρο τεσσάρων ωρών για τις ώρες αιχμής σας με τον ίδιο υπολογισμό. Η επεξεργασία 200 πελατών σε τέσσερις ώρες σε μισή ώρα ανά συναλλαγή εξακολουθεί να αποφέρει συνολικά 60 ανθρωποώρες, αλλά όταν οι 60 διαιρούνται σε τέσσερις ώρες, διαπιστώνετε ότι χρειάζονται 15 άτομα.
Λάβετε υπόψη ότι η τελειοποίηση της διαδικασίας εκ των προτέρων χωρίς την προσαρμογή του μέσου ή του τέλους της διαδικασίας δεν θα σας δώσει αυτό που χρειάζεστε. Θέλετε να ελαχιστοποιήσετε τα απόβλητα. Κατά τους χρόνους αιχμής, οι εργαζόμενοι πρέπει να στέκονται σε ένα μέρος και να εκτελούν μία εργασία πριν να περάσουν την εντολή στο επόμενο άτομο, το οποίο επίσης εκτελεί μία εργασία και το διενεργεί. Αυτό θα εξαλείψει τους ανθρώπους να σκοντάφτουν το ένα πάνω στο άλλο.
Είναι προτιμότερο να αναλυθεί ο χρόνος επεξεργασίας σε κάθε βήμα (λήψη της παραγγελίας, παροχή αλλαγής και απόδειξης, μαγειρέματος της παραγγελίας, εξυπηρέτηση της παραγγελίας, καθαρισμός) και να συμπεριληφθεί στον υπολογισμό ο χρόνος αναμονής (χρόνος αναμονής), ο χρόνος εγκατάστασης και ο χρόνος διακοπής των ανθρώπων ή των μηχανών. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να καταλάβετε καλύτερα πού πρέπει να είναι το προσωπικό σας κατά τη διάρκεια της διαδικασίας. Θέλετε οι παραγγελίες των πελατών να ρέουν ομοιόμορφα σε όλες τις διεργασίες, έτσι ώστε ένας σταθμός ή περιοχή να μην έχει μπλοκαριστεί.
Συμβουλές
-
Το να μην έχετε αρκετούς σωστούς υπαλλήλους μπορεί να σημαίνει προβλήματα με την ικανοποίηση των απαιτήσεων ποιότητας και παραγωγής. Έχοντας πάρα πολλούς υπαλλήλους μπορεί να αυξήσει τα γενικά έξοδα. Έχοντας μερικούς εργαζόμενους που εργάζονται υπερβολικά και άλλοι που έχουν υπερβολικά μεγάλο χρόνο αδράνειας μπορούν να προκαλέσουν προβλήματα με το ηθικό και το κύκλο εργασιών των υπαλλήλων.
Η υπερπαραγωγή και η διατήρηση των εργαζομένων "απασχολημένων" για λόγους διατήρησης τους μπορεί να είναι δαπανηρή. Ορισμένες εταιρείες χρησιμοποιούν χρόνο διακοπής προσωπικού για ευκαιρίες εκπαίδευσης ή σταυροειδούς κατάρτισης. Άλλοι παρέχουν ευέλικτα χρονοδιαγράμματα εργασίας που επιτρέπουν στους εργαζόμενους να πάρουν χρόνο εργασίας όταν είναι διαθέσιμοι και εξακολουθούν να είναι σε ετοιμότητα όταν χρειάζονται.
Για τους εργαζόμενους με υψηλή εξειδίκευση, επιμορφώστε την κατάρτιση, τις μισθώσεις και τις δομές μπόνους για να διατηρήσετε τους καλύτερους εργαζομένους και να ελαχιστοποιήσετε το κόστος που σχετίζεται με τον κύκλο εργασιών.
