Λίγοι άνθρωποι απολαμβάνουν την εκτόξευση ενός εργαζομένου ή ζητώντας τους να εγκαταλείψουν ένα έργο. Ο καλύτερος τρόπος για να τερματίσετε κάποιον είναι να μιλήσετε αυτοπροσώπως, αλλά αυτό δεν είναι πάντα εφικτό, είτε εξαιτίας της απόστασης είτε επειδή η εταιρεία σας απαιτεί επίσημη τεκμηρίωση του τερματισμού. Σε αυτή την περίπτωση, θα πρέπει να γράψετε μια επιστολή ζητώντας από το άτομο να φύγει από την ομάδα έργου. Οι επιστολές που απολύουν τους υπαλλήλους πρέπει να γραφτούν προσεκτικά για να διασφαλιστεί ότι ο τόνος είναι διακριτικός και επαγγελματικός, αλλά μεταφέρει το απαραίτητο μήνυμα.
Ξεκινήστε το γράμμα πληκτρολογώντας την ημερομηνία. Περάστε μια γραμμή και πληκτρολογήστε το όνομα και τη διεύθυνση του παραλήπτη σε ξεχωριστές γραμμές. Περάστε μια επιπλέον γραμμή και πληκτρολογήστε "Αγαπητέ κ. / Μ. (Επώνυμο)" ακολουθούμενο από ένα τελεία.
Πείτε αμέσως στο άτομο ότι έχει αποσυρθεί από την ομάδα έργου. Χρησιμοποιήστε έναν αποχρωματισμένο τόνο. θυμηθείτε, ανεξάρτητα από το πόσο σοβαρή είναι η κατάσταση, αυτή η επιστολή εξακολουθεί να αντιπροσωπεύει εσάς και την εταιρεία σας, ώστε να πρέπει να παραμείνετε επαγγελματίες.
Δώστε μια σύντομη επισκόπηση του λόγου για τον οποίο αποχώρησε από την ομάδα, αλλά μην κάνετε συγκεκριμένα σχόλια. Είναι πιθανό ότι έχει καλή ιδέα για το γιατί έχει απομακρυνθεί από την ομάδα και μπορεί να ακολουθήσει τηλεφωνικά ή ηλεκτρονικά μηνύματα αν έχει ερωτήσεις. Αποφύγετε να γράφετε συγκεκριμένα γραπτώς επειδή δίνουν στον παραλήπτη την ευκαιρία να αμφισβητήσει το σκεπτικό σας ή να αμφισβητήσει την απόφασή σας.
Ευχαριστήστε τον παραλήπτη για τη θητεία του με την ομάδα ή την εταιρεία. Πείτε της ότι εκτιμάτε το έργο της και την επιθυμείτε καλά στο μέλλον.
Υπογράψτε το γράμμα "Ειλικρινά" και παραλείψτε τρεις διαστήματα γραμμής. Πληκτρολογήστε το πλήρες όνομά σας. Εκτυπώστε την επιστολή στο επιστολόχαρτο της εταιρείας και στείλτε την μέσω πιστοποιημένης αλληλογραφίας ώστε να έχετε επιβεβαίωση ότι έλαβε την επιστολή.
