Οι επιχειρήσεις συχνά λαμβάνουν αιτήσεις για φιλανθρωπικές δωρεές και πολλές επιχειρήσεις διαθέτουν μικρούς προϋπολογισμούς για τέτοιες δωρεές. Εάν φιλοξενείτε μια σιωπηρή δημοπρασία, πρέπει να κάνετε μια αναγκαιότητα για το λόγο για τον οποίο ο οργανισμός σας αξίζει τον χρόνο, την προσπάθεια και τα χαμένα έξοδα της επιχείρησης. Μια επιστολή που εξηγεί πλήρως την ομάδα σας και η σημασία της είναι μια αρχή. Μια καλά σχεδιασμένη επιστολή είναι το κλειδί για να πεισθεί μια επιχείρηση να δωρίσει στην εκδήλωσή σας.
Ανοίξτε με ένα συγκεκριμένο χαιρετισμό στον ιδιοκτήτη της επιχείρησης. Είναι καλύτερο να αποφύγετε γενικούς χαιρετισμούς όπως "Αγαπητέ Κύριε".
Δηλώστε ότι γράφετε εξ ονόματος του οργανισμού σας και αναζητάτε σιωπηρά στοιχεία δημοπρασίας για ένα συγκεκριμένο γεγονός. Για παράδειγμα, "Είμαι εθελοντής με το Kids Charity και γράφω να σας ρωτήσω αν σας ενδιαφέρει να δωρίσετε ένα στοιχείο ή υπηρεσία για την επερχόμενη σιωπηρή δημοπρασία μας, η οποία θα πραγματοποιηθεί στο ετήσιο gala συλλογής κεφαλαίων μας στις 15 Οκτωβρίου."
Συγκεντρώστε μια σύντομη συζήτηση για τον οργανισμό σας και τη σημασία του στην κοινότητα. Αναφέρετε τους πληθυσμούς που εξυπηρετείτε και πώς η εργασία του οργανισμού σας βοηθά αυτούς τους πληθυσμούς.
Μιλήστε για το πώς η σιωπηρή δημοπρασία αποτελεί ζωτικό μέρος των ετήσιων προσπαθειών σας για τη συγκέντρωση χρημάτων για την καλύτερη εξυπηρέτηση του πληθυσμού. Αναφέρετε προηγούμενες επιτυχίες αν έχετε κρατήσει το συμβάν πριν. Συμπεριλάβετε μια γραμμή ευχαριστώντας τον ιδιοκτήτη της επιχείρησης για την προηγούμενη υποστήριξή του στη σιωπηρή σας δημοπρασία, αν υπάρχει.
Γράψτε ότι είστε ευγνώμονες για οποιοδήποτε στοιχείο ή υπηρεσία η εταιρεία θα είναι αρκετά γενναιόδωρη για να προσφέρει, και να αναφέρω την εταιρεία με το όνομα σε αυτή τη δήλωση. Προσθέστε ότι μπορείτε να πάρετε τη δωρεά, η οποία παίρνει την ευθύνη από τον ιδιοκτήτη της επιχείρησης.
Συζητήστε για το τι μπορείτε να προσφέρετε στην εταιρεία σε αντάλλαγμα. Για παράδειγμα, υποσχόμαστε δωρεάν διαφήμιση συμπεριλαμβάνοντας την επιχείρηση σε έναν κατάλογο χορηγών. Γράψτε ότι η δωρεά είναι φοροαπαλλακτική, αν ισχύει για την φιλανθρωπία ή την ομάδα σας. Αναφέρετε ότι, συμμετέχοντας, η επιχείρηση θα εμφανίσει την κοινότητα από τον μεγάλο αριθμό των συμμετεχόντων. Προσφέρετε δωρεάν εισιτήριο στην εκδήλωση και στον ιδιοκτήτη επιχείρησης.
Κλείστε ευχαριστώντας τον ιδιοκτήτη της επιχείρησης για το χρόνο της και αναφέροντας τα στοιχεία επικοινωνίας σας για τη δωρεά. Υποσχεθείτε να ακολουθήσετε και τον ιδιοκτήτη επιχείρησης.
Εκτυπώστε την επιστολή σε επισήμανση επισήμων οργανισμών.
