Πολλές αιτήσεις χορήγησης, επιβράβευσης και επιχορήγησης απαιτούν επιστολές υποστήριξης. Οι επιστολές υποστήριξης καταδεικνύουν την αριστεία ή την ικανότητα του αιτούντος να πληρούν ορισμένα κριτήρια. Οποιοσδήποτε μπορεί να ζητηθεί να γράψει μια επιστολή υποστήριξης για ένα πρόγραμμα ή άτομο. Ωστόσο, για να γίνει αυτό αποτελεσματικά, είναι σημαντικό να κατανοήσετε και να ικανοποιήσετε τις απαιτήσεις του αιτούντος μέρους. Οι περισσότεροι αναζητούν πολύ συγκεκριμένες πληροφορίες εντός συγκεκριμένης προθεσμίας. Φροντίστε να συμπεριλάβετε όλα όσα ζητούνται και μέχρι την καθορισμένη προθεσμία.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Απαιτήσεις επιστολής υποστήριξης
-
Προθεσμία
-
Υπολογιστή
-
Πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου
-
Εκτυπωτής
-
Επιστολόχαρτο
Προετοιμασία για εγγραφή
Ζητήστε από το άτομο ή τον οργανισμό που ζητάει την επιστολή υποστήριξης τι είναι ακριβώς αυτό που χρειάζονται. Οι περισσότεροι υποβάλλουν αίτηση για βραβεία ή επιχορηγήσεις που απαιτούν πολύ συγκεκριμένες πληροφορίες. Αντιμετωπίστε αυτές τις ανάγκες άμεσα και με συγκεκριμένα παραδείγματα στην επιστολή σας.
Ζητήστε μια προθεσμία αν δεν σας παρασχεθεί. Οι προθεσμίες είναι γενικά πεπλατυσμένες και η επιστολή υποστήριξής σας μπορεί να απαιτηθεί μέχρι κάποια ημερομηνία. Εάν συμφωνείτε να γράψετε μια επιστολή, ακολουθήστε αυστηρά το απαιτούμενο χρονικό πλαίσιο.
Ζητήστε να ελέγξετε την εφαρμογή εάν εξακολουθείτε να έχετε ερωτήσεις. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να κατανοήσετε καλύτερα ποιες είναι οι σημαντικότερες πληροφορίες που πρέπει να μεταφέρετε. Συγκεντρώστε τυχόν σχετικά στατιστικά στοιχεία που μπορεί να χρειαστείτε. Βεβαιωθείτε ότι οι αριθμοί ή τα κοινά αποτελέσματα ταιριάζουν με την εφαρμογή ακριβώς.
Γράψτε τη επιστολή σας
Εκφράστε την υποστήριξή σας και χρησιμοποιήστε το πλήρες όνομα του προγράμματος ή του έργου στην αρχική παράγραφο. Κρατήστε αυτή την ενότητα σύντομη και μέχρι το σημείο.
Χρησιμοποιήστε το σώμα δύο έως τριών παραγράφων της επιστολής σας για να περιγράψετε λεπτομερώς τι έχει επιτευχθεί ή πρόκειται να επιτευχθεί, χρησιμοποιώντας όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες. Συμπεριλάβετε τη σχέση ή τον ρόλο σας στον αιτούντα εάν δεν είναι ήδη σαφές από την αρχική παράγραφο σας. Εξηγήστε γιατί αυτός ο αιτών είναι ένας εξαιρετικός αγώνας για αυτή τη συγκεκριμένη ευκαιρία. Εάν το έργο είναι ήδη σε εξέλιξη ή ολοκληρωθεί, χρησιμοποιήστε αυτήν την ενότητα για να επισημάνετε τις επιτυχίες.
Κλείστε με μια σύντομη παράγραφο που περιλαμβάνει μια επίσημη ευχαριστώ. Αφήστε τον οργανισμό να γνωρίζει ότι είστε στην ευχάριστη θέση να απαντήσετε σε ερωτήσεις εάν χρειαστεί Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει τα στοιχεία επικοινωνίας σας.
Ελέγξτε την επιστολή σας για γραμματική και ακρίβεια. Εκτυπώστε το επεξεργασμένο πρόχειρο, κατά προτίμηση με επιστολόχαρτο. Αν δεν είστε ακόμα σίγουροι αν έχετε συμπεριλάβει όλες τις σωστές πληροφορίες, ζητήστε από το άτομο ή τον οργανισμό που ζητάει την επιστολή να το εξετάσει για εσάς. Μπορούν ακόμη και να προσφέρουν να γράψουν ένα δείγμα επιστολής για να επεξεργαστείτε, να εκτυπώσετε το επιστολόχαρτο και την υπογραφή σας. Αυτό σας εξοικονομεί χρόνο και εξασφαλίζει την αντιμετώπιση όλων των βασικών σημείων, παρέχοντάς σας την ευκαιρία να επεξεργαστείτε κατά την κρίση σας, προσθέτοντας τις δικές σας προσωπικές σημειώσεις και στυλ.
