Όταν ξοδεύετε τα δικά σας χρήματα για λογαριασμό ενός πελάτη, ενός εργοδότη, των συναδέλφων σας ή ενός επιχειρηματικού συνεργάτη, μπορείτε και πρέπει να περιμένετε να το πάρετε πίσω.Οι πράκτορες πωλήσεων, οι καθηγητές, οι δικηγόροι και οι οικονομικοί σύμβουλοι μπορούν να επιβαρύνονται καθημερινά με επιστρεπτέες επιχειρηματικές δαπάνες. Αυτά τα έξοδα απομακρύνονται στο περιθώριο κέρδους σας αν δεν τα περιέχουν.
Στείλτε Επιστολή Επιστροφής πριν περάσετε
Εκτός αν περιμένετε την έγκριση εκ των προτέρων θα οδηγήσει σε χαμένη ευκαιρία, ζητήστε επιστροφή χρημάτων προτού να ξοδέψετε χρήματα. Κάνοντας το αίτημά σας γραπτώς σας επιτρέπει να δημιουργήσετε έναν προϋπολογισμό για την εκδήλωση ή το έργο και να δώσετε μια προκαταρκτική αιτιολόγηση για το πώς και γιατί η δαπάνη χρημάτων τώρα θα εξοικονομήσει χρήματα αργότερα.
Παραδείγματα:
Αγαπητέ Allen Jeffries:
Κατά την κατάθεση των εγγράφων ενσωμάτωσης, έμαθα ότι η Επιτροπή Corporation της Αριζόνα χρεώνει ένα τέλος $ 35 για ταχεία επεξεργασία για να κρατήσει το επιθυμητό όνομα της εταιρείας σας. Όπως συζητήσαμε κατά τη συνάντησή μας την περασμένη Τρίτη, το επιθυμητό όνομα της εταιρείας σας "Wild Turkey Surprise" απαιτεί μια αμοιβή επεξεργασίας $ 10 για να την κρατήσετε για τις επόμενες 120 ημέρες. Η προσθήκη της ταχείας αμοιβής θα εξασφαλίσει την κράτηση ονόματος μέχρι την Παρασκευή 11 Μαΐου αντί την Πέμπτη, 17 Μαΐου. Η καταβολή του ταχύτερου τέλους επεξεργασίας διασφαλίζει ότι έχετε το όνομα πριν το Alphabet Sign Company κάνει το σήμα νέον που έχετε παραγγείλει στη δυτική πλευρά του εστιατορίου σας. Επίσης, μας δίνει χρόνο να λάβουμε μια απάντηση από την Warner Brothers για να διασφαλίσουμε ότι δεν θα θεωρούν το όνομα ως παραβίαση των εμπορικών σημάτων ή των δικαιωμάτων πνευματικής ιδιοκτησίας τους.
Δεδομένου ότι το χρονοδιάγραμμα έχει σημασία, θα πληρώσω το επιταχυνόμενο κόστος επεξεργασίας αν δεν σας ακούσω μέχρι το μεσημέρι αύριο και θα υποβάλω το αίτημά μου αποζημίωσης μαζί με τη συνηθισμένη εβδομαδιαία αναφορά εξόδων.
Με εκτιμιση,
Alexis Chapman, CPA, Chapman Business Services
Εθιμοτυπία ανά εφήμερο
Η υπηρεσία εσωτερικών εσόδων δηλώνει ότι η ημερήσια αποζημίωση καλύπτει τη στέγαση, τα γεύματα και τα παρεπόμενα έξοδα όταν ο εργαζόμενος ταξιδεύει για επαγγελματικούς λόγους. Οι εργαζόμενοι πρέπει να καταθέσουν έκθεση εξόδων εντός 60 ημερών ή οι ημερήσιες αποζημιώσεις καθίστανται φορολογούμενους μισθούς. Η αναφορά πρέπει να περιλαμβάνει την ημερομηνία πραγματοποίησης του ταξιδιού, τον επιχειρηματικό σκοπό και την τοποθεσία του ταξιδιού. Ο υπάλληλος πρέπει επίσης να επισυνάπτει αποδείξεις για τη στέγαση. Η συνολική ημερήσια πληρωμή καθίσταται φορολογητέα εάν ο εργαζόμενος σας δεν υποβάλει έκθεση δαπανών.
Παράδειγμα:
Υπόψη: Robert Morgan, Διευθυντής Λογιστηρίου
Αγαπητέ Robert Morgan:
Περιλαμβάνεται η έκθεση δαπανών μου για το Μάρτιο του 2018. Έχω επισυνάψει τις αποδείξεις μου για την προγραμματισμένη διαμονή τριών νύχτων στο Sandals στο νησί Sanibel μεταξύ 5 και 7 Μαρτίου για το ετήσιο σεμινάριο κατάρτισης πωλήσεων μας. Πρόσθεσα τις χρεώσεις για τις επιπλέον τρεις νύχτες διαμονής στο Ντένβερ, Κολοράντο μεταξύ 7 και 12 Μαρτίου, ενώ ασχολήθηκα με την απεργία αγριόγατου στη θέση μας στο κέντρο της πόλης. Πρόσθεσα επίσης τις αποδείξεις για το στεγνό καθάρισμα του κοστούμι μου αφού ένας επιθετικός έριξε ένα μπαλόνι νερού γεμάτο με κόκκινο χρώμα σε εμένα, καθώς και μια εκτίμηση του κόστους μιας νέας στολή. Το στεγνό καθάρισμα δεν ήταν σε θέση να αφαιρέσει όλους τους λεκέδες. Έχω συμπεριλάβει ένα απόσπασμα από το Men's Wearhouse, το Ted's Clothiers και το Suit Depot για ένα καινούργιο σακάκι, παντελόνι, πουκάμισο, γραβάτα και παπούτσια, αφού όλα αυτά είχαν σημαντική ζημιά.
Με εκτιμιση,
James S. Corwin, διευθυντής πωλήσεων, κατάστημα # 3126, Φοίνιξ, Αριζόνα
Δάσκαλοι
Πολλά σχολεία δεν αποδίδουν στους καθηγητές οποιαδήποτε είδη στην τάξη που μπορούν να αγοράσουν. Οι σχολικές περιοχές μπορεί να καλύπτουν τουλάχιστον ένα μέρος των δαπανών για συνεχιζόμενη εκπαίδευση, ωστόσο, συμπεριλαμβανομένης της πληρωμής για ταξίδια, καταλύματα, βιβλία, τέλη δοκιμών και υλικά μελέτης. Μπορείτε να αφαιρέσετε έως και 250 δολάρια ετησίως στην επιστροφή φόρου εισοδήματος, εάν η περιοχή σας δεν σας επιστρέψει. Συμβουλευτείτε τον αρχηγό του σχολείου και το σχολείο πριν περάσετε χρήματα.
Παράδειγμα:
Αγαπητέ κ. Polk:
Η φετινή τάξη είναι 10 τοις εκατό μεγαλύτερη από πέρυσι, αλλά έλαβα μόνο 15 εγχειρίδια σε χρήσιμη κατάσταση για τους 33 μαθητές μου. Παρόλο που έχετε δίκιο ότι οι μαθητές μπορούν να μοιραστούν ένα βιβλίο στην τάξη, δεν θα είναι σε θέση να σπουδάσουν μαζί στο σπίτι. Η εκτύπωση όλων αυτών των πρόσθετων σελίδων του βιβλίου εργασίας θα μου προκαλέσει να τρέξω το επίδομα χαρτιού ολόκληρου του έτους πριν από τις 30 Σεπτεμβρίου, αφήνοντας μου άλλη επιλογή από το να αγοράσω νέα βιβλία ή να αγοράσω περισσότερο χαρτί.
Υπολόγισα ότι ακόμη και αν όλες οι σελίδες εκτυπώσουν χωρίς λάθη, θα χρειαστώ 32 πρόσθετες χάρτινες ετικέτες μεταξύ της 1ης Οκτωβρίου 2018 και της 31ης Μαΐου 2019. Με χύδην επιτόκια, αναφέρθηκα 4 δολάρια ανά ανάμικτη, για ένα σύνολο $ 128. Δεδομένου ότι οι περισσότεροι γονείς πληρώνουν ήδη 65 δολάρια ετησίως στα σχολικά τέλη, πιστεύω ότι θα ήταν ένα βάρος να τους ζητήσουμε να πληρώσουν αντίγραφα όταν τα παιδιά τους θα έπρεπε ήδη να έχουν εγχειρίδια. Είμαι πρόθυμος να αγοράσω το χαρτί εγώ, όσο η σχολική συνοικία θα με αποπληρώσει κάποια στιγμή. Για λόγους σύγκρισης, έχω συμπεριλάβει τιμές από το Staples, το Office Depot και την Walmart.
Με εκτιμιση,
Άγγελος Χάρις, Επιστήμη Βαθμού 5, Μέση Σχολή Rolling Hills
Συνεργάτες
Εάν δανείζετε χρήματα, εργαλεία ή προμήθειες σε συνεργάτη, θα πρέπει να συμφωνείτε εκ των προτέρων αν πρόκειται για δώρο ή δάνειο. Οι περισσότεροι συνεργάτες θα προσπαθήσουν να εξισορροπήσουν τα βιβλία, αλλά μερικοί μπορεί να ξεχάσουν τη γενναιοδωρία σας, εκτός αν ζητήσετε αποπληρωμή. Αν κάνατε γραπτή συμφωνία κάποιου είδους, θα έχετε υποστήριξη για μια μικρή υπόθεση απαιτήσεων εάν χρειαστεί. Αν η συμφωνία σας ήταν λεκτική και ιδιωτική, χωρίς κανένας άλλος, θα έχετε ελάχιστη τύχη να επιστρέψετε τα χρήματα ή τα περιουσιακά σας στοιχεία.
Παραδείγματα:
Δείγμα επιστολής επιστροφής δαπανών με προηγούμενη γραπτή συμφωνία:
Αγαπητέ Bob:
Όταν αγόρασα το δελτίο διέλευσης για τον Μάρτιο, ήταν με την κατανόηση ότι θα με αποπληρώσει ή θα μου αγοράσετε ένα δελτίο για τον Απρίλιο. Επισύναψα αντίγραφο της συμφωνίας επιστροφής χρημάτων που υπογράψατε πριν αγοράσω το δελτίο σας. Παρακαλώ να μου πληρώσετε τα $ 62 αυτή την Παρασκευή ή θα πρέπει να προσθέσω $ 5 αργά τέλη. Ευχαριστώ για τη φροντίδα αυτού του ASAP.
Με εκτιμιση,
Ρόλαντ
Έντυπο επιστροφής χρημάτων χωρίς προηγούμενη γραπτή συμφωνία:
Αγαπητέ Ζαχ:
Τα τρία γεύματα που σας αγόρασα την περασμένη εβδομάδα ανήλθαν σε 39,20 δολάρια. Πληρώστε τουλάχιστον το μισό από αυτό μέχρι την Παρασκευή και το υπόλοιπο μέχρι τις 24 Απριλίου. Καταλαβαίνω ότι αγωνίζεστε, αλλά χρησιμοποίησα ένα μέρος των χρημάτων φυσικού αερίου αυτής της εβδομάδας για να αγοράσω αυτά τα γεύματα για εσάς. Σας ευχαριστώ που φροντίζετε αμέσως το πρόβλημα.
Το μέλος της ομάδας σας,
Janet
