Σήμερα, πολλές επιχειρήσεις και κρατικές υπηρεσίες έχουν αντικαταστήσει το λογαριασμό εξόδων με τα σχέδια αποζημίωσης. Αυτό το σχέδιο αποζημίωσης εμποδίζει τους υπαλλήλους να χρησιμοποιούν εταιρικούς ή κρατικούς λογαριασμούς εξόδων για άλλους λόγους εκτός από τις εγκεκριμένες δαπάνες. Ωστόσο, μπορεί να είναι δύσκολο να παρακολουθείτε τα στοιχεία των αποδείξεων. μερικές φορές οι προσωπικές δαπάνες αναμειγνύονται με τις επιχειρηματικές δαπάνες και είστε υπεύθυνοι για την αναφορά του προβλήματος και μόνο για την αποδοχή της επιστροφής που οφείλετε για επίσημη επιχείρηση. Όταν συμβεί αυτό, θα σας ζητηθεί να γράψετε μια επιστολή για να εξηγήσετε τις αποδείξεις και να διευκρινίσετε ποιες δαπάνες πρέπει να επιστραφούν.
Ξεκινήστε το γράμμα πληκτρολογώντας την ημερομηνία. Περάστε μια γραμμή και πληκτρολογήστε το όνομα και τον τίτλο του ατόμου επαφής, το όνομα της εταιρείας και τη διεύθυνση της εταιρείας σε ξεχωριστές γραμμές. Περάστε ένα άλλο κενό γραμμής και πληκτρολογήστε "Αγαπητέ κύριε / κύριο (επώνυμο)" ακολουθούμενο από ένα τελεία.
Προσδιορίστε τον εαυτό σας και εξηγήστε αμέσως το σκοπό της επιστολής σας. Για παράδειγμα, "Το όνομά μου είναι Jill Harrison από το Τμήμα Λογιστικής και γράφω για να εξηγήσω τα έσοδά μου από το πρόσφατο ταξίδι μου στο Akron για να διευκρινίσω ποια στοιχεία πρέπει να μου επιστραφούν και ποια είναι τα προσωπικά μου έξοδα που δεν απαιτούν αποζημίωση."
Αναφέρετε τα έξοδα που πρέπει να επιστραφούν σε έναν αριθμημένο κατάλογο και ανατρέξτε στην κατάλληλη απόδειξη και την ημερομηνία της απόδειξης για να βοηθήσετε το άτομο να διεκπεραιώσει την επιστροφή. Εάν ο οργανισμός σας εργάζεται ανά ημερήσια βάση, στον οποίο έχετε κατανεμηθεί μόνο ένα συγκεκριμένο ποσό σε δολάρια για τρόφιμα, καταλύματα ή άλλα αντικείμενα ανά ημέρα, καταρρίψτε τα έξοδα ανά ημέρα ώστε ο μεταποιητής να μπορεί να δει αν μένατε κάτω από το ημερήσιο ποσό.
Καταγράψτε τα έξοδα που εμφανίζονται στις αποδείξεις που είναι τα προσωπικά σας έξοδα. Δεν χρειάζεται να εξηγήσετε τι είναι αυτά, δηλώστε μόνο ότι είναι προσωπική σας επιβάρυνση. Δώστε ένα σύνολο αυτών των εξόδων επίσης. Η επιχείρησή σας ή ο οργανισμός σας μπορεί επίσης να σας ζητήσει να καταργήσετε τις σχετικές φορολογικές επιβαρύνσεις που σχετίζονται με αυτά τα προσωπικά στοιχεία από το ποσό αποζημίωσης.
Παρέχετε τα συνολικά ποσά στο τέλος αυτού για το οποίο θα πρέπει να επιστραφείτε, μαζί με το σύνολο αυτών που αρνείστε την επιστροφή. Αυτοί οι δύο αριθμοί θα πρέπει να ανέρχονται στο συνολικό ποσό δολαρίων στις αποδείξεις. Δώστε το ποσό του δολαρίου στο οποίο ζητάτε επιστροφή χρημάτων και το ποσό του δολαρίου στο οποίο αρνείταιτε την επιστροφή χρημάτων. συχνά οι οργανώσεις σας απαιτούν να δώσετε αυτές τις δηλώσεις σε σαφή γλώσσα για νομικούς λόγους.
Ευχαριστήστε τον επεξεργαστή για το χρόνο του και ζητήστε συγνώμη για την ταλαιπωρία που πρέπει να κάνετε για να ταξινομήσετε τις αποδείξεις. Καταχωρίστε τον αριθμό τηλεφώνου εργασίας και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε περίπτωση που έχετε ερωτήσεις σχετικά με τις χρεώσεις των αποδείξεων.
Κλείστε το γράμμα πληκτρολογώντας "Ειλικρινά" και παρακάμπτοντας τρεις διαστήματα γραμμής. Πληκτρολογήστε το πλήρες όνομα και τον τίτλο σας. Εκτυπώστε την επιστολή στο επιστολόχαρτο της εταιρείας και υπογράψτε το όνομά σας επάνω από το πληκτρολογημένο όνομα. Κάντε ένα αντίγραφο τόσο του γράμματος όσο και των αποδείξεων και διατηρήστε τα για τα αρχεία σας. Στείλτε την επιστολή στο πρόσωπο επικοινωνίας που θα επεξεργαστεί την αποζημίωση.
